Co oznacza proces SOP? Praktyczne szablony + przypadki nauczą Cię, jak to zrobić w jednym kroku✅

Co dokładnie oznacza proces SOP?

W tym artykule nie tylko dokładnie zrozumiesz podstawowe założenia standardowych procedur operacyjnych, ale także poznasz prawdziwe przypadki, które krok po kroku nauczą Cię, jak stworzyć efektywny system SOP dla Twojej firmy, szybko usprawnić realizację zadań zespołowych, ułatwić zarządzanie szefom oraz sprawić, by pracownicy stali się samodzielni i wyznaczali standardy!

Nie obwiniaj swoich pracowników za to, że są niewiarygodni. To dlatego, że nie rozumiesz, co oznacza proces SOP! 🔥

Czy wiesz? Pracownicy codziennie wpadają w pułapki, nie dlatego, że są głupi, ale dlatego, że nie nauczyliśmy ich, jak ich unikać.

Na czym dokładnie polega proces SOP?

Mówiąc krótko:SOP (Standardowa procedura operacyjna), zapisz wyraźnie każdą pozycję, każde zadanie i każdy krok, aby osoba, która się tym zajmie, mogła to wykonać tak, jakbyś kopiował i wklejał!

Brzmi to prosto, ale niewiele osób naprawdę rozumie SOP.

Kiedy wielu szefów wspomina o zarządzaniu, mówią tylko: „Przyglądaj mu się bliżej”, „Dlaczego on ciągle popełnia błędy”, „Ile razy mu mówiłem?”

Ale problemem nie jest to, że ludzie nie są wystarczająco dobrzy;Niejasny proces!

Istota SOP: nie standaryzacja, a powielanie sukcesu!

Wszyscy myślą, że SOP służy do regulowania pracy pracowników, ale to nieprawda!

Naprawdę świetna procedura operacyjna to taka, która przekształca doświadczenie w standardy, dzięki czemu inni mogą szybko się uczyć, szybko zaczynać i szybko osiągać wyniki!

Na przykład, jeśli zatrudnisz nowego przedstawiciela obsługi klienta, a SOP będzie dobrze napisany, będzie on w stanie poradzić sobie z 80% problemów już pierwszego dnia;

Procedury operacyjne są słabo napisane, a pracownik nadal wygląda jak nowy, mimo że przepracował tam trzy miesiące.

Jeśli proces sprzedaży, który podsumowałeś po dziesięciu latach ciężkiej pracy, da się przekształcić w standardową procedurę operacyjną, którą każdy może powtórzyć, będzie to prawdziwy „aktyw korporacyjny”!

Sekretem łatwego funkcjonowania firmy jest przestrzeganie przez wszystkich pracowników procedur operacyjnych (SOP).

Nie przesadzam, ale w niektórych firmach prawie nikt nie pracuje po godzinach i nikt nie organizuje codziennie spotkań, aby się kłócić.

Dlaczego?

Tylko jedno słowo:Pisać!

Dla każdego stanowiska należy opracować procedurę operacyjną (SOP), którą po sporządzeniu należy regularnie przeglądać i aktualizować.

Niektóre procedury operacyjne są pisane z pojedynczej kartki A4 na kilkudziesięciu stronach pliku PDF, a następnie optymalizowane do postaci wizualnego procesu operacyjnego online, tak aby każdy, kto przyjdzie, mógł go zrozumieć i każdy, kto go zobaczy, mógł z niego skorzystać.

Z każdym dniem pojawia się coraz mniej problemów, błędów jest coraz mniej, a zarządzanie staje się łatwiejsze.

Szef jest zbyt leniwy, żeby namawiać ludzi do pracy. Procedury po prostu leżą i mówią więcej niż ja.

A teraz zacznijmy ćwiczyć!

SOP domeny prywatnej: Niech operacje nie opierają się już na „metafizyce”!

Skoro mowa o domenach prywatnych, zastanawiam się, czy kiedykolwiek myliłeś się co do różnych „władców domen prywatnych”.

Czym są etykiety, rozszczepienie, udoskonalone operacje, transakcje w sieciach społecznościowych...

Ale czy zauważyłeś:Powodem, dla którego prywatna domena jest trudna, jest to, że każdy działa inaczej!

Każda obsługa klientaCopywritingTo jest inne. Każda społeczność ma inne zasady, a przebieg każdej aktywności jest inny, dlatego rezultatem jest oczywiście bałagan!

Dlatego wiele wiodących zespołów działających w sektorze prywatnym przekształciło już wszystkie swoje procesy operacyjne w standardowe procedury operacyjne!

