Directorio de artículos
- 1 La esencia del SOP: ¡no la estandarización, sino la replicación del éxito!
- 2 ¡El secreto para que una empresa funcione fácilmente es que todos los empleados sigan los procedimientos operativos estándar!
- 3 Procedimiento operativo estándar de dominio privado: ¡Que las operaciones ya no dependan de la "metafísica"!
- 4 La gestión de SOP de Yu Donglai cambia vidas
- 5 ¡Sin SOP, habrá que esperar a la “gestión de extinción de incendios”!
- 6 ¡Un SOP verdaderamente asombroso debe poder evolucionar continuamente!
- 7 Entonces, ¿cómo empezar a elaborar un procedimiento operativo estándar? ¡Te enseñaré cuatro pasos!
- 8 Formulario modelo SOP + caso práctico
- 9 ¡SOP no es sólo un proceso, también es la filosofía de gestión del jefe!
- 10 En resumen, ¿de qué cosas importantes hablamos?
¿Qué significa exactamente el proceso SOP?
Este artículo no solo le permite comprender a fondo los conceptos básicos de los procedimientos operativos estándar, sino que también proporciona casos reales para enseñarle paso a paso cómo construir un sistema SOP eficiente para su empresa, mejorar rápidamente la ejecución del equipo, facilitar la gestión para los jefes y hacer que los empleados sean autónomos y establezcan estándares.
No culpes a tus empleados por no ser confiables, ¡es porque no entiendes lo que significa el proceso SOP! 🔥
¿Sabías? Los empleados caen en trampas todos los días, no porque sean estúpidos, sino porque no les enseñaste cómo evitarlas.
¿Qué es exactamente el proceso SOP?
Para decirlo en una frase:SOP (Procedimiento operativo estándar), escribe cada posición, cada tarea y cada paso con claridad, para que quien lo haga lo pueda ejecutar tal como si copiara y pegara.
Suena simple, pero hay muy pocas personas que realmente entienden lo que es un SOP.
Cuando muchos jefes mencionan la gerencia, solo dicen: "Vigílenlo más de cerca", "¿Por qué siempre comete errores?", "¿Cuántas veces se lo he dicho?".
Pero el problema no es que la gente no sea lo suficientemente buena;Proceso poco claro!
La esencia del SOP: ¡no la estandarización, sino la replicación del éxito!
Todo el mundo siempre piensa que los SOP se utilizan para regular a los empleados, ¡pero esto es un error!
Un SOP verdaderamente excelente es aquel que convierte la experiencia en estándares para que otros puedan aprender rápidamente, comenzar rápidamente y producir resultados rápidamente.
Por ejemplo, si contrata a un nuevo representante de servicio al cliente y el SOP está bien redactado, éste podrá manejar el 80% de los problemas el primer día;
El SOP está mal redactado y aún parece un empleado nuevo después de trabajar allí durante tres meses.
Si el proceso de ventas que ha resumido después de diez años de duro trabajo se puede convertir en un procedimiento operativo estándar que todos puedan replicar, ¡será un verdadero "activo corporativo"!
¡El secreto para que una empresa funcione fácilmente es que todos los empleados sigan los procedimientos operativos estándar!
No exagero, pero en algunas empresas casi nadie hace horas extras y nadie se reúne todos los días para discutir.
¿Por qué?
Sólo una palabra:¡Escribir!
Se debe redactar un SOP para cada puesto y, después de redactarlo, debe revisarse y actualizarse periódicamente.
Algunos procedimientos operativos estándar incluso se escriben a partir de una hoja A4 en docenas de páginas PDF y luego se optimizan en un proceso operativo visual en línea para que cualquiera que venga lo entienda y cualquiera que lo vea pueda usarlo.
Cada día hay menos problemas, cada vez menos errores y la gestión es más sencilla.
El jefe es demasiado perezoso para instar a la gente a trabajar. Los procedimientos simplemente permanecen ahí y hablan más que yo.
¡Ahora comencemos a practicar!
Procedimiento operativo estándar de dominio privado: ¡Que las operaciones ya no dependan de la "metafísica"!
Hablando de dominio privado, me pregunto si alguna vez te han confundido varios "maestros del dominio privado".
¿Qué son las etiquetas, la fisión, las operaciones refinadas, las transacciones en redes sociales...?
Pero ¿te has dado cuenta?:La razón por la que el dominio privado es difícil es que cada uno opera de manera diferente.!
Cada servicio de atención al clienteRedacciónEs diferente. Cada comunidad tiene reglas diferentes y el proceso de cada actividad es diferente, por lo que el resultado, por supuesto, ¡es un desastre!
Por eso, muchos equipos líderes del sector privado ya han convertido todos sus procesos operativos en procedimientos operativos estándar (SOP).
Por ejemplo:
- Después de adquirir nuevos clientes, ¿qué palabras se deben enviar dentro de las 3 horas?
- ¿Qué ola de beneficios se lanzará el séptimo día?
