SOP প্রক্রিয়া বলতে কী বোঝায়? ব্যবহারিক টেমপ্লেট + কেস আপনাকে এক ধাপে এটি কীভাবে করতে হয় তা শেখায়✅

SOP প্রক্রিয়া বলতে ঠিক কী বোঝায়?

এই প্রবন্ধটি আপনাকে কেবল স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির মূল ধারণাগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বুঝতে সাহায্য করে না, বরং বাস্তব উদাহরণও প্রদান করে যা আপনাকে ধাপে ধাপে শেখাবে কিভাবে আপনার কোম্পানির জন্য একটি দক্ষ SOP সিস্টেম তৈরি করতে হয়, দ্রুত টিম এক্সিকিউশন উন্নত করতে হয়, বসদের জন্য ব্যবস্থাপনা সহজ করতে হয় এবং কর্মীদের স্ব-চালিত হতে এবং মান নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে হয়!

আপনার কর্মীদের অবিশ্বস্ত বলে দোষারোপ করবেন না, কারণ আপনি SOP প্রক্রিয়ার অর্থ বোঝেন না! 🔥

তুমি কি জানতে? কর্মচারীরা প্রতিদিন ফাঁদে পা দেয়, কারণ তারা বোকা, বরং কারণ আপনি তাদের শেখাননি কিভাবে এগুলি এড়াতে হয়।

SOP প্রক্রিয়াটি আসলে কী?

এক বাক্যে বলতে গেলে:এসওপি (স্ট্যান্ডার্ড অপারেশন প্রসিডিওর), প্রতিটি অবস্থান, প্রতিটি কাজ এবং প্রতিটি পদক্ষেপ স্পষ্টভাবে লিখুন, যাতে যে কেউ এটি করে তা কপি এবং পেস্ট করার মতোই সম্পাদন করতে পারে!

এটা শুনতে সহজ মনে হলেও, খুব কম লোকই আছেন যারা সত্যিকার অর্থে SOP বোঝেন।

যখন অনেক বস ব্যবস্থাপনার কথা বলেন, তখন তারা কেবল বলেন: "তার উপর নজর রাখুন", "সে কেন সবসময় ভুল করে", "আমি তাকে কতবার বলেছি?"

কিন্তু সমস্যা এই নয় যে মানুষ যথেষ্ট ভালো নয়;অস্পষ্ট প্রক্রিয়া!

SOP-এর সারমর্ম: মানসম্মতকরণ নয়, বরং সাফল্যের প্রতিলিপি!

সবাই সবসময় ভাবে যে SOP কর্মীদের নিয়ন্ত্রণের জন্য ব্যবহার করা হয়, কিন্তু এটি আসলে ভুল!

সত্যিকার অর্থে একটি দুর্দান্ত SOP হল এমন একটি SOP যা অভিজ্ঞতাকে মানদণ্ডে রূপান্তরিত করে যাতে অন্যরা দ্রুত শিখতে পারে, দ্রুত শুরু করতে পারে এবং দ্রুত ফলাফল তৈরি করতে পারে!

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন নতুন গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি নিয়োগ করেন এবং SOP ভালোভাবে লেখা থাকে, তাহলে তিনি প্রথম দিনেই ৮০% সমস্যা সমাধান করতে সক্ষম হবেন;

SOP-টি খারাপভাবে লেখা আছে এবং তিন মাস ধরে সেখানে কাজ করার পরেও তাকে একজন নতুন কর্মচারীর মতো দেখাচ্ছে।

দশ বছরের কঠোর পরিশ্রমের পর আপনি যে বিক্রয় প্রক্রিয়াটি সারসংক্ষেপ করেছেন তা যদি এমন একটি SOP-তে পরিণত করা যায় যা সবাই অনুকরণ করতে পারে, তাহলে এটি হবে একটি সত্যিকারের "কর্পোরেট সম্পদ"!

একটি কোম্পানির সহজ পরিচালনার রহস্য হলো সকল কর্মচারীর SOP অনুসরণ করা!

আমি অতিরঞ্জিত করছি না, কিন্তু কিছু কোম্পানিতে, প্রায় কেউই ওভারটাইম কাজ করে না, এবং কেউই প্রতিদিন তর্ক করার জন্য সভা করে না।

কেন?

