Como a empresa reage quando encontra problemas? O segredo para resolver o problema pela raiz!

Como resolver problemas na empresa? Este artigo irá revelar a você o segredo exclusivo para resolver fundamentalmente os problemas da empresa, ajudar os gerentes a lidar de forma eficaz com os diversos problemas da empresa e melhorar a eficiência operacional. Seja estrutura organizacional, otimização de processos ou gestão de pessoas, você encontra soluções eficientes para ajudar sua empresa a avançar com firmeza e ser invencível!

Quando uma empresa está em operação, sempre encontrará diversos problemas, alguns deles reclamações de clientes e outros defeitos em processos internos. Mas quando muitos chefes lidam com estes problemas, muitas vezes apenas “tratam os sintomas e não a causa raiz”.

Qual é o significado? Ao encontrar avaliações negativas de clientes, lidar com as reclamações dos clientes é uma simples questão de “tratar os sintomas”;

Começando pelas causas raízes das avaliações negativas, melhorar as descrições dos produtos ou melhorar os processos de controle de qualidade é a verdadeira “causa raiz”.

Então, como podemos “tratar a causa raiz”? Vamos mergulhar em algumas estratégias principais.

1. Analise a essência do problema

O primeiro passo para resolver os problemas de uma empresa é aprender a analisar as causas profundas do problema, em vez de ficar na superfície.

Por exemplo, algumas avaliações negativas podem ser devidas a descrições insuficientes do produto que impedem os clientes de compreender totalmente como usar o produto.

Neste momento, você precisa considerar se a descrição do produto precisa ser melhorada ou se a experiência do usuário pode ser melhorada por meio de melhorias no design.

Da mesma forma, se uma avaliação negativa resultar da qualidade do produto, a causa mais profunda pode ser um controle de qualidade negligente ou mão de obra defeituosa.

Para evitar completamente que problemas semelhantes voltem a acontecer, as empresas precisam de optimizar todo o processo de controlo de qualidade e até mesmo separar cuidadosamente cada elo da cadeia de abastecimento, da produção à embalagem, para identificar riscos potenciais.

2. Estabeleça um mecanismo sistemático de resolução de problemas

A resolução de problemas da empresa deve seguir regras. Sempre que surge um novo problema, não apenas “tratamos a dor de cabeça e o pé”, mas estabelecemos um mecanismo sistemático de solução para garantir que o problema não volte a ocorrer. Isto pode ser alcançado por:

• Registro e classificação de problemas: Sempre que ocorrer um problema, registre detalhadamente o tipo, a frequência da ocorrência, o impacto e outras informações e estabeleça um banco de dados do problema.
• 流程 优化: Revise regularmente os processos de negócios existentes, encontre problemas de alta frequência e otimize gradualmente cada detalhe do processo.
• A responsabilidade recai sobre as pessoas: A resolução dos problemas deve ser atribuída ao responsável específico, garantindo que cada problema seja rastreado e resolvido por alguém.

Ao estabelecer um mecanismo padronizado, os problemas não só podem ser resolvidos mais rapidamentePosicionamento, também permite que os funcionários respondam com mais calma quando surgem problemas, melhorando a eficiência geral do trabalho.

3. Evite tomadas de decisão “emocionais” e busque uma gestão “baseada em dados”

Muitos chefes inevitavelmente terão emoções pessoais ao resolver problemas, como ficar insatisfeitos com a reclamação de um cliente ou particularmente impacientes com os erros de um funcionário. A tomada de decisões emocionais pode levar a “dores de cabeça e dores de cabeça” a curto prazo, mas será difícil erradicar o problema a longo prazo.

O gerenciamento baseado em dados pode tornar a tomada de decisões maisCiência. Por exemplo, podemos contar as causas das reclamações dos clientes nos últimos meses e analisar os tipos de problemas comuns enfrentados pelos funcionários. Através destas análises de dados, podemos descobrir a semelhança dos problemas e fazer planos de melhoria mais direcionados. Isso não apenas curará a causa raiz do problema, mas também reduzirá gradualmente a frequência do problema.

4. Cultive a cultura de “reflexão” e “feedback” da equipe

No processo de resolução de problemas, não basta o chefe pensar e analisar sozinho.

As experiências e feedback em primeira mão dos membros da equipe muitas vezes podem fornecer perspectivas valiosas para uma solução mais profunda de problemas.

Portanto, é fundamental cultivar uma cultura de reflexão e feedback dentro da empresa.

