Srž upravljanja timom u e-trgovini: Usredotočite se na standarde, a ne na mikromenadžment! Praktični vodič za izgradnju automatiziranog tima.

Iskreno, vidio sam previše šefova koji su stalno zauzeti gašenjem požara.

Ujutro sam stigao u ured i odmah su me odvukli na sastanak. Poslijepodne sam jedva došao do daha prije nego što su zaposlenici dotrčali pitajući kako se ovo i kako se ono radi. Kad sam se navečer vratio kući, još sam morao pregledati nered od tog dana i nastaviti proces sljedeći dan.

Čine se nevjerojatno predani, zar ne?

Ali ako dobro razmislite, što on točno radi?

Ne radi se o upravljanju, već o rješavanju problema. A većina tih problema nastaje spontano jer su standardi nejasni.

Kada zaposlenici ne izvršavaju svoje dužnosti, šef krivi njihov stav. Kada su rezultati rada nezadovoljavajući, šef krivi njihov nedostatak sposobnosti. Kada se iste greške ponavljaju, šef ih može samo iznova i iznova kritizirati i obučavati.

S vremenom je šef osjetio da je te ljude nemoguće naučiti, bez obzira koliko se trudio. Zaposlenici su smatrali da se šefovi zahtjevi stalno mijenjaju i da ništa što su radili nije bilo ispravno.

Obje strane su bile iscrpljene i osjećale su se nepravedno.

No često se ne radi o tome da zaposlenici nisu voljni dobro obavljati posao, već jednostavno ne znaju kako to učiniti ili koja se razina učinka smatra dobrom.

Moj je osjećaj da je bolje prvo uspostaviti standarde, umjesto da trošimo vrijeme na stalno ispravljanje ljudi.

Ovo zvuči jednostavno, ali što više razmišljam o tome, to više shvaćam da je to temeljna logika upravljanja.

Što je standard?

Nije tako jednostavno kao reći zaposlenicima "učinite ovo dobro". To je besmisleno jer svatko drugačije shvaća "dobro".

Standard mora jasno definirati šest stvari: tko je odgovoran, kada će biti dovršen, koje su specifične radnje, koji su zahtjevi za prihvaćanje, tko će provoditi inspekciju i pod kojim okolnostima su potrebne prilagodbe.

Na primjer, ako tvrtka želi pokrenuti kratki video oglas, ne može samo tražiti od zaposlenika da "učine da oglasna kampanja dobro funkcionira". To je previše nejasno i zaposlenici će i dalje biti zbunjeni.

Morate razjasniti tko je odgovoran za odabir teme i pisanje tekstova , a tko za recenziju. Prema kojim standardima bi se videozapisi trebali snimati i uređivati? Kada bi se podaci trebali provjeriti nakon objave? Koje metrike bi trebale biti zadovoljene kako bi se omogućilo daljnje skaliranje i koje situacije bi trebale dovesti do zaustavljanja? Konačno, tko će provesti analizu nakon objave?

Što su ti zahtjevi jasniji, to će zaposlenici biti opravdaniji prilikom njihove provedbe, a menadžeri učinkovitiji prilikom provođenja inspekcija.

Razmislite o tome: bez standarda, zaposlenici mogu djelovati samo na temelju vlastitog razumijevanja. Deset ljudi može imati deset različitih pristupa, a onda šef mora ukazati na to što je pošlo po zlu kada rezultati nisu zadovoljavajući.

S vremenom će zaposlenici osjećati da se šefovi zahtjevi stalno mijenjaju, a šef će osjećati da se zaposlenici ne mogu naučiti bez obzira koliko se trudili.

Kako su obje strane više puta komunicirale i revidirale dogovor, troškovi upravljanja su se prirodno povećavali.

Cijena standarda koji postoje samo u glavi šefa

Ponekad imam osjećaj da mnogim tvrtkama ne nedostaju kriteriji prosudbe, već da ti kriteriji postoje samo u glavi šefa i nisu prevedeni u procese koje tim može provoditi.