শুধু একটি কথা:লিখুন!

প্রতিটি পদের জন্য একটি SOP লিখতে হবে, এবং লেখার পর, এটি নিয়মিত পর্যালোচনা এবং আপডেট করতে হবে।

কিছু SOP এমনকি একটি A4 কাগজ থেকে কয়েক ডজন পৃষ্ঠার PDF ফাইলে লেখা হয়, এবং তারপর একটি অনলাইন ভিজ্যুয়াল অপারেশন প্রক্রিয়ায় অপ্টিমাইজ করা হয় যাতে যে কেউ এটি বুঝতে পারে এবং যে কেউ এটি দেখতে পারে সে এটি ব্যবহার করতে সক্ষম হয়।

প্রতিদিন কম থেকে কম সমস্যা হচ্ছে, কম থেকে কম ত্রুটি হচ্ছে, এবং ব্যবস্থাপনা সহজতর হচ্ছে।

বস এতটাই অলস যে লোকেদের কাজ করতে উৎসাহিত করতে পারে না। পদ্ধতিগুলো এখানেই পড়ে থাকে এবং আমার চেয়ে বেশি কথা বলে।

এবার অনুশীলন শুরু করা যাক!

প্রাইভেট ডোমেন SOP: কার্যক্রমকে আর "অধিবিদ্যা" এর উপর নির্ভর করতে দেবেন না!

প্রাইভেট ডোমেনের কথা বলতে গেলে, আমি ভাবছি আপনি কি কখনও বিভিন্ন "প্রাইভেট ডোমেন মাস্টার" দ্বারা বিভ্রান্ত হয়েছেন?

লেবেল, বিদারণ, পরিমার্জিত কার্যক্রম, সামাজিক নেটওয়ার্কিং লেনদেন কী...

কিন্তু তুমি কি লক্ষ্য করেছো:প্রাইভেট ডোমেইন কঠিন হওয়ার কারণ হলো সবাই ভিন্নভাবে কাজ করে।!

প্রতিটি গ্রাহক সেবাকপিরাইটিংএটা আলাদা। প্রতিটি সম্প্রদায়ের আলাদা আলাদা নিয়ম আছে, এবং প্রতিটি কার্যকলাপের প্রক্রিয়া আলাদা, তাই ফলাফল অবশ্যই গোলমাল!

অতএব, অনেক নেতৃস্থানীয় বেসরকারি ডোমেইন দল এখন তাদের সমস্ত অপারেটিং প্রক্রিয়াগুলিকে SOP-তে রূপান্তরিত করেছে!

যেমন:

• নতুন গ্রাহক অর্জনের পর, ৩ ঘন্টার মধ্যে কোন শব্দগুলি পাঠানো উচিত?
• ৭ম দিনে কোন সুবিধার তরঙ্গ চালু হবে?
• সক্রিয়করণের আগে একজন ব্যবহারকারীর নীরব থাকতে কতক্ষণ সময় লাগে? কিভাবে সক্রিয় করবেন?
• সম্প্রদায়ের কার্যক্রমের ছন্দ কীভাবে অনুসরণ করবেন এবং স্ক্রিপ্ট কীভাবে ডিজাইন করবেন

তুমি দেখতে পাবে যে: যদি প্রাইভেট ডোমেনে SOP না থাকে, তাহলে এটি স্টিয়ারিং হুইল ছাড়া একটি রেসিং কারের মতো। এটি যত দ্রুত দৌড়ায়, এটি উল্টে ফেলা তত সহজ!

ইউ ডংলাইয়ের এসওপি ব্যবস্থাপনা জীবন বদলে দিয়েছে

২০১৪ সালে, আমার এক বন্ধুর সাথে ঘটনাক্রমে জুচাংয়ের একজন উদ্যোক্তা ইউ ডংলাইয়ের সাথে দেখা হয়।

সেই সময়, প্যাং ডংলাই এখনকার মতো এত জনপ্রিয় ছিল না।

কিন্তু যখন আমার বন্ধু প্রথমবারের মতো তাদের দোকানে গেল, তখন সে হতবাক হয়ে গেল।

প্রতিটি কর্মচারীর আচরণের জন্য কিছু মানদণ্ড আছে;

প্রতিটি প্রক্রিয়ার একটি লিখিত রেকর্ড থাকে;

প্রতিটি ঘটনার পিছনে, এটিকে সমর্থন করার জন্য একটি সম্পূর্ণ SOP রয়েছে!

