وقتی شرکت با مشکل مواجه می شود چگونه واکنش نشان می دهد؟ راز حل مشکل از ریشه!

چگونه مشکلات شرکت را حل کنیم؟ این مقاله راز انحصاری حل اساسی مشکلات شرکت را برای شما آشکار می کند، به مدیران کمک می کند تا به طور موثر با مشکلات مختلف شرکت برخورد کنند و کارایی عملیاتی را بهبود بخشند. خواه ساختار سازمانی، بهینه سازی فرآیند یا مدیریت پرسنل باشد، می توانید راه حل های کارآمدی پیدا کنید تا به شرکت خود کمک کنید تا به طور پیوسته به جلو حرکت کند و شکست ناپذیر باشید!

زمانی که یک شرکت در حال فعالیت است، همواره با مشکلات مختلفی مواجه می شود که برخی از آنها شکایات مشتریان و برخی از آنها نقص در فرآیندهای داخلی است. اما وقتی بسیاری از کارفرمایان با این مشکلات دست و پنجه نرم می کنند، اغلب فقط "علائم را درمان می کنند تا علت اصلی".

معنی چیست؟ هنگام مواجهه با نظرات منفی مشتریان، رسیدگی به شکایات مشتری یک موضوع ساده برای "درمان علائم" است.

با شروع از دلایل ریشه ای بررسی های منفی، بهبود توضیحات محصول یا بهبود فرآیندهای کنترل کیفیت، "علت اصلی" واقعی است.

بنابراین، چگونه می توانیم "علت اصلی" را درمان کنیم؟ بیایید به چند استراتژی کلیدی بپردازیم.

1. اصل مسئله را تحلیل کنید

اولین گام در حل مشکلات یک شرکت، یادگیری تجزیه و تحلیل علل اصلی مشکل به جای ماندن در سطح است.

به عنوان مثال، برخی از نظرات منفی ممکن است به دلیل توضیحات ناکافی محصول باشد که مشتریان را از درک کامل نحوه استفاده از محصول باز می دارد.

در این زمان، باید در نظر بگیرید که آیا توضیحات محصول نیاز به بهبود دارد یا اینکه تجربه کاربر را می توان از طریق بهبود طراحی بهبود بخشید.

به طور مشابه، اگر یک بررسی منفی ناشی از کیفیت محصول باشد، علت عمیق‌تر ممکن است کنترل کیفیت ضعیف یا عملکرد معیوب باشد.

برای اینکه به طور کامل از تکرار مشکلات مشابه جلوگیری شود، شرکت ها باید کل فرآیند کنترل کیفیت را بهینه کنند و حتی هر پیوند از زنجیره تامین، تولید تا بسته بندی را به دقت مرتب کنند تا خطرات احتمالی را شناسایی کنند.

2. یک مکانیسم سیستماتیک حل مسئله ایجاد کنید

حل مشکل شرکت باید از قوانین پیروی کند. هر زمان که مشکل جدیدی به وجود می آید، ما فقط "سردرد و پا را درمان نمی کنیم"، بلکه یک مکانیسم راه حل سیستماتیک ایجاد می کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که مشکل دوباره عود نخواهد کرد. این را می توان با:

• ثبت مشکل و طبقه بندی: هر بار که مشکلی پیش می آید، نوع، دفعات وقوع، تأثیر و سایر اطلاعات را با جزئیات ثبت کنید و یک پایگاه داده مشکل ایجاد کنید.
• بهینه سازی فرآیند: به طور منظم فرآیندهای کسب و کار موجود را بررسی کنید، مشکلات با فرکانس بالا را پیدا کنید و به تدریج هر جزئیات فرآیند را بهینه کنید.
• مسئولیت بر دوش مردم است: حل مشکلات باید به مسئول خاص واگذار شود و اطمینان حاصل شود که هر مشکل توسط شخصی پیگیری و حل می شود.

با ایجاد یک مکانیسم استاندارد، نه تنها می توان مشکلات را با سرعت بیشتری حل کردموقعیت یابی، همچنین به کارکنان اجازه می دهد در هنگام بروز مشکلات با آرامش بیشتری پاسخ دهند و کارایی کلی کار را بهبود بخشد.

3. از تصمیم گیری «احساسی» اجتناب کنید و مدیریت «مبتنی بر داده» را دنبال کنید

بسیاری از روسا هنگام حل مشکلات ناگزیر احساسات شخصی خواهند داشت، مانند نارضایتی از شکایت مشتری یا بی تاب بودن به خصوص در برابر اشتباهات کارمند. تصمیم گیری احساسی ممکن است منجر به "سردرد و سردرد" کوتاه مدت شود، اما ریشه کن کردن مشکل در دراز مدت دشوار خواهد بود.

مدیریت مبتنی بر داده می تواند تصمیم گیری بیشتری را انجام دهدعلم. به عنوان مثال، می‌توانیم علل شکایات مشتریان را در چند ماه گذشته بشماریم و انواع مشکلات رایجی که کارمندان با آن مواجه هستند را تجزیه و تحلیل کنیم. این نه تنها علت اصلی مشکل را درمان می کند، بلکه به تدریج از تعداد دفعات مشکل نیز می کاهد.

4. فرهنگ "بازتاب" و "بازخورد" تیم را پرورش دهید

در روند حل مشکلات، تنها فکر و تحلیل برای رئیس کافی نیست.

تجارب و بازخورد دست اول اعضای تیم اغلب می تواند دیدگاه های ارزشمندی برای حل عمیق تر مشکلات ارائه دهد.

بنابراین، پرورش فرهنگ تأمل و بازخورد در شرکت بسیار مهم است.