Jak na przykład:

• Jakie słowa należy wysłać w ciągu 3 godzin po pozyskaniu nowych klientów?
• Która fala korzyści zostanie uruchomiona 7. dnia?
• Jak długo trwa zanim użytkownik będzie milczał przed aktywacją? Jak aktywować?
• Jak podążać za rytmem funkcjonowania społeczności i jak projektować scenariusze

Odkryjesz, że: jeśli domena prywatna nie ma procedur operacyjnych, jest jak samochód wyścigowy bez kierownicy. Im szybciej jedzie, tym łatwiej go wywrócić!

Zarządzanie SOP Yu Donglaia zmienia życie

W 2014 roku mój znajomy przypadkiem poznał Yu Donglai, przedsiębiorcę z Xuchang.

W tamtym czasie Pang Donglai nie było tak popularne jak teraz.

Ale kiedy mój przyjaciel odwiedził ich sklep po raz pierwszy, był w szoku.

Istnieją standardy zachowania każdego pracownika;

Każdy proces ma pisemny zapis;

Za każdym wydarzeniem stoi kompletny zestaw procedur operacyjnych, które je wspierają!

Dopiero wtedy zrozumiałem, że sukces biznesu zależy nie od utalentowanych ludzi, ale od utalentowanych systemów!

Kiedy mój przyjaciel wrócił do domu, zaczął gorączkowo pisać SOP.

Później każda czynność działu obsługi klienta, każda operacja w magazynie, każdy proces zwrotu kosztów w dziale finansowym... - wszystko to zostało zapisane w podręczniku operacyjnym.

Powodem, dla którego firma mojego przyjaciela jest dziś tak stabilna, jest to, że zasiane wówczas nasiona wykiełkowały.

Bez SOP będziesz musiał czekać na „zarządzanie gaszeniem pożaru”!

Szczerze mówiąc, wiele firm boryka się z problemami, ponieważ nie mają procedur operacyjnych (SOP).

Każdego dnia tkwimy w błędnym kole: „coś się dzieje → znajdź kogoś → porozmawiaj z nim → napraw to → coś się znowu dzieje”.

Myślisz, że to problem pracownika, ale tak naprawdę to szef nie wprowadził należycie tego procesu.

Myślisz, że możesz rozwiązać problem zatrudniając ludzi, ale w rzeczywistości nie dajesz im nawet standardów, jak to zrobić.

Istnieje SOP,Pierwszy krok do transformacji firmy z „rządów człowieka” na „zarządzanie systematyczne”!

Naprawdę świetny SOP musi mieć możliwość ciągłego rozwoju!

Wiele osób pisze SOP-y, a potem je odrzuca. Nie są one ruszane przez kilka lat, a pracownicy wciąż muszą oglądać je przez lupę.

To nie nazywa się SOP, to nazywa się „zabytkami kulturowymi”!

Przydatna procedura operacyjna (SOP) musi być regularnie powtarzana!

Na przykład, co miesiąc organizujemy „spotkanie poświęcone optymalizacji procesów”, a każdy dział musi przedstawić sugestie dotyczące obszarów, w których procesy utknęły w martwym punkcie, są spowolnione lub skomplikowane, a następnie je zoptymalizować!

Jeśli procedura operacyjna (SOP) danego stanowiska jest optymalizowana co trzy miesiące, po roku różnica będzie znacząca.

Jak więc zacząć tworzyć SOP? Nauczę cię czterech kroków!

1. Zadanie demontażu

Sporządź listę wszystkich obowiązków związanych ze stanowiskiem.

Na przykład praca w obsłudze klienta: przyjmowanie nowych użytkowników, odpowiadanie na pytania, rozpatrywanie skarg, obsługa posprzedażowa...

2. Udoskonal kroki

Każde zadanie jest podzielone na szczegółowe kroki wykonania, a standardy i środki ostrożności są oznaczone.

Na przykład: „Witamy nowych użytkowników”:

• Krok 1: Witamy
• Krok 2: Zrozum potrzeby
• Krok 3: Wyślij tekst wprowadzający produkt
• Krok 4: Zbierz informacje o kliencie

3. Utwórz szablony i formularze

Uczyń SOP wizualnymi. Nie pisz tylko tekstu. Dodaj zdjęcia, filmy i szablony, aby ludzie mogli zrozumieć to na pierwszy rzut oka!

4. Stały rytm przeglądu

Dokonuj przeglądu raz w miesiącu, zbieraj opinie pracowników, a następnie wprowadzaj zmiany i iteracje w odpowiednim czasie, aby procedura operacyjna była coraz skuteczniejsza!