তখনই আমি বুঝতে পারলাম যে একটি ব্যবসা প্রতিভাবান লোকের উপর নির্ভর করে না, বরং প্রতিভাবান সিস্টেমের উপর নির্ভর করে!

আমার বন্ধু বাড়ি ফিরে আসার পর, সে উন্মত্তভাবে SOP লিখতে শুরু করে।

পরবর্তীতে, গ্রাহক পরিষেবার প্রতিটি পদক্ষেপ, গুদামের প্রতিটি কার্যক্রম, অর্থায়নে প্রতিটি পরিশোধ প্রক্রিয়া... সবকিছুই একটি অপারেশন ম্যানুয়ালে লেখা হয়েছিল।

আমার বন্ধুর সঙ্গ আজ এত স্থিতিশীল হওয়ার কারণ হল, সেই সময়ে রোপিত বীজ অঙ্কুরিত হয়েছে।

SOP ছাড়া, আপনাকে "অগ্নিনির্বাপণ ব্যবস্থাপনার" জন্য অপেক্ষা করতে হবে!

সত্যি কথা বলতে, অনেক কোম্পানিই SOP না থাকার কারণে সমস্যায় পড়ছে।

প্রতিদিন আমরা "কিছু একটা ঘটে যায় → কাউকে খুঁজে বের করো → তাদের সাথে কথা বলো → সংশোধন করো → আবার কিছু একটা ঘটে যায়" এই দুষ্ট চক্রে আটকে থাকি।

তুমি ভাবছো এটা একটা কর্মচারী সমস্যা, কিন্তু আসলে বসই এই প্রক্রিয়াটি ভালোভাবে প্রতিষ্ঠা করতে পারেনি।

তুমি মনে করো লোক নিয়োগ করে তুমি সমস্যার সমাধান করতে পারো, কিন্তু আসলে তুমি তাদের এটা কীভাবে করতে হবে তার মানদণ্ডও দাও না।

একটি SOP আছে,একটি কোম্পানিকে "মানুষের শাসন" থেকে "নিয়ন্ত্রিত ব্যবস্থাপনায়" রূপান্তরের প্রথম পদক্ষেপ!

একটি সত্যিকারের অসাধারণ SOP অবশ্যই ক্রমাগত বিকশিত হতে সক্ষম হবে!

অনেকেই SOP লিখে ফেলেন এবং তারপর সেগুলো একপাশে ফেলে দেন। বেশ কয়েক বছর ধরে এগুলো স্পর্শ করা হয় না এবং কর্মীদের এখনও ম্যাগনিফাইং গ্লাস দিয়ে এগুলো দেখতে হয়।

এটাকে SOP বলা হয় না, এটাকে বলা হয় "সাংস্কৃতিক ধ্বংসাবশেষ"!

একটি কার্যকর SOP নিয়মিতভাবে পুনরাবৃত্তি করতে হবে!

উদাহরণস্বরূপ, আমরা প্রতি মাসে একটি "প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশন সভা" আয়োজন করি, এবং প্রতিটি বিভাগকে অবশ্যই কোথায় জিনিসগুলি আটকে আছে, ধীরগতির, বা জটিল, সেগুলি সম্পর্কে পরামর্শ দিতে হবে এবং সেগুলি অপ্টিমাইজ করতে হবে!

যদি প্রতি তিন মাস অন্তর একটি পদের SOP অপ্টিমাইজ করা হয়, তাহলে এক বছর পর ব্যবধানটি উল্লেখযোগ্য হবে।

তাহলে আপনি কিভাবে SOP তৈরি শুরু করবেন? আমি তোমাকে চারটি ধাপ শেখাবো!

১. বিচ্ছিন্ন করার কাজ

একটি পদের সমস্ত কাজের বিষয়বস্তুর একটি তালিকা তৈরি করুন।

উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহক সেবার কাজ: নতুন ব্যবহারকারীদের গ্রহণ করা, প্রশ্নের উত্তর দেওয়া, অভিযোগ পরিচালনা করা, বিক্রয়োত্তর পরিষেবা...

