Հոդվածների տեղեկատու
- 1 I. Բարձր չափանիշներով ստանդարտ ընթացակարգերի (ՍԸՊ) հոգին. Դրանք միայն ցուցադրական չեն, դրանք գործերն ավարտին հասցնելու համար են։
- 2 Երկրորդ, նախքան ստանդարտ ընթացակարգեր մշակելը, ինքներդ ձեզ տվեք երեք հիմնարար հարց։
- 3 3. Ինչպե՞ս ստանալ իրապես կիրառելի ստանդարտ գործառնական ընթացակարգեր (ՍԳԸ):
- 4 IV. Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերի (ՍԳԸ) թղթից թուղթ ներդրման երեք հիմնական տեխնիկա
- 5 V. Բարձր ստանդարտի ստանդարտ ընթացակարգի ձևանմուշ. Պարզապես լրացրեք այն, և այն կիրականացվի։
- 6 VI. Գործադիր ընթացակարգերը (Գործադիր ընթացակարգերը) աճի շարժիչ ուժ դարձնելու առաջադեմ ռազմավարություններ
- 7 VII. Կիրառման խորհուրդներ
- 8 Ամփոփելով՝ ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (SOP) ընկերության «գործառնական օպերացիոն համակարգն» են։
Ինչո՞ւ են ընկերությունների ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (ՍԳԸ) միշտ մնում թղթի վրա և երբեք չեն իրականացվում։
Այս հոդվածը ձեզ կսովորեցնի, թե ինչպես կարելի է մանրամասնորեն վերլուծել բարձր չափանիշներին համապատասխանող ստանդարտ ընթացակարգերի (SOP) մշակման և ներդրման մեթոդները՝ գործընթացների նախագծումից մինչև պատասխանատվության բաշխում, ապա՝ գործիքակազմի վրա հիմնված կատարում՝ թիմի կատարողականը և աշխատանքային արդյունավետությունը համապարփակ կերպով բարելավելու համար։
Այս ստանդարտ ընթացակարգերի իրականացման մտածելակերպի տիրապետումը կվերածի ձեր ընկերությունը «մարդկանց կողմից կառավարվող»-ից «համակարգերով կառավարվող»-ի, կրկնապատկելով ձեր արդյունավետությունը և հանգեցնելով տեսանելի աճի։
Պարզապես բարձր չափանիշներին համապատասխանող ստանդարտ ընթացակարգերի մշակման և ներդրման մեթոդները վերլուծելով՝ մենք կարող ենք լուծել այն խնդիրը, որ ստանդարտ ընթացակարգերը մնում են մակերեսային մակարդակում, դժվարացնելով դրանց առաջխաղացումը և չապահովելով աճ։
Երբ մի ընտանիքԷլեկտրոնային առևտուրԵթե ընկերության ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (ՍԳԸ) ավելի հաստ են, քան բանաստեղծությունների ժողովածուն, բայց այն դեռևս խրված է կատարման դժվարությունների, դանդաղ իրականացման և իրական իրականացման բացակայության մեջ, ապա դա նշանակում է, որ այդ ՍԳԸ-ները պարզապես «զարդարանքներ» են, այլ ոչ թե «աճի շարժիչներ»։
Բարձր չափանիշներին համապատասխանող ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը, որոնք իսկապես խթանում են աճը, չեն գրի առնվում, այլ «քանդվում» և «դադարեցվում»։
Հիմա եկեք խոսենք այն մասին, թե ինչպես թղթից իրականություն դարձնել ստանդարտ ընթացակարգերը, որպեսզի թիմերը կարողանան իսկապես արագացնել գործընթացները և գումար վաստակել ստանդարտների միջոցով։
I. Բարձր չափանիշներով ստանդարտ ընթացակարգերի (ՍԸՊ) հոգին. Դրանք միայն ցուցադրական չեն, դրանք գործերն ավարտին հասցնելու համար են։
Շատերը սխալ պատկերացումներ ունեն ՍՕՊ-ների վերաբերյալ։
Նրանք կարծում էին, որ որքան մանրամասն, այնքան լավ, բայց արդյունքում ստացվեց փաստաթղթերի մի կույտ, որը աշխատակիցները նույնիսկ չէին կարողանում կարդալ։
Իրականում, SOP-ի իմաստը միայն մեկ բան է.Կատարումը դարձրեք հետևողական, վերահսկելի և օպտիմալացվող։.