Szablon formularza SOP + praktyczny przypadek

Poniżej znajduje się zwięzły, przejrzysty i łatwy do zrozumienia szablon SOP + demonstracja przypadku, który można bezpośrednio wykorzystać w rzeczywistych operacjach👇

✅ Praktyczny szablon SOP (do zastosowania na każdym stanowisku)

Numer kroku	Stanowisko	Etapy działania (szczegółowe instrukcje)	Normy/Wymagania	注意 事项	Osoba odpowiedzialna
1	Pozyskiwanie nowych klientów	Wyślij wiadomość powitalną do klientów i przedstaw się proaktywnie	Ukończ w 1 minutę	Przyjazny ton, brak linków reklamowych	Obsługa klienta A
2	Poznaj potrzeby klientów	Zadawaj wstępnie ustawione pytania, aby zrozumieć bieżące potrzeby klienta	Nie mniej niż 3 kluczowe pytania	Unikaj zadawania zbyt wielu pytań i wywoływania u klientów odrazy	Obsługa klienta A
3	Poleć odpowiednie produkty	Wyślij odpowiednią kopię wprowadzenia do produktu lub link do filmu zgodnie z potrzebami klienta	Nie można wypychać więcej niż 3 produktów	Unikaj nadmiernego polecania, które prowadzi do odejścia klientów	Obsługa klienta A
4	Zbieranie informacji o klientach	Uzyskaj identyfikator WeChat/numer telefonu komórkowego klienta i wprowadź tę informację do systemu CRM	Informacje muszą być kompletne i dokładne	Nie wymuszaj, gdy klient odmawia	Obsługa klienta A
5	Ustawienia przypomnień o kolejnych czynnościach	Ustaw automatyczne przypomnienie o drugiej wizycie kontrolnej po 3 dniach	Skonfiguruj w systemie CRM	Częstotliwość wizyt kontrolnych nie powinna być zbyt częsta	Obsługa klienta A

[/su_table]

🎯 Przypadek: Schemat blokowy SOP operacji społecznościowych (na przykładzie 7-dniowej działalności rozszczepienia)

Jeśli w Twojej firmie nie ma takiego formularza, to nie oznacza, że ​​Twoi pracownicy nie pracują ciężko, tylko że nie wiedzą, co robić! 😅
Skopiuj ten szablon i natychmiast rozpocznij zarządzanie procesami, aby zwiększyć swoją wydajność! 🚀

SOP to nie tylko proces, to także zarządzanie szefaFilozofia!

Istotą SOP jest w zasadzie„Proceduralizować” mechanizm działania przedsiębiorstwa, tak jak programista pisze kod, zakodowaną na stałe logikę systemu, maszyna może działać normalnie.

Zarządzanie polega na zapisywaniu zachowań „ludzi” w zestawie „systemów operacyjnych”.

To, czy firma przetrwa długo i będzie działać stabilnie, nie zależy od kompetencji jej szefa, ale od tego, czy stworzyła system, który pozwala „zwykłym ludziom osiągać niezwykłe wyniki”.

Ten system jest procedurą standardową.

Najdoskonalszą formą zarządzania jest nie wykonywanie zadań samemu, lecz pozwolenie, aby system pracował dla ciebie.

Podsumowując, o jakich ważnych rzeczach rozmawialiśmy?

• Proces SOP jest standardową procedurą operacyjną, a nie formalnością. Jest podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa.
• Dobra procedura operacyjna jest repliką doświadczenia, pozwalającą wszystkim uniknąć zboczeń z trasy.
• Bez SOP kierownictwo firmy może polegać jedynie na krzykach i naleganiach, a także zawsze gasić pożary
• Prywatne domeny SOP stanowią podstawę operacji w obrębie domen prywatnych. Tylko jasne procesy mogą zagwarantować wzrost.
• SOP nie jest jeszcze skończony po jego napisaniu. Aby stawać się coraz lepszym, konieczna jest stała kontrola i iteracja.
• Co najważniejsze, szefowie powinni traktować SOP jako strategię, a nie jako trywialną papierkową robotę.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma działała na autopilocie i nie popadała w panikę;

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy zachowywali się jak jednostka wojskowa;

Jeśli chcesz zmienić się z „działacza” na „twórcę systemu”;

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś teraz zrobić, jest zapisanie tytułu swojego pierwszego SOP!

(Oczywiście możesz też użyćAInarzędzia onlineAby udoskonalić proces SOP)

Dlaczego nie otworzysz programu Excel i nie zaczniesz pisać swojego pierwszego procesu? Twoja przyszła „wolność od lenistwa” zależy od tej rzeczy! 💻💼🔥

Zacznij już teraz, Twoja firma Ci podziękuje.