২. ধাপগুলো পরিমার্জন করুন

প্রতিটি কাজকে বিস্তারিত সম্পাদনের ধাপে ভাগ করা হয়েছে, এবং মানদণ্ড এবং সতর্কতাগুলি চিহ্নিত করা হয়েছে।

উদাহরণস্বরূপ, "নতুন ব্যবহারকারীদের স্বাগতম":

• ধাপ ১: স্বাগতম
• ধাপ ২: চাহিদাগুলি বুঝুন
• ধাপ ৩: পণ্য পরিচিতির কপি পাঠান
• ধাপ ৪: গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ করুন

3. টেমপ্লেট এবং ফর্ম তৈরি করুন

SOP-কে দৃশ্যমান করে তুলুন। শুধু লেখা লিখবেন না। ছবি, ভিডিও এবং টেমপ্লেট যোগ করুন যাতে লোকেরা এক নজরে বুঝতে পারে!

৪. স্থির পর্যালোচনা ছন্দ

মাসে একবার পর্যালোচনা করুন, কর্মীদের মতামত সংগ্রহ করুন, এবং SOP কে আরও শক্তিশালী করার জন্য সময়মত সংশোধন ও পুনরাবৃত্তি করুন!

SOP টেমপ্লেট ফর্ম + ব্যবহারিক কেস

নিচে একটি সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং সহজে বোধগম্য SOP টেমপ্লেট + কেস ডেমোনস্ট্রেশন দেওয়া হল, যা সরাসরি প্রকৃত কার্যক্রমের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে👇

✅ SOP ব্যবহারিক টেমপ্লেট (যেকোনো পদের জন্য প্রযোজ্য)

ধাপ নম্বর	পদের নাম	পরিচালনার ধাপ (বিস্তারিত নির্দেশাবলী)	মানদণ্ড/প্রয়োজনীয়তা	নিরাপত্তা	দায়িত্বশীল ব্যক্তি
1	নতুন গ্রাহকদের গ্রহণ	গ্রাহকদের স্বাগত বার্তা পাঠান এবং সক্রিয়ভাবে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন।	১ মিনিটের মধ্যে সম্পূর্ণ করুন	বন্ধুত্বপূর্ণ সুর, কোনও বিজ্ঞাপনের লিঙ্ক নেই	গ্রাহক সেবা ক
2	গ্রাহকের চাহিদা অর্জন করুন	গ্রাহকের বর্তমান চাহিদা বুঝতে পূর্বনির্ধারিত প্রশ্ন ব্যবহার করুন।	কমপক্ষে ৩টি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন	খুব বেশি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা এবং গ্রাহকদের বিরক্ত করা এড়িয়ে চলুন।	গ্রাহক সেবা ক
3	উপযুক্ত পণ্য সুপারিশ করুন	গ্রাহকের চাহিদা অনুসারে সংশ্লিষ্ট পণ্য পরিচিতি কপি বা ভিডিও লিঙ্ক পাঠান।	৩টির ​​বেশি পণ্য পুশ করা যাবে না	অতিরিক্ত রেফারেল এড়িয়ে চলুন যা গ্রাহকদের বিপর্যয়ের দিকে পরিচালিত করে।	গ্রাহক সেবা ক
4	গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ করা	গ্রাহকের WeChat আইডি/মোবাইল ফোন নম্বর সংগ্রহ করুন এবং তথ্যটি CRM সিস্টেমে চিহ্নিত করুন।	তথ্য সম্পূর্ণ এবং নির্ভুল হতে হবে	গ্রাহক যখন অস্বীকৃতি জানান, তখন জোর করবেন না।	গ্রাহক সেবা ক
5	ফলো-আপ রিমাইন্ডার সেটিংস	৩ দিন পর দ্বিতীয় ফলো-আপের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার সেট আপ করুন	সিআরএম সিস্টেমে সেট আপ করুন	ফলো-আপের ফ্রিকোয়েন্সি খুব বেশি ঘন ঘন হওয়া উচিত নয়।	গ্রাহক সেবা ক

[/সু_টেবিল]

🎯 কেস: কমিউনিটি অপারেশন এসওপি ফ্লো চার্ট (উদাহরণস্বরূপ ৭ দিনের ফিশন কার্যকলাপ গ্রহণ করা)

যদি আপনার কোম্পানির এমন কোনও ফর্ম না থাকে, তাহলে এমন নয় যে আপনার কর্মীরা কঠোর পরিশ্রম করছেন না, বরং তারা জানেন না কী করতে হবে! 😅
এই টেমপ্লেটটি কপি করুন এবং আপনার দক্ষতা বৃদ্ধির জন্য আপনি অবিলম্বে প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা শুরু করতে পারেন! 🚀

SOP কেবল একটি প্রক্রিয়া নয়, এটি বসের ব্যবস্থাপনাও।দর্শন!