Եթե ստանդարտ գործառնական ընթացակարգը (ՍԳԸ) չի կարող նորեկին հնարավորություն տալ անմիջապես սկսել աշխատանքը, ապա այն կորցնում է իր արժեքը։
Բարձր չափանիշների ստանդարտ ընթացակարգը (ՍԳԸ) կարևոր չէ ձևաչափի գեղեցկության մասին, այլ այն մասին, թե արդյոք այն կարող է «ուղղորդել գործողությունները»։
Այն գործում է որպես GPS՝ թույլ տալով բոլորին իմանալ, թե որտեղ գնալ հաջորդը, ինչ անել և ով է պատասխանատու։
Երկրորդ, նախքան ստանդարտ ընթացակարգեր մշակելը, ինքներդ ձեզ տվեք երեք հիմնարար հարց։
Շատ ընկերությունների ստանդարտ ընթացակարգերը (ՍՕՊ) կախվում են «նոր սկսելու» փուլում, ոչ թե աշխատակիցների պատճառով, այլ որովհետև ղեկավարները ճիշտ հարցեր չեն տվել։
Առաջին հարցը՝ ինչո՞ւ մեզ անհրաժեշտ են ստանդարտ ընթացակարգեր։
Սխալները նվազեցնելու՞ համար է, թե՞ արդյունավետությունը բարձրացնելու, թե՞ հաճախորդների փորձը բարելավելու համար։
Եթե նպատակները անորոշ են, ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (ՍԳԸ) դառնում են պարզապես ձևականություններ։
Միայն նպատակները հստակ սահմանելով կարող ենք սահմանել չափանիշները։
Երկրորդ հարցը՝ Ո՞վ է այն օգտագործում։ Ո՞վ է այն կառավարում։
ՍԳԸ-ները ղեկավարության համար նախատեսված փաստաթղթեր չեն, այլ գործիքներ, որոնք առաջնագծի աշխատակիցներն օգտագործում են ամեն օր։
Կարևոր է պարզաբանել, թե ով է իրականացնում, ով է վերահսկում և ով է օպտիմալացնում։
Առանց «կատարողի» և «պատասխանատու անձի», Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգը (ՍԳԸ) պարզապես դատարկ պատյան է։
Երրորդ հարցը՝ ի՞նչ չափանիշներ են իրականում։
«Բարձր չափանիշ» տերմինը հնչում է առեղծվածային, բայց այն պարզապես նշանակում է, որ «ուրիշները կարող են նույն արդյունքներին հասնել՝ հետևելով օրինակին»։
Օրինակ՝ «հաճախորդների սպասարկման անձնակազմը պետք է օգտագործի բարեկամական տոն» գրելը չափազանց անորոշ է։
Ավելի գործնական կլիներ այն փոխել «Հաճախորդների սպասարկման աշխատակիցները պետք է օգտագործեն բացման տողը՝ «Բարև, ես XXX-ն եմ, ինչո՞վ կարող եմ օգնել ձեզ»»:
3. Ինչպե՞ս ստանալ իրապես կիրառելի ստանդարտ գործառնական ընթացակարգեր (ՍԳԸ):
ՍԳԸ-ների իրականացման գաղտնիքը «քանդման» մեջ է։
Ինչպես սոխը մաքրելիս, այն շերտ առ շերտ մանրացրեք մինչև գործողության մակարդակը։
1. Բաժնեք գործընթացը՝ մինչև ամենափոքր մանրամասնությունը, որպեսզի յուրաքանչյուր քայլը կարողանա ճշգրիտ հետևել։
Օրինակ, մի անտեսեք այն փաստը, որ հաճախորդը պատվեր է տալիս։
Գործընթացը բաժանված է հետևյալ կերպ. Համակարգը ստեղծում է պատվեր → Պահեստը ստանում է պատվեր → Փաթեթավորում → Բեռնում է հետևման համարը → Հաճախորդների սպասարկումը հաստատում է։
Յուրաքանչյուր քայլ պետք է հստակ գրված լինի՝ ով է պատասխանատու, ինչ գործիքներ են օգտագործվում և ինչպիսի՞ն են ընդունման արդյունքները։
Այսպիսով, նորեկները անմիջապես կհասկանան և չեն շփոթվի այն իրականացնելիս։
2. Սցենարների բաժանում. Մտածեք, թե ինչ անել բացառությունների կամ ձախողումների դեպքում։
ՍԳԸ-ները միայն հարթ ընթացքի համար չեն։
Բոլոր հնարավոր «իսկ եթե»-ները պետք է հստակորեն ձևակերպվեն.