• مکانیزم بازتابی: هر بار که مشکلی حل می‌شود، می‌توانید تیمی را سازماندهی کنید تا یک جلسه تأملی برگزار کنید تا در مورد علت اصلی مشکل، منطقی بودن راه‌حل و نحوه اجتناب از مشکلات مشابه در آینده بحث کنید.
• مکانیسم بازخورد: کارمندان می توانند در هر زمانی که مشکلات احتمالی در کار را کشف کنند، بازخورد ارائه کنند. به خصوص فروشندگان خط مقدم، خدمات مشتری و سایر کارکنان، گروهی هستند که نیازهای مشتری را به بهترین شکل درک می کنند و می توانند مشکلات احتمالی را در اسرع وقت شناسایی کنند.

از طریق مکانیسم بازتاب و بازخورد، شرکت می تواند یک مدل خوش خیم از بهبود چرخه ای ایجاد کند تا اطمینان حاصل شود که هر مشکلی به طور عمیق حل می شود و برای بار دوم تکرار نمی شود (در آینده دیگر تکرار نخواهد شد).

5. مسئله را از بعد بالاتر بررسی کنید

برخی از مشکلات ممکن است به نظر مسائل تجاری خاص باشند، اما در واقع با عوامل سطح مدیریتی مانند ساختار سازمانی و مکانیسم های تشویقی مرتبط هستند.

به عنوان مثال، اگر عملکرد یک بخش خاص ضعیف باشد، ممکن است کارمندان آن بخش به اندازه کافی سخت کار نکنند، اما مکانیسم تشویقی شرکت، اشتیاق آنها را بسیج نکرده است.

بنابراین، به عنوان یک مدیر، باید یاد بگیرید که مشکلات را از بعد بالاتر ببینید و حل کنید.

به عنوان مثال، وقتی متوجه شدید که روحیه تیم پایین است، ممکن است بخواهید دوباره طراحی ساختار انگیزشی شرکت یا بهبود فرصت‌های آموزش کارکنان را در نظر بگیرید تا همه احساس کنند انگیزه رشد دارند.

این روش ها اساساً رضایت کارکنان را بهبود می بخشد و به طور طبیعی فراوانی مشکلات را کاهش می دهد.

6. از تجربه همسالان بیاموزید

مواجه شدن با مشکلات ترسناک نیست، اما مشکلات تکراری هستند که ترسناک هستند.

در واقع، اکثر مشکلاتی که شرکت ها با آن مواجه می شوند، توسط شرکت های همتا نیز مواجه خواهند شد.

بنابراین، اگر از شرکت‌های معیار در این صنعت اطلاعات بیشتری کسب کنید، اغلب می‌توانید از بسیاری از انحرافات اجتناب کنید. مدل های مدیریتی عالی، تجربیات موفقیت آمیز بهینه سازی فرآیند و... همگی محتوایی هستند که می توان به آنها اشاره کرد و آموخت.

با شرکت منظم در کنفرانس‌ها، سمینارها یا برقراری ارتباط با سایر شرکت‌ها، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه شرکت‌های دیگر مشکلات را به طور موثر حل می‌کنند، این تجربیات را به بهبود فرآیندهای خود شرکت تبدیل می‌کنند و به تدریج بروز مشکلات را کاهش می‌دهند.

7. حل مسئله را بخشی از فرهنگ سازمانی قرار دهید

اگر شرکت مکانیزمی برای حل مشکلات داشته باشد، این یک گام بزرگ است، اما گام بعدی این است که «حل مشکل» را به بخشی از فرهنگ شرکت تبدیل کند.

هنگامی که کارکنان آگاهی لازم برای حل مشکلات را داشته باشند، کل شرکت در جهت کارآمدتر و متحدتر توسعه می یابد.

این شرکت می تواند یک مکانیسم پاداش برای تشویق کارکنان به کشف و حل مشکلات پیشگیرانه ایجاد کند، به طوری که حس موفقیت کارمندان با منافع شرکت ترکیب شود و در نتیجه فرهنگ سازمانی سالم تری ایجاد شود.

ما باید در مورد هر سوال عمیقاً فکر کنیم:

چگونه از تکرار این مشکل جلوگیری کنیم؟

اگر بتوانید از بروز همه مشکلات برای بار دوم جلوگیری کنید، شرکت شما مشکلات کمتری را حل خواهد کرد.

چرا برخی از روسای به سختی می توانند به شرکت بروند؟

چون من چنین روش کاری دارم، هر بار که مشکلی برایم پیش می آید، باید از عمل بپرسم تا آن را مطرح کند:

چگونه می توان از تکرار این نوع مشکلات در آینده جلوگیری کرد.

• مواجه شدن با مشکلات ترسناک نیست.
• مشکلاتی که با آن روبرو می شوید را به خاطر بسپارید، 100% همتایان شما با مشکلات مشابهی روبرو خواهند شد.

نتیجه گیری: تنها با "درمان علت اصلی" می توان مشکلات شرکت را کاهش و کاهش داد.

در مدیریت کسب و کار، بروز مشکلات اجتناب ناپذیر است، اما تکرار مشکلات قابل کنترل است.

تنها با شناسایی اساسی و حل مشکلات از طریق "درمان علل ریشه ای" می توانیم اطمینان حاصل کنیم که عملیات شرکت کارآمدتر شده و مشکلات کمتری وجود دارد.

یک شرکت عالی هیچ مشکلی ندارد، اما این توانایی را دارد که از مشکلات درس بگیرد و خود را به طور مداوم بهبود بخشد.

بنابراین، از مشکلات نترسید، شجاعانه با آن روبرو شوید، روی آن فکر کنید و فرصت‌هایی برای رشد پیدا کنید!