- ¿Cuánto tiempo tarda un usuario en permanecer en silencio antes de la activación? ¿Cómo activar?
- Cómo seguir el ritmo del funcionamiento de la comunidad y cómo diseñar guiones
Descubrirás que: si el dominio privado no tiene un SOP, es como un coche de carreras sin volante. ¡Cuanto más rápido corre, más fácil es volcarlo!
La gestión de SOP de Yu Donglai cambia vidas
En 2014, un amigo mío conoció por casualidad a Yu Donglai, un empresario de Xuchang.
En ese momento, Pang Donglai no era tan popular como lo es ahora.
Pero cuando mi amigo visitó su tienda por primera vez, se sorprendió.
Existen estándares para el comportamiento de cada empleado;
Cada proceso tiene un registro escrito;
¡Detrás de cada evento, hay un conjunto completo de SOP que lo respaldan!
Sólo entonces me di cuenta de que un negocio no depende de personas talentosas, sino de sistemas talentosos.
Después de que mi amigo regresó a casa, comenzó a escribir SOP frenéticamente.
Más tarde, cada acción de atención al cliente, cada operación en el almacén, cada proceso de reembolso en finanzas... todo quedó escrito en un manual de operaciones.
La razón por la que la empresa de mi amigo es tan estable hoy es que las semillas plantadas en ese momento han brotado.
¡Sin SOP, habrá que esperar a la “gestión de extinción de incendios”!
Para ser honesto, muchas empresas están teniendo dificultades porque no tienen procedimientos operativos estándar.
Cada día estamos atrapados en un círculo vicioso de “algo sucede → encontrar a alguien → hablar con él → corregirlo → algo sucede nuevamente”.
Piensas que es un problema de los empleados, pero en realidad es el jefe quien no estableció bien el proceso.
Crees que puedes resolver el problema contratando personas, pero en realidad ni siquiera les das estándares sobre cómo hacerlo.
Hay un procedimiento operativo estándar,¡El primer paso para transformar una empresa de “gestión humana” a “gestión sistemática”!
¡Un SOP verdaderamente asombroso debe poder evolucionar continuamente!
Muchas personas escriben procedimientos operativos estándar y luego los desechan. Hace ya varios años que no los tocan y los trabajadores todavía tienen que mirarlos con lupa.
¡Eso no se llama SOP, eso se llama “reliquias culturales”!
¡Un SOP útil debe iterarse periódicamente!
Por ejemplo, organizamos una "reunión de optimización de procesos" cada mes, y cada departamento debe hacer sugerencias sobre dónde las cosas están estancadas, son lentas o complicadas, ¡y optimizarlas!
Si el SOP de un puesto se optimiza cada tres meses, la brecha será significativa después de un año.
Entonces, ¿cómo empezar a elaborar un procedimiento operativo estándar? ¡Te enseñaré cuatro pasos!
1. Tarea de desmontaje
Hacer una lista de todo el contenido laboral de un puesto.
Por ejemplo, labores de atención al cliente: recepción de nuevos usuarios, respuesta a dudas, gestión de reclamaciones, servicio postventa…
2. Refinar los pasos
Cada tarea se divide en pasos de ejecución detallados y se marcan los estándares y precauciones.
Por ejemplo, "Bienvenidos nuevos usuarios":
- Paso 1: Bienvenida
- Paso 2: Comprender las necesidades
- Paso 3: Enviar copia de presentación del producto
- Paso 4: Recopilar información del cliente
3. Crear plantillas y formularios
Haga que el SOP sea visual. No te limites a escribir texto. ¡Agrega imágenes, videos y plantillas para que la gente pueda entenderlo de un vistazo!
4. Ritmo de revisión fijo
¡Revíselo una vez al mes, recopile los comentarios de los empleados y revíselo e itérelo de manera oportuna para que el SOP sea cada vez más poderoso!
