Неліктен электрондық коммерцияның SOP (Стандартты операциялық процедуралар) орындалмай жатыр? Орындауды 300% арттыру үшін жоғары стандартты SOP әзірлеу және енгізу әдістерінің осы жинағын меңгеріңіз!

Неліктен компаниялардың стандартты операциялық процедуралары (SOP) әрқашан қағаз жүзінде қалады және ешқашан орындалмайды?

Бұл мақалада топтың орындалуы мен жұмыс тиімділігін жан-жақты жақсарту үшін процесті жобалаудан жауапкершілікті бөлуге дейін, содан кейін құралға негізделген орындауға дейін жоғары стандартты SOP әзірлеу және енгізу әдістерін қалай бөлуге болатынын үйретеді.

Осы SOP енгізу ой-пікірін меңгеру сіздің компанияңызды «адамдар басқаратыннан» «жүйелермен басқарылатынға» өзгертеді, тиімділігіңізді екі есе арттырады және көрінетін өсуге әкеледі!

Жоғары стандартты SOP әзірлеу және енгізу әдістерін жай ғана бөлшектеу арқылы біз ілгерілетуді қиындататын және өсуді қамтамасыз етпейтін SOP-тің үстірт деңгейде қалу мәселесін шеше аламыз!

Отбасы болғандаЭлектрондық коммерцияЕгер компанияның Стандартты операциялық процедуралары (SOPs) өлеңдер жинағынан қалыңырақ болса, бірақ ол әлі де орындаудағы қиындықтарға, баяу жүзеге асырылуға және шынайы жүзеге асырылмауға батып тұрса, онда бұл SOP «өсу қозғалтқыштары» емес, жай «декорация» екенін білдіреді.

Өсуді шынымен ынталандыратын жоғары стандартты SOP жазылмайды, керісінше «бөлшектелген» және «таусылған».

Енді командалар процестерді шынымен жылдамдатуы және стандарттар арқылы ақша табуы үшін SOP-ті қағаздан шындыққа қалай жеткізу туралы сөйлесейік.

I. Жоғары стандартты SOP-тердің жаны: Олар жай ғана көрсету үшін емес, олар істерді аяқтау үшін.

Көптеген адамдарда SOP туралы қате түсінік бар.

Олар неғұрлым егжей-тегжейлі болса, соғұрлым жақсы деп ойлады, бірақ нәтиже қызметкерлердің оқуға қиналмайтын үйінді құжаттары болды.

Шын мәнінде, SOP мағынасы бір ғана нәрсе -Орындауды дәйекті, басқарылатын және оңтайландыратын етіп жасаңыз..

Егер стандартты операциялық процедура (SOP) жаңадан келген адамға бірден жұмысқа кірісуге мүмкіндік бермесе, ол өзінің мәнін жоғалтады.

Жоғары стандартты SOP форматтың қаншалықты әдемі екендігі туралы емес, оның «әрекетке бағыт-бағдар бере алатындығы» туралы.

Ол GPS сияқты әрекет етіп, барлығына әрі қарай қайда бару керектігін, не істеу керектігін және кім жауапты екенін білуге ​​мүмкіндік береді.

Екіншіден, SOP әзірлемес бұрын өзіңізге үш негізгі сұрақ қойыңыз.

Көптеген компаниялардың SOP жұмыскерлерге емес, басшылардың дұрыс сұрақтар қоймауына байланысты «жаңадан бастау» кезеңінде тұрып қалады.

Бірінші сұрақ: бізге SOP не үшін қажет?

Бұл қателерді азайту үшін бе? Тиімділікті арттыру керек пе? Тұтынушы тәжірибесін жақсарту керек пе?

Мақсат анық емес болса, Стандартты операциялық процедура (SOP) жай формализмге айналады.

Мақсаттарды нақты анықтау арқылы ғана стандарттарды анықтауға болады.

Екінші сұрақ: Оны кім пайдаланады? Оны кім басқарады?

SOP - бұл басшылық сақтауға арналған құжаттар емес, алдыңғы қатардағы қызметкерлер күнделікті қолданатын құралдар.

Кім орындайтынын, кім қадағалайтынын және кім оңтайландыратынын нақтылау маңызды.

«Орындаушы» және «жауапты адам» болмаса, Стандартты операциялық процедура (SOP) тек бос қабық болып табылады.

Үшінші сұрақ: Стандарттар дегеніміз не?

«Жоғары стандарт» термині жұмбақ естіледі, бірақ ол жай ғана «басқалар үлгі алу арқылы бірдей нәтижелерге қол жеткізе алады» дегенді білдіреді.

Мысалы, «тұтынушыларға қызмет көрсететін персонал мейірімді үнді қолдануы керек» деп жазу тым анық емес;

Оны «Тұтынушыларға қызмет көрсету қызметкерлері «Сәлеметсіз бе, мен XXX, мен сізге қалай көмектесе аламын?» жолын пайдалануы керек» деп өзгерту тиімдірек болар еді.