Ի՞նչ անել, եթե պատվերը ձախողվի։ Ի՞նչ անել, եթե ապրանքը պակասի։ Ինչպե՞ս վարվել հաճախորդների բողոքների հետ։
Նման սցենարային ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (ՍԳԸ) հաճախվճռական պահՓրկեց օրը։
3. Սահմանեք պատասխանատվությունը. Յուրաքանչյուր քայլ պետք է անվանակոչվի։
«Պատասխանատու բաժին» արտահայտությունը իրականում համարժեք է «պատասխանատու չկա» արտահայտությանը։
Այն պետք է հստակորեն նշանակվի կոնկրետ անհատների, օրինակ՝ «Լի Սիի փաթեթներ, Վան Վուի ակնարկներ և Չժաո Լյուի նավեր»։
Միայն այն դեպքում, երբ պատասխանատվությունը վերապահվում է կոնկրետ անհատների, գործընթացը կարող է իսկապես փակ ցիկլով ավարտվել։
IV. Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերի (ՍԳԸ) թղթից թուղթ ներդրման երեք հիմնական տեխնիկա
Պլան կազմելը հեշտ է, դրա իրականացումն է իրական փորձությունը։
Որպեսզի բարձր չափանիշներին համապատասխանող ՍԳԸ-ն կյանքի կոչվի, այն պետք է կարողանա «կատարել, չափել և ներդրել»։
1. «Դասախոսություններ» բառը փոխարինեք «վարժություններով»
Շատ ընկերություններ ամբողջությամբ ապավինում են Գործնական ընթացակարգերի (ՍՕՊ) վերաբերյալ ուսուցման համար փաստաթղթեր տրամադրելուն, ինչի արդյունքում բոլորը գլխով են անում համաձայնության ի նշան, բայց հետո լիովին մոռանում են դրա մասին։
Ամենաարդյունավետ միջոցն այն է, որ բոլորը մեկ անգամ կատարեն իրական գործընթացը։
Թույլ տալով բոլորին իրականում մասնակցել գործընթացին՝ պատվերի տեղադրումից մինչև առաքում, խնդիրները բնականաբար կդրսևորվեն։
Մեկ ներկայացումը տասը հանդիպման արժեք ունի։
2. Օգտագործեք տվյալները կատարման արդյունքները հետևելու համար
Յուրաքանչյուր SOP քայլ պետք է ունենա չափանիշներ։
Օրինակ՝ հաճախորդների սպասարկման արձագանքման ժամանակը ≤ 1 րոպե, սխալի մակարդակը ≤ 0.5% և հաճախորդների գոհունակությունը ≥ 90% է։
Թվային էներգիայի քանակականացման հարցը օպտիմալացման ուղղություն է տալիս։
3. Կատարեք համակարգված՝ օգտագործելով գործիքներ։
Թույլ մի տվեք, որ ստանդարտ ընթացակարգերը (SOP) այլևս փոշի հավաքեն PDF ֆայլերում։
Այն կարող է անմիջապես ինտեգրվել համագործակցության համակարգերի և աշխատանքային հոսքերի մեջ, ինչպիսիք են Lark Multidimensional Tables-ը և Kouzi Workflow-ը։
Այսպիսով, աշխատակիցները կարող են անցնել հաջորդ քայլին մեկ սեղմումով, և գործընթացը ավտոմատ կերպով հիշեցվում և ձայնագրվում է։
Երբ ՍԳԸ-ները «ավտոմատացվում են», դրանց կատարումը այլևս մարդկային հուշում չի պահանջում։
V. Բարձր ստանդարտի ստանդարտ ընթացակարգի ձևանմուշ. Պարզապես լրացրեք այն, և այն կիրականացվի։
Լավ ձևանմուշը կարող է կրկնապատկել կատարման արագությունը։
Ստորև ներկայացված է բարձր ստանդարտի ստանդարտ ընթացակարգերի (SOP) տարածված կառուցվածքը.