• mecanismo reflexivo: Cada vez que um problema é resolvido, você também pode organizar uma equipe para realizar uma reunião de reflexão para discutir a causa raiz do problema, a racionalidade da solução e como evitar problemas semelhantes no futuro.
• mecanismo de feedback: os funcionários podem fornecer feedback a qualquer momento quando descobrirem possíveis problemas no trabalho. Especialmente as vendas da linha de frente, atendimento ao cliente e outros funcionários, são o grupo que melhor entende as necessidades do cliente e pode identificar possíveis problemas o mais rápido possível.

Através do mecanismo de reflexão e feedback, a empresa pode formar um modelo benigno de melhoria cíclica para garantir que cada problema seja resolvido em profundidade e não volte a ocorrer uma segunda vez (não acontecerá novamente no futuro).

5. Examine o problema de uma dimensão superior

Alguns problemas podem parecer ser questões empresariais específicas, mas na verdade estão intimamente relacionados com factores de nível de gestão, tais como estrutura organizacional e mecanismos de incentivo.

Por exemplo, se o desempenho de um determinado departamento for fraco, pode não ser que os funcionários desse departamento não estejam a trabalhar suficientemente, mas sim que o mecanismo de incentivo da empresa não tenha mobilizado o seu entusiasmo.

Portanto, como gestor, você deve aprender a ver e resolver problemas de uma dimensão superior.

Por exemplo, quando você descobre que o moral da equipe está baixo, você pode considerar redesenhar a estrutura de incentivos da empresa ou melhorar as oportunidades de treinamento dos funcionários para que todos se sintam motivados a crescer.

Esses métodos melhoram fundamentalmente a satisfação dos funcionários e reduzem naturalmente a frequência dos problemas.

6. Aprenda com a experiência de colegas

Não é assustador encontrar problemas, mas são os problemas recorrentes que assustam.

Na verdade, a maioria dos problemas encontrados pelas empresas também serão encontrados pelas empresas pares.

Portanto, se você aprender mais com empresas de referência do setor, muitas vezes poderá evitar muitos desvios. Excelentes modelos de gestão, experiências bem-sucedidas de otimização de processos, etc. são conteúdos que podem ser referenciados e aprendidos.

Participando regularmente de conferências e seminários do setor ou comunicando-se com outras empresas, você pode aprender como outras empresas resolvem problemas de forma eficiente, transformam essas experiências em melhorias de processos da própria empresa e reduzem gradualmente a ocorrência de problemas.

7. Faça da solução de problemas parte da cultura corporativa

Se a empresa tiver um mecanismo para resolver problemas, isso já é um grande passo, mas um passo a mais é tornar a “solução de problemas” parte da cultura corporativa;

Quando os colaboradores tiverem consciência para resolver problemas, toda a empresa se desenvolverá de forma mais eficiente e unida.

A empresa pode estabelecer um mecanismo de recompensa para incentivar os funcionários a descobrir e resolver problemas de forma proativa, para que o sentimento de realização dos funcionários possa ser combinado com os interesses da empresa, estabelecendo assim uma cultura corporativa mais saudável.

Precisamos pensar profundamente sobre cada questão:

Como evitar que esse problema aconteça novamente?

Se você conseguir evitar que todos os problemas ocorram uma segunda vez, sua empresa terá menos problemas resolvidos.

Por que alguns chefes mal conseguem ir para a empresa?

Como tenho esse método de trabalho, sempre que surge um problema, tenho que pedir à operação que o resolva:

“Como evitar que esse tipo de problema aconteça novamente no futuro.”

• Não é assustador encontrar problemas. O que é assustador é que os problemas se repetem.
• Lembre-se dos problemas que você encontra, 100% dos seus colegas encontrarão os mesmos problemas.

Conclusão: Somente “tratando a causa raiz” os problemas da empresa podem ser reduzidos e reduzidos.

Na gestão empresarial, o surgimento de problemas é inevitável, mas a recorrência dos problemas pode ser controlada.

Somente identificando e resolvendo problemas fundamentalmente por meio do “tratamento das causas raízes” podemos garantir que as operações da empresa se tornem mais eficientes e que haja menos problemas.

Uma empresa excelente não tem problemas, mas tem a capacidade de aprender com os problemas e melhorar continuamente.

Portanto, não tenha medo dos problemas, enfrente-os com coragem, reflita sobre eles e encontre oportunidades de crescimento!