3. Шын мәнінде іске асырылатын Стандартты операциялық процедураларды (SOPs) қалай шығаруға болады?

SOP енгізудің құпиясы «бөлшектеуде» жатыр.

Пиязды тазарту сияқты, оны әрекет деңгейіне дейін қабат-қабат бөліңіз.

1. Процесті бөлшектеңіз: әрбір қадамды дәл орындау үшін ең кішкентай бөлшектерге дейін.

Мысалы, тапсырыс берушінің тапсырыс бергенін жасырмаңыз.

Процесс келесідей бөлінеді: Жүйе тапсырысты жасайды → Қойма тапсырысты алады → Қаптама → Бақылау нөмірін жүктеп салу → Тұтынушыларға қызмет көрсету растайды.

Әрбір қадам нақты жазылуы керек: кім басқарады, қандай құралдар пайдаланылады және қабылдау нәтижелері қандай.

Осылайша, жаңадан келгендер бірден түсінеді және оны жүзеге асыру кезінде шатастырмайды.

2. Сценарийдің бөлінуі: ерекше жағдайлар немесе сәтсіздіктер жағдайында не істеу керектігін қарастырыңыз.

SOP тек тегіс жүзу үшін ғана емес.

Барлық ықтимал «егер болса» анық көрсетілуі керек:

Тапсырыс сәтсіз болса ше? Егер қор тапшылығы болса ше? Клиенттердің шағымдарын қалай өңдеймін?

Мұндай сценарийге негізделген стандартты операциялық процедуралар (SOPs) жиі кездеседішешуші сәтКүнді сақтады.

3. Жауапкершілікті анықтау: Әрбір қадамға атау беру керек.

«Жауапты бөлім» шын мәнінде «жауапты ешкім жоқ» дегенге тең.

Ол нақты тұлғаларға анық тағайындалуы керек, мысалы, «Ли Си пакеттері, Ван Ву шолулары және Чжао Лю кемелері».

Жауапкершілікті нақты тұлғаларға жүктегенде ғана процесс шынымен жабық цикл болуы мүмкін.

IV. Стандартты операциялық процедураларды (SOPs) қағаздан қағазға енгізудің үш негізгі әдісі

Жоспар құру оңай; оны жүзеге асыру – нағыз сынақ.

Жоғары стандартты SOP тірі болуы үшін ол «орындауға, өлшеуге және енгізуге» қабілетті болуы керек.

1. «Дәрістерді» «дәрістермен» ауыстырыңыз

Көптеген компаниялар толығымен SOP оқыту үшін құжаттарды беруге сенеді, нәтижесінде барлығы келісіп бас изеді, бірақ кейін оны мүлдем ұмытып кетеді.

Ең тиімді әдіс - әр адамның нақты процесті бір рет орындауы.

Тапсырыс беруден бастап жеткізуге дейін процеске барлығына қатысуға мүмкіндік беру арқылы проблемалар табиғи түрде ашылады.

Бір спектакль он кездесуге тең.

2. Орындау нәтижелерін бақылау үшін деректерді пайдаланыңыз

Әрбір SOP қадамында көрсеткіштер болуы керек.

Мысалы, тұтынушыларға қызмет көрсетудің жауап беру уақыты ≤ 1 минут, қате деңгейі ≤ 0.5% және тұтынушылардың қанағаттануы ≥ 90%.

Цифрлық энергияны сандық анықтау мәселесі оңтайландыруға бағыт береді.

3. Құралдарды пайдаланып жүйелі түрде орындау.

Енді SOP PDF файлдарында шаң жинап отыруына жол бермеңіз.

Ол Lark көпөлшемді кестелері және Kouzi жұмыс процесі сияқты бірлескен жүйелер мен жұмыс процестеріне тікелей біріктірілуі мүмкін.

Осылайша, қызметкерлер бір рет басу арқылы келесі қадамға өте алады және процесс автоматты түрде еске түседі және жазылады.

SOP «автоматтандырылған» кезде, олардың орындалуы бұдан былай адамның шақыруын қажет етпейді.

V. Жоғары стандартты SOP үлгісі: жай ғана толтырыңыз, сонда ол орындалады.

Жақсы үлгі орындалу жылдамдығын екі есе арттыра алады.

Төменде жалпы жоғары стандартты SOP құрылымы берілген:

1. Негізгі ақпарат аймағы

SOP атауын, тиісті бөлімді, оны жасаған адамды, күшіне ену күнін және жаңарту жиілігін жазып алыңыз.

Бұл әрбір нұсқаның қадағаланатындығын және хаостың алдын алуды қамтамасыз етеді.

2. Мақсаттары мен маңызы

«Қате деңгейін төмендету», «түрлендіру жылдамдығын жақсарту» және «жеткізу циклін қысқарту» сияқты мақсат пен негізгі көрсеткіштерді түсіндіріңіз.

3. Процесске шолу

Әрбір қадам үшін жауапты адамды, құралдарды және шығысты көрсететін қадамдар тізбегін басынан аяғына дейін сызыңыз.