SOP এর সারমর্ম আসলেএন্টারপ্রাইজ পরিচালনা প্রক্রিয়া "প্রক্রিয়াজাতকরণ" করুন, ঠিক যেমন একজন প্রোগ্রামার কোড লেখে, হার্ড-কোডেড সিস্টেম লজিক, মেশিনটি স্বাভাবিকভাবে চলতে পারে।

ব্যবস্থাপনা হলো "মানুষের" আচরণকে "অপারেটিং সিস্টেমের" একটি সেটে লেখা।

একটি কোম্পানি দীর্ঘ সময় টিকে থাকতে পারবে কিনা এবং স্থিরভাবে চলতে পারবে কিনা তা নির্ভর করে বস কতটা দক্ষ তার উপর নয়, বরং এটি এমন একটি ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করেছে কিনা যা "সাধারণ মানুষদের অসাধারণ ফলাফল তৈরি করতে" সাহায্য করে।

এই সিস্টেমটি SOP।

ব্যবস্থাপনার চূড়ান্ত রূপ হল নিজে নিজে করা নয়, বরং সিস্টেমকে আপনার জন্য কাজ করতে দেওয়া।

সংক্ষেপে বলতে গেলে, আমরা কোন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো নিয়ে কথা বলেছি?

• এসওপি প্রক্রিয়া একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি, কোনও আনুষ্ঠানিকতা নয় এবং এটি এন্টারপ্রাইজের জীবনরেখা।
• একটি ভালো SOP হলো অভিজ্ঞতার প্রতিলিপি তৈরিকারী, যা সকলকে পথভ্রষ্টতা এড়াতে সাহায্য করে।
• SOP ছাড়া, কোম্পানির ব্যবস্থাপনা কেবল চিৎকার এবং তাগিদের উপর নির্ভর করতে পারে এবং সর্বদা আগুন নিভিয়ে দিতে পারে।
• প্রাইভেট ডোমেইন SOP হল প্রাইভেট ডোমেইন কার্যক্রমের ভিত্তি। কেবলমাত্র স্পষ্ট প্রক্রিয়ার মাধ্যমেই প্রবৃদ্ধি নিশ্চিত করা যেতে পারে।
• SOP লেখার পর তা শেষ হয় না। আরও ভালো হওয়ার জন্য এটির ক্রমাগত পর্যালোচনা এবং পুনরাবৃত্তি প্রয়োজন।
• সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল, বসদের উচিত SOP-কে তুচ্ছ কাগজপত্রের পরিবর্তে একটি কৌশল হিসেবে দেখা।

যদি আপনিও চান যে আপনার কোম্পানি অটোপাইলটে চলবে এবং আর আতঙ্কিত না থাকুক;

যদি আপনি চান যে আপনার কর্মীরা সামরিক ইউনিটের মতো কাজ করুক;

যদি আপনি একজন "কর্তা" থেকে "সিস্টেম নির্মাতা"-এ পরিবর্তন করতে চান;

এখন আপনার প্রথমে যা করা উচিত তা হল আপনার প্রথম SOP-এর শিরোনামটি লিখে রাখুন!

(অবশ্যই, আপনি এটিও ব্যবহার করতে পারেনAI工具 工具আপনার SOP প্রক্রিয়া উন্নত করতে)

কেন এক্সেল খুলে আপনার প্রথম প্রক্রিয়া লেখা শুরু করবেন না? তোমার ভবিষ্যৎ "আড়ালে থাকার স্বাধীনতা" এই বিষয়ের উপর নির্ভর করে! 💻💼🔥

এখনই শুরু করুন, আপনার কোম্পানি আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।