Formulario modelo SOP + caso práctico
Lo siguiente es una plantilla de SOP concisa, clara y fácil de entender + demostración de caso, que se puede utilizar directamente para operaciones reales👇
✅ Plantilla práctica de SOP (aplicable a cualquier puesto)
| Número de paso | Título profesional | Pasos de operación (instrucciones detalladas) | Normas/Requisitos | 注意 事项 | Persona responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Recibir nuevos clientes | Envíe un mensaje de bienvenida a los clientes y tome la iniciativa de presentarse. | Completar en 1 minuto | Tono amigable, sin enlaces publicitarios. | Servicio al Cliente A |
| 2 | Obtener las necesidades del cliente | Utilice preguntas preestablecidas para comprender las necesidades actuales del cliente | No menos de 3 preguntas clave | Evite hacer demasiadas preguntas y causar disgusto en los clientes. | Servicio al Cliente A |
| 3 | Recomendar productos adecuados | Enviar copia de introducción del producto correspondiente o enlace de video según las necesidades del cliente | No se pueden enviar más de 3 productos | Evite las referencias excesivas que provocan la pérdida de clientes | Servicio al Cliente A |
| 4 | Recopilación de información del cliente | Obtenga el ID de WeChat/número de teléfono móvil del cliente y marque la información en el sistema CRM | La información debe ser completa y precisa | No lo fuerces cuando el cliente se niega | Servicio al Cliente A |
| 5 | Configuración de recordatorios de seguimiento | Configurar un recordatorio automático para un segundo seguimiento después de 3 días | Configurar en el sistema CRM | La frecuencia del seguimiento no debe ser demasiado frecuente. | Servicio al Cliente A |
🎯 Caso: Diagrama de flujo del procedimiento operativo estándar de operación comunitaria (tomando como ejemplo una actividad de fisión de 7 días)
| Días | Detalles de la operación | Hora de envío | Herramientas/Plantillas | 负责 人 | 注意 事项 |
|---|---|---|---|---|---|
| Day1 | Bienvenida a nuevos usuarios + introducción a las reglas del grupo | Dentro de 1 hora de unirse al grupo | Plantilla de bienvenida V1 | Asistente de la comunidad | Las reglas del grupo son concisas y claras, enfatizando la prohibición de publicidad. |
| Day2 | Lanzar beneficios por tiempo limitado para incentivar el reenvío y atraer nuevos usuarios | 12 del mediodía | Plantilla PPT de póster sobre fisión | Propietario del grupo | Los carteles de eventos deben diseñarse y revisarse con antelación. |
| Day3 | Preguntas y respuestas de usuarios + juegos interactivos | 8 horas. | Guión de preguntas y respuestas + enlace del sorteo | Operación A | El premio no debe ser demasiado grande y se debe enfatizar el sentido de participación. |
| Day5 | Promover nuevamente los beneficios y recopilar comentarios | 2 dólares | Plantilla de recordatorio de bienestar | Operación B | Utilice herramientas de cuestionario para mejorar la tasa de retroalimentación |
| Day7 | Resumen de este evento + avance de la próxima ola de beneficios | 7 horas. | Plantilla de resumen + imagen promocional | Propietario del grupo | Elogie adecuadamente a los usuarios activos para mejorar su sentido de pertenencia. |
Si tu empresa no tiene dicho formulario, no es que tus empleados no trabajen duro, ¡sino que no saben qué hacer! 😅
¡Copie esta plantilla y podrá comenzar a gestionar procesos inmediatamente para aumentar su eficiencia! 🚀
SOP no es sólo un proceso, también es la gestión del jefeFilosofía!
La esencia del SOP es en realidad“Proceduralizar” el mecanismo de funcionamiento de la empresa, al igual que un programador escribe código, una lógica del sistema codificada de forma rígida, la máquina puede funcionar con normalidad.
La gestión consiste en escribir el comportamiento de las “personas” en un conjunto de “sistemas operativos”.
Que una empresa pueda sobrevivir durante mucho tiempo y funcionar de manera constante no depende de la capacidad de su jefe, sino de si ha establecido un sistema que permita a “la gente común producir resultados extraordinarios”.
Este sistema es SOP.
La forma definitiva de gestión no es hacerlo uno mismo, sino dejar que el sistema trabaje para uno.
En resumen, ¿de qué cosas importantes hablamos?
- El proceso SOP es un procedimiento operativo estándar, no una formalidad, y es el sustento de la empresa.
- Un buen SOP es un replicador de la experiencia, permitiendo que todos eviten desvíos.
- Sin SOP, la dirección de la empresa solo puede recurrir a gritos e insistencias, y siempre apaga incendios.
- El SOP de dominio privado es la base de las operaciones de dominio privado. Sólo con procesos claros se puede garantizar el crecimiento.
- El SOP no está terminado una vez escrito. Es necesario revisarlo e iterarlo constantemente para mejorarlo cada vez más.
- Lo más importante es que los jefes deben tratar los procedimientos operativos estándar como una estrategia y no como un papeleo trivial.
Si usted también quiere que su empresa funcione en piloto automático y no se encuentre más en estado de pánico;
Si desea que sus empleados trabajen como una unidad militar;
Si quieres pasar de ser un “hacedor” a un “constructor de sistemas”;
¡Lo primero que debes hacer ahora es escribir el título de tu primer SOP!
(Por supuesto, también puedes utilizarAIherramientas en líneaPara mejorar su proceso SOP)
¿Por qué no abrir Excel y comenzar a escribir tu primer proceso? ¡Tu futura “libertad para relajarte” depende de esto! 💻💼🔥
Empieza ahora, tu empresa te lo agradecerá.
Esperanza Chen Weiliang Blog ( https://www.chenweiliang.com/ ) compartió "¿Qué significa el proceso SOP? Plantillas y casos prácticos te enseñarán cómo hacerlo en un solo paso✅", lo cual te será útil.
Bienvenido a compartir el enlace de este artículo:https://www.chenweiliang.com/cwl-32679.html