Suština upravljanja timom u e-trgovini: Fokus na standarde, a ne na mikromenadžment! Praktični vodič za izgradnju automatiziranog tima.

Iskreno, vidio sam previše šefova koji su stalno zauzeti gašenjem požara.

Ujutro sam stigao u kancelariju i odmah su me odvukli na sastanak. Jedva sam došao do daha popodne prije nego što su zaposlenici dotrčali pitajući kako se ovo i kako se ono radi. Kad sam se uveče vratio kući, morao sam pregledati nered od tog dana, a zatim nastaviti proces sljedećeg dana.

Djeluju nevjerovatno predano, zar ne?

Ali ako pažljivo razmislite, šta on tačno radi?

Ne radi se o upravljanju, već o rješavanju problema. A većina tih problema nastaje spontano jer su standardi nejasni.

Kada zaposleni ne izvršavaju svoje dužnosti, šef krivi njihov stav. Kada su rezultati rada nezadovoljavajući, šef krivi njihov nedostatak sposobnosti. Kada se iste greške ponavljaju, šef ih može samo kritikovati i obučavati iznova i iznova.

Vremenom je šef osjetio da je te ljude nemoguće naučiti, bez obzira koliko se trudio. Zaposleni su smatrali da se šefovi zahtjevi stalno mijenjaju i da ništa što su uradili nije bilo ispravno.

Obje strane su bile iscrpljene i osjećale su se nepravedno.

Ali često se ne radi o tome da zaposleni nisu voljni da dobro obave posao, već jednostavno ne znaju kako da ga urade ili koji nivo učinka se smatra dobrim.

Moj lični osjećaj je da je, umjesto trošenja vremena na stalno ispravljanje ljudi, bolje prvo uspostaviti standarde.

Ovo zvuči jednostavno, ali što više razmišljam o tome, to više shvatam da je to osnovna logika menadžmenta.

Šta je standard?

Nije tako jednostavno kao reći zaposlenima "uradi ovo dobro". To je besmisleno jer je svačije shvatanje "dobro" drugačije.

Standard treba jasno definirati šest stvari: ko je odgovoran, kada će biti završen, koje su specifične radnje, koji su zahtjevi za prihvatanje, ko će vršiti inspekciju i pod kojim okolnostima su potrebna prilagođavanja.

Na primjer, ako kompanija želi pokrenuti kratki video oglas, ne može samo tražiti od zaposlenika da "učine da reklamna kampanja bude uspješna". To je previše nejasno i zaposlenici će i dalje biti zbunjeni.

Potrebno je razjasniti ko je odgovoran za odabir teme i pisanje tekstova , a ko za recenziju. Kojim standardima treba snimati i montirati videozapise? Kada treba provjeriti podatke nakon objavljivanja? Koje metrike treba ispuniti kako bi se omogućilo daljnje skaliranje i koje situacije bi trebale dovesti do zaustavljanja? Konačno, ko će provesti analizu nakon objave?

Što su ovi zahtjevi jasniji, to će zaposleni biti opravdaniji prilikom njihove primjene, a menadžeri efikasniji prilikom provođenja inspekcija.

Razmislite o tome: bez standarda, zaposleni mogu djelovati samo na osnovu vlastitog razumijevanja. Deset ljudi može imati deset različitih pristupa, a onda šef mora ukazati na to šta je pošlo po zlu kada rezultati nisu zadovoljavajući.

Vremenom će zaposleni osjećati da se šefovi zahtjevi stalno mijenjaju, a šef će osjećati da se zaposleni ne mogu naučiti bez obzira koliko se trude.

Kako su obje strane više puta komunicirale i revidirale dogovor, troškovi upravljanja su se prirodno povećavali.

Cijena standarda koji postoje samo u glavi šefa

Ponekad imam osjećaj da mnogim kompanijama ne nedostaju kriteriji za prosuđivanje, već da ti kriteriji postoje samo u glavi šefa i nisu prevedeni u procese koje tim može izvršiti.