1. Հիմնական տեղեկատվության տարածք
Գրանցեք ՍԳՕ-ի անվանումը, համապատասխան բաժինը, այն ստեղծող անձին, ուժի մեջ մտնելու ամսաթիվը և թարմացման հաճախականությունը։
Սա ապահովում է, որ յուրաքանչյուր տարբերակ հետքելի լինի և կանխի քաոսը։
2. Նպատակներ և նշանակություն
Բացատրեք նպատակը և հիմնական չափանիշները, ինչպիսիք են՝ «սխալի մակարդակի նվազեցումը», «փոխակերպման մակարդակի բարելավումը» և «մատակարարման ցիկլի կրճատումը»։
3. Գործընթացի ակնարկ
Նկարեք քայլերի շղթա սկզբից մինչև վերջ՝ նշելով պատասխանատու անձին, գործիքները և յուրաքանչյուր քայլի արդյունքը։
Օրինակ՝ Հաճախորդը կատարում է պատվեր → Համակարգը ստեղծում է պատվեր → Պահեստը հաստատում է պաշարները → Փաթեթավորում → Առաքում → Հաճախորդների սպասարկման հետևողականություն։
4. Աննորմալ սցենարներ և արձագանքներ
Նախապես պատրաստեք արտակարգ իրավիճակների պլան՝ «ինչ անել, եթե այն վթարի ենթարկվի»։
Համակարգի խափանումների, պաշարների պակասի և հաճախորդների բողոքների համար, խնդրում ենք հստակ նկարագրել դրանցից յուրաքանչյուրը՝ պատճառ + մշակման գործընթաց + պատասխանատու անձ։
5. Կիրառման և վերահսկողության մեխանիզմ
Պետք է լինի ստուգումների ռեժիմ, ինչպիսիք են «շաբաթական գործընթացային ստուգումները, ամսական ամփոփիչ հանդիպումները և եռամսյակային վերապատրաստման թարմացումները»։
6. Անընդհատ օպտիմալացման մեխանիզմ
ՍԳԸ-ները միանգամյա օգտագործման փաստաթղթեր չեն, դրանք պետք է լինեն այսպիսին...ԾրագրակազմՆրանք ունեն նաև տարբերակների համարներ՝ v1.0, v1.1, v1.2...
Յուրաքանչյուր վերանայում և թարմացում նպաստում է գործընթացն ավելի սահուն դարձնելուն։
VI. Գործադիր ընթացակարգերը (Գործադիր ընթացակարգերը) աճի շարժիչ ուժ դարձնելու առաջադեմ ռազմավարություններ
Երբ ՍԳՕ-ն կարողանա սահուն կերպով կատարվել, հաջորդ քայլը դրա համար «աճի ներուժ» ստեղծելն է։
1. Հետադարձ ՍԳՕ
Յուրաքանչյուր ակնարկ պետք է ներառի բարելավումների գրանցամատյան, որը կդառնա թիմի գիտելիքների բազայի մաս։
Երբ խնդիրները այլևս չեն կրկնվում, արդյունավետությունը բնականաբար բարելավվում է։
2. Ուսուցման վրա հիմնված ստանդարտ գործողության ընթացակարգ
Կատարման փորձը վերածվում է ուսումնական նյութերի, որպեսզի նորեկները կարողանան անմիջապես սովորել՝ հետևելով գործընթացին և սկսել առանց որևէ հարմարվողականության ժամանակահատվածի։
3. Աճի վրա հիմնված ստանդարտ գործառնական ծրագիր
Անընդհատ օպտիմալացնել գործընթացները տվյալների միջոցով՝ ստանդարտացումը շահույթի վերածելու համար։
«Ստանդարտացված գործողությունից» մինչև «արդյունավետության բարելավում և աճ», սա ստանդարտ գործառնական ընթացակարգի (SOP) վերջնական զարգացումն է։
VII. Կիրառման խորհուրդներ
- Վարժություններն առաջինըԹիմին գործընթացն ինքնուրույն անցկացնելն ավելի արդյունավետ է, քան տեսությունը 100 անգամ բացատրելը։
