Cum reacţionează compania când întâmpină probleme? Secretul rezolvării problemei de la rădăcină!

Cum se rezolvă problemele din companie? Acest articol vă va dezvălui secretul exclusiv pentru a rezolva în mod fundamental problemele companiei, pentru a ajuta managerii să facă față în mod eficient diferitelor probleme ale companiei și pentru a îmbunătăți eficiența operațională. Fie că este vorba despre structură organizatorică, optimizarea proceselor sau managementul personalului, puteți găsi soluții eficiente pentru a vă ajuta compania să avanseze constant și să fie invincibilă!

Atunci când o companie funcționează, va întâmpina întotdeauna diverse probleme, dintre care unele sunt plângeri ale clienților și unele sunt defecte ale proceselor interne. Dar atunci când mulți șefi se confruntă cu aceste probleme, ei adesea „tratează mai degrabă simptomele decât cauza principală”.

Care este sensul? Atunci când întâlniți recenzii negative ale clienților, gestionarea reclamațiilor clienților este o simplă chestiune de „tratarea simptomelor”;

Pornind de la cauzele fundamentale ale recenziilor negative, îmbunătățirea descrierilor produselor sau îmbunătățirea proceselor de control al calității este adevărata „cauza principală”.

Deci, cum putem „trata cauza principală”? Să ne aprofundăm în câteva strategii cheie.

1. Analizați esența problemei

Primul pas în rezolvarea problemelor unei companii este să înveți să analizezi cauzele principale ale problemei, mai degrabă decât să stai la suprafață.

De exemplu, unele recenzii negative se pot datora descrierilor insuficiente ale produselor, care împiedică clienții să înțeleagă pe deplin cum să folosească produsul.

În acest moment, trebuie să vă gândiți dacă descrierea produsului trebuie îmbunătățită sau dacă experiența utilizatorului poate fi îmbunătățită prin îmbunătățiri de design.

În mod similar, dacă o recenzie negativă provine din calitatea produsului, cauza mai profundă poate fi controlul lax al calității sau manopera defectuoasă.

Pentru a preveni complet repetarea problemelor similare, companiile trebuie să optimizeze întregul proces de control al calității și chiar să rezolve cu atenție fiecare verigă din lanțul de aprovizionare, de la producție la ambalare, pentru a identifica riscurile potențiale.

2. Stabiliți un mecanism sistematic de rezolvare a problemelor

Rezolvarea problemelor companiei trebuie să respecte reguli. Ori de câte ori apare o nouă problemă, nu doar „tratăm durerea de cap și piciorul”, ci stabilim un mecanism de soluționare sistematică pentru a ne asigura că problema nu va reapare. Acest lucru poate fi realizat prin:

• Înregistrarea și clasificarea problemelor: De fiecare dată când apare o problemă, înregistrați tipul, frecvența de apariție, impactul și alte informații în detaliu și stabiliți o bază de date cu probleme.
• Optimizarea proceselor: revizuiți în mod regulat procesele de afaceri existente, găsiți probleme de înaltă frecvență și optimizați treptat fiecare detaliu al procesului.
• Responsabilitatea revine oamenilor: Rezolvarea problemelor trebuie să fie atribuită persoanei responsabile, asigurându-se că fiecare problemă este urmărită și rezolvată de cineva.

Prin stabilirea unui mecanism standardizat, nu numai că problemele pot fi rezolvate mai rapidpoziţie, permite de asemenea angajaților să răspundă mai calm atunci când apar probleme, îmbunătățind eficiența generală a muncii.

3. Evitați luarea deciziilor „emoționale” și urmăriți managementul „bazat pe date”.

Mulți șefi vor avea inevitabil emoții personale atunci când rezolvă probleme, cum ar fi nemulțumiți de o plângere a unui client sau deosebit de nerăbdători cu greșelile unui angajat. Luarea deciziilor emoționale poate duce la „dureri de cap și dureri de cap” pe termen scurt, dar va fi dificil de eradicat problema pe termen lung.

Managementul bazat pe date poate face mai mult luarea deciziilorștiință. De exemplu, putem număra cauzele plângerilor clienților din ultimele luni și putem analiza tipurile de probleme comune cu care se confruntă angajații. Prin aceste analize de date, putem descoperi problemele comune și putem face planuri de îmbunătățire mai bine direcționate. Acest lucru nu numai că va vindeca cauza principală a problemei, ci și va reduce treptat frecvența problemei.

4. Cultivați cultura echipei de „reflecție” și „feedback”

În procesul de rezolvare a problemelor, nu este suficient ca șeful să gândească și să analizeze singur.

Experiențele de primă mână și feedback-ul membrilor echipei pot oferi adesea perspective valoroase pentru rezolvarea mai profundă a problemelor.