Šef zna koje proizvode vrijedi razvijati, koje pisanje tekstova je prihvatljivo i pod kojim okolnostima treba povećati ulaganja. Međutim, te procjene nisu zapisane, niti su formalizirane u procese ili studije slučaja. Kada zaposlenici naiđu na probleme, i dalje nemaju drugog izbora nego da se vrate šefu.

Ako se iskustvo ne može akumulirati i replicirati, što je jača sposobnost šefa za rješavanje problema, to kompanija može postati zavisnija od šefa lično.

Je li ovo dobra stvar? Kratkoročno, da; dugoročno, apsolutno ne.

Od individualnih sposobnosti do organizacijskih sposobnosti

Uspostavljanje standarda znači transformisanje dokazanih iskustava šefova i izvanrednih zaposlenika iz individualnih sposobnosti u organizacijske sposobnosti.

Za svaki riješeni problem s kojim se često susrećete, dokumentirajte rješenje. Za svaku potvrđenu učinkovitu strategiju, jasno zapišite obrazloženje odluke. Za svaku otkrivenu izvrsnu akciju, transformirajte je u proces koji tim može replicirati.

Moram vam reći da bi ovaj proces u početku mogao biti malo nespretan i da traje duže nego jednostavno reći zaposlenicima šta da rade.

Ali nakon nekoliko sedmica dosljedne prakse, primijetit ćete da štedite sve više i više vremena, a vaš tim stiče dublje razumijevanje standarda.

Kad se osvrnete nekoliko mjeseci kasnije, shvatit ćete da više ne morate svakoga paziti.

Standardi se također moraju razvijati zajedno s poslovnim potrebama.

Naravno, uspostavljanje standarda ne znači da se standardi nikada neće promijeniti.

Industrija e-trgovine se brzo mijenja. Pravila platforme, struktura prometa, konkurentsko okruženje i potrebe kupaca se stalno mijenjaju, a standardi se također moraju mijenjati zajedno s poslovanjem.

Stoga, kompanije ne samo da trebaju imati standarde implementacije, već i da razjasne ko je odgovoran za ažuriranje standarda, kako se nova iskustva mogu uključiti u SOP-ove i pod kojim okolnostima stare metode treba postepeno ukinuti.

Dobri standardi ne ograničavaju razmišljanje zaposlenika, već smanjuju ponavljajuće pokušaje i greške niskog nivoa.

Implementatori postepeno završavaju svoj posao u skladu s trenutnim najboljim praksama, dok stratezi nastavljaju istraživati ​​nove mogućnosti i metode, a zatim ažuriraju standarde dokazano učinkovitim iskustvima.

Na ovaj način, kompanije mogu stabilno poslovati, a istovremeno se kontinuirano razvijati.

Jasni standardi omogućavaju da se upravljanje zaista implementira.

Menadžment svakako uključuje komunikaciju, motivaciju i razvoj talenata, ali sve to treba biti zasnovano na jasnim standardima.

Bez standarda, menadžeri se mogu osloniti samo na svoja osjećanja prilikom procjene zaposlenika. Sa standardima, zaposlenici znaju šta trebaju raditi, nadređeni znaju šta trebaju provjeriti, a kompanija zna kako se poboljšati.

Zaista efikasan menadžment ne znači tjerati šefa da provodi više vremena prateći sve, već osigurati da prave metode rada budu jasne, implementirane, provjerene i kontinuirano ponavljane.

Kako se standardi postepeno uspostavljaju, menadžment se može prebaciti sa "šefa koji stalno rješava probleme" na "organizacija koja rješava probleme u skladu sa sistemom".

Razmislite o tome, to je kao da prelazite s jedne osobe koja nosi teret na grupu ljudi koja prati kartu.

Put je i dalje isti put, ali hoćete li njime hodati postojano ili ne zavisi od toga koliko je jasna mapa rute.

Sada kada ste pročitali do sada, ako vam je ovo bilo korisno, lajkujte i podijelite. Ako želite prvi primati novosti, možete me i pratiti.

Hvala vam što ste pročitali moj članak. Vidimo se sljedeći put.