Мысалы: Тұтынушы тапсырыс береді → Жүйе тапсырыс жасайды → Қойма тауарлық-материалдық қорды растайды → Қаптама → Жеткізу → Тұтынушыға қызмет көрсетуді қадағалау.

4. Қалыпты емес сценарийлер және жауаптар

«Егер ол апатқа ұшыраса, не істеу керек» үшін алдын ала күтпеген жағдай жоспарын дайындаңыз.

Жүйенің істен шығуы, қорлардың бітуі және тұтынушылардың шағымдары үшін әрқайсысын нақты сипаттаңыз: себеп + өңдеу процесі + жауапты тұлға.

5. Іске асыру және қадағалау механизмі

«Апта сайынғы технологиялық тексерулер, ай сайынғы есеп беру кездесулері және тоқсан сайынғы оқытуды жаңарту» сияқты тексерулердің жоспары болуы керек.

6. Үздіксіз оңтайландыру механизмі

SOP бір реттік құжаттар емес; олар сияқты болуы керек ...软件Олардың нұсқа нөмірлері де бар: v1.0, v1.1, v1.2...

Әрбір шолу және жаңарту процесті біркелкі орындауға көмектеседі.

VI. SOP-ті өсу қозғалтқышына айналдырудың кеңейтілген стратегиялары

SOP біркелкі орындалса, келесі қадам оны «өсу әлеуетін» жасау болып табылады.

1. Ретроспективті SOP

Әрбір шолуда команданың білім қорының бөлігі болатын жақсартулар туралы жазба болуы керек.

Мәселелер қайталанбаса, тиімділік табиғи түрде жақсарады.

2. Оқытуға негізделген СОП

Орындау тәжірибесі оқу материалдарына айналады, осылайша жаңадан келгендер процесті бақылай отырып, тікелей үйреніп, ешқандай түзету кезеңінсіз жұмысқа кіріседі.

3. Өсуге бағытталған SOP

Стандарттауды пайдаға айналдыру үшін процестерді деректермен үздіксіз оңтайландырыңыз.

«Стандартталған жұмыстан» «тиімділікті арттыруға және өсуге» дейін бұл SOP-тің соңғы эволюциясы.

VII. Іске асыру бойынша кеңестер

• Алдымен жаттығуларТеорияны 100 рет түсіндіріп бергеннен гөрі, команданың процесті өздері жүргізгені тиімдірек.
• Құралды ендіруSOP-ті жұмыс процесінің ажырамас бөлігіне айналдырып, олардың орындалуын табиғи етіңіз.
• Тұрақты шолуӘр жолы кептелетін орынды тауып, оны кезең-кезеңімен өңдеңіз.
• Ынталандыру механизміКүшті орындау мүмкіндіктері бар командаларды көпшілік алдында мадақтаңыз және марапаттаңыз.

SOP - бұл жай ғана жалықтыратын процестер емес; олар тиімділік пен мәдениеттің қосындысы.

Процестер әдетке айналғанда, өсу сөзсіз болады.

Қорытындылай келе, SOP – бұл компанияның «операциялық операциялық жүйесі».

Бүгінгі бәсекелестік күшейіп келе жатқан бизнес-ортада компаниялар идеялардың жоқтығынан емес, оларды жүзеге асыру қабілетінің жоқтығынан қорқады.

SOP – стратегияны әрекетке айналдыратын «командалық жүйе».

Жоғары стандартты SOP бұл «бірнеше ережелерді жазу» туралы емес, «нәтиже беретін әрекеттің жобасын жазу» туралы.

Ол адамдарды, құралдарды және нәтижелерді байланыстырады, бұл бизнеске хаостан қайталанатын өсуге көшуге мүмкіндік береді.

Тиімділік үстемдік ететін дәуірде стандартты операциялық процедураларды (SOPs) әзірлеу және енгізу өнерін меңгерген адам сәттілікті жеңу үшін жүйелерді пайдалана алады.

Қорытынды қорытынды:

• Жоғары стандартты SOP негізі «деконструкцияда, орындауда және оңтайландыруда» жатыр.
• Әрекеттерді, сценарийлерді және жауапкершіліктерді бөлу арқылы әрбір қадам анық және бақыланатын болады.
• SOP шын мәнінде жүзеге асыру үшін жаттығуларды, деректерді және құралдарды пайдаланыңыз.
• Процестерді компанияның өсу қозғалтқышына айналдыру үшін жүйелі түрде қарап шығыңыз және жаңартыңыз.

Бір сөйлеммен түйіндеу:

SOP қалталардан қызметкерлердің күнделікті жұмысына көшуге, стандарттар тиімділікке айналуына және процестердің пайдаға айналуына мүмкіндік беріңіз.

Әрекеттер әрқашан құжаттардан маңыздырақ. Бүгіннен бастап жұмыс істейтін стандартты операциялық процедураны (SOP) жазыңыз.