Prin urmare, este esențial să cultivăm o cultură de reflecție și feedback în cadrul companiei.

• mecanism reflectorizant: De fiecare dată când o problemă este rezolvată, ați putea la fel de bine să organizați o echipă pentru a conduce o întâlnire de reflecție pentru a discuta cauza principală a problemei, raționalitatea soluției și cum să evitați probleme similare în viitor.
• mecanism de feedback: Când angajații găsesc potențiale probleme la locul de muncă, ei pot oferi feedback în orice moment. În special vânzările din prima linie, serviciul pentru clienți și alt personal, aceștia sunt grupul care înțelege cel mai bine nevoile clienților și poate identifica potențialele probleme cât mai curând posibil.

Prin mecanismul de reflecție și feedback, compania poate forma un model benign de îmbunătățire ciclică pentru a se asigura că fiecare problemă este rezolvată în profunzime și nu va reapare a doua oară (nu se va mai repeta în viitor).

5. Examinați problema dintr-o dimensiune superioară

Unele probleme pot părea a fi probleme specifice de afaceri, dar de fapt ele sunt strâns legate de factori la nivel de management, cum ar fi structura organizațională și mecanismele de stimulare.

De exemplu, dacă performanța unui anumit departament este slabă, este posibil să nu fie că angajații din acel departament nu lucrează suficient de mult, dar că mecanismul de stimulare al companiei nu le-a mobilizat entuziasmul.

Prin urmare, ca manager, trebuie să înveți să privești și să rezolvi problemele dintr-o dimensiune superioară.

De exemplu, când descoperiți că moralul echipei este scăzut, poate doriți să luați în considerare reproiectarea sistemului de stimulente al companiei sau îmbunătățirea oportunităților de formare a angajaților, astfel încât toată lumea să se simtă motivată să crească.

Aceste metode îmbunătățesc fundamental satisfacția angajaților și reduc în mod natural frecvența problemelor.

6. Învață din experiența colegilor

Nu este înfricoșător să întâmpinați probleme, dar problemele recurente sunt cele care sunt înfricoșătoare.

De fapt, cele mai multe dintre problemele întâmpinate de companii vor fi întâmpinate și de companii similare.

Prin urmare, dacă înveți mai multe de la companiile de referință din industrie, poți evita adesea multe ocoliri. Modele excelente de management, experiențe de succes de optimizare a proceselor etc. sunt toate conținutul care poate fi referit și învățat.

Prin participarea regulată la conferințe, seminarii din industrie sau comunicând cu alte companii, puteți afla cum alte companii rezolvă problemele în mod eficient, puteți transforma aceste experiențe în îmbunătățirile proprii ale procesului companiei și puteți reduce treptat apariția problemelor.

7. Faceți rezolvarea problemelor parte a culturii corporative

Dacă compania are un mecanism de rezolvare a problemelor, acesta este deja un pas mare, dar un pas suplimentar este ca „rezolvarea problemelor” să facă parte din cultura corporativă.

Când angajații au conștientizarea de a rezolva probleme, întreaga companie se va dezvolta într-o direcție mai eficientă și mai unitară.

Compania poate institui un mecanism de recompensă pentru a încuraja angajații să descopere și să rezolve proactiv problemele, astfel încât sentimentul de realizare al angajaților să poată fi combinat cu interesele companiei, stabilind astfel o cultură corporativă mai sănătoasă.

Trebuie să ne gândim profund la fiecare întrebare:

Cum să previi ca această problemă să se repete?

Dacă puteți preveni ca toate problemele să apară a doua oară, compania dumneavoastră va avea mai puține probleme rezolvate.

De ce unii șefi abia pot merge la companie?

Pentru că am o astfel de metodă de lucru, de fiecare dată când îmi vine o problemă, trebuie să cer operației să vină cu ea:

„Cum să previi ca acest tip de problemă să se repete în viitor.”

• Nu este înfricoșător să întâmpinați probleme.
• Amintiți-vă de problemele pe care le întâmpinați, 100% dintre colegii tăi se vor confrunta cu aceleași probleme.

Concluzie: Numai prin „tratarea cauzei fundamentale” pot fi reduse și reduse problemele companiei.

În managementul afacerilor, apariția problemelor este inevitabilă, dar reapariția problemelor poate fi controlată.

Doar prin identificarea și rezolvarea fundamentală a problemelor prin „tratarea cauzelor fundamentale” ne putem asigura că operațiunile companiei devin mai eficiente și că există mai puține probleme.

O companie excelentă nu are probleme, dar are capacitatea de a învăța din probleme și de a se îmbunătăți continuu.

Așadar, nu vă fie teamă de probleme, înfruntați-le cu curaj, reflectați asupra lor și găsiți oportunități de creștere!