- Գործիքների ներդրումՍԳԸ-ները դարձրեք աշխատանքային հոսքի անբաժանելի մասը և դրանց կատարումը դարձրեք բնական։
- Կանոնավոր վերանայումԳտեք այն տեղը, որը ամեն անգամ խրվում է և քայլ առ քայլ լուծեք այն։
- ԽրախուսանքներՀրապարակավ գովեք և պարգևատրեք ուժեղ կատարողական կարողություններ ունեցող թիմերին։
ՍԳԸ-ները պարզապես ձանձրալի գործընթացներ չեն, դրանք արդյունավետության և մշակույթի համադրություն են։
Երբ գործընթացները դառնում են սովորություններ, աճը դառնում է անխուսափելի։
Ամփոփելով՝ ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (SOP) ընկերության «գործառնական օպերացիոն համակարգն» են։
Այսօրվա ավելի ու ավելի մրցակցային բիզնես միջավայրում ընկերությունները չեն վախենում գաղափարների պակասից, այլ դրանք իրականացնելու կարողության պակասից։
ՍՕՊ-ը «հրամանատարական համակարգ» է, որը ռազմավարությունը վերածում է գործողության։
Բարձր չափանիշների ստանդարտ գործողության ընթացակարգը (ՍԳԸ) չի վերաբերում «մի շարք կանոններ գրելուն», այլ «արդյունքներ ապահովող գործողությունների նախագիծ գրելուն»։
Այն կապում է մարդկանց, գործիքները և արդյունքները՝ հնարավորություն տալով բիզնեսներին անցնել քաոսից դեպի կրկնօրինակվող աճ։
Արդյունավետության գերիշխող դարաշրջանում, ով տիրապետում է ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերի (ՍԳԸ) մշակման և ներդրման արվեստին, կարող է օգտագործել համակարգեր՝ անհաջողությանը հաղթահարելու համար։
Վերջնական ամփոփում.
- Բարձր չափանիշներով ստանդարտ գործառնական ծրագրի (SOP) միջուկը կայանում է «դեկոնստրուկցիայի, կատարման և օպտիմալացման» մեջ։
- Գործողությունները, սցենարները և պարտականությունները բաժանելով՝ յուրաքանչյուր քայլ դառնում է հստակ և հետևելի։
- Օգտագործեք վարժանքներ, տվյալներ և գործիքներ՝ Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը (ՍԳԸ) իրականում իրականացնելու համար։
- Պարբերաբար վերանայեք և արդիականացրեք գործընթացները՝ դրանք ընկերության աճի շարժիչ ուժ դարձնելու համար։
Ամփոփում մեկ նախադասությամբ.
Թող ստանդարտ ընթացակարգերը (SOP) թղթապանակներից տեղափոխվեն աշխատակիցների առօրյա ռեժիմ, թող չափորոշիչները վերածվեն արդյունավետության, իսկ գործընթացները՝ շահույթի։
Գործողությունները միշտ ավելի կարևոր են, քան փաստաթղթերը։ Սկսած այսօրվանից՝ գրեք գործող ստանդարտ գործառնական ընթացակարգ (ՍԳԸ)։
Հույս Chen Weiliang բլոգ ( https://www.chenweiliang.com/ Այստեղ ներկայացված «Ինչո՞ւ չեն իրականացվում էլեկտրոնային առևտրի ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերը։ Տիրապետեք բարձրակարգ ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերի մշակման և իրականացման այս մեթոդների հավաքածուին՝ դրանց կատարումը 300%-ով բարձրացնելու համար» հոդվածը կարող է օգտակար լինել ձեզ համար։
Բարի գալուստ՝ կիսելու այս հոդվածի հղումը.https://www.chenweiliang.com/cwl-33344.html