Šef zna koje proizvode vrijedi razvijati, koji je copywriting prihvatljiv i pod kojim okolnostima treba povećati ulaganja. Međutim, te procjene nisu zapisane, niti su formalizirane u procese ili studije slučaja. Kada zaposlenici naiđu na probleme, i dalje nemaju drugog izbora nego se vratiti šefu.

Ako se iskustvo ne može akumulirati i replicirati, što je jača šefova sposobnost rješavanja problema, to tvrtka može postati ovisnija o šefu osobno.

Je li to dobra stvar? Kratkoročno, da; dugoročno, apsolutno ne.

Od individualnih sposobnosti do organizacijskih sposobnosti

Uspostavljanje standarda znači pretvaranje dokazanog iskustva šefova i izvanrednih zaposlenika iz individualnih sposobnosti u organizacijske sposobnosti.

Za svaki riješeni često susrećeni problem, dokumentirajte rješenje. Za svaku potvrđenu učinkovitu strategiju, jasno zapišite obrazloženje odluke. Za svaku otkrivenu izvrsnu akciju, transformirajte je u proces koji tim može replicirati.

Moram vam reći, ovaj proces bi u početku mogao biti malo nespretan i traje dulje od pukog govorenja zaposlenicima što da rade.

Ali nakon nekoliko tjedana dosljedne vježbe, otkrit ćete da štedite sve više vremena, a vaš tim stječe dublje razumijevanje standarda.

Kad se osvrnete nekoliko mjeseci kasnije, shvatit ćete da više ne morate svakoga svakodnevno paziti.

Standardi se također moraju razvijati s poslovnim potrebama.

Naravno, uspostavljanje standarda ne znači da se standardi nikada neće promijeniti.

Industrija e-trgovine se brzo mijenja. Pravila platforme, struktura prometa, konkurentsko okruženje i potrebe kupaca se stalno mijenjaju, a standardi se također moraju ponavljati zajedno s poslovanjem.

Stoga tvrtke ne samo da trebaju imati standarde implementacije, već i moraju pojasniti tko je odgovoran za ažuriranje standarda, kako se nova iskustva mogu uključiti u SOP-ove i pod kojim okolnostima stare metode treba postupno ukinuti.

Dobri standardi ne ograničavaju razmišljanje zaposlenika, već smanjuju ponavljajuće pokušaje i pogreške niske razine.

Implementatori postupno dovršavaju svoj posao u skladu s trenutnim najboljim praksama, dok stratezi nastavljaju istraživati ​​nove mogućnosti i metode, a zatim ažuriraju standarde s dokazano učinkovitim iskustvima.

Na taj način tvrtke mogu poslovati stabilno, a istovremeno se kontinuirano razvijati.

Jasni standardi omogućuju istinsku provedbu upravljanja.

Upravljanje svakako uključuje komunikaciju, motivaciju i razvoj talenata, ali sve to treba biti utemeljeno na jasnim standardima.

Bez standarda, menadžeri se mogu osloniti samo na svoje osjećaje prilikom procjene zaposlenika. Sa standardima, zaposlenici znaju što trebaju raditi, nadređeni znaju što trebaju provjeriti, a tvrtka zna kako se poboljšati.

Uistinu učinkovito upravljanje ne znači tjerati šefa da provodi više vremena prateći sve, već jasno definirati, implementirati, provjeravati i kontinuirano ponavljati prave metode rada.

Kako se standardi postupno uspostavljaju, menadžment se može prebaciti s pozicije "šef koji stalno rješava probleme" na "organizacija koja rješava probleme prema sustavu".

Razmislite o tome, to je kao da prijeđete s jedne osobe koja nosi teret na skupinu ljudi koja prati kartu.

Cesta je i dalje ista cesta, ali hoćete li njome hodati postojano ili ne ovisi o tome koliko je jasna karta rute.

Sad kad ste pročitali do ovdje, ako vam je bilo korisno, lajkajte i podijelite. Ako želite prvi primati novosti, možete me i pratiti.

Hvala vam što ste pročitali moj članak. Vidimo se sljedeći put.