Kärnan i teamledning inom e-handel: Fokusera på standarder, inte på mikrohantering! En praktisk guide till att bygga ett automatiserat team.

Ärligt talat har jag sett för många chefer som ständigt är upptagna med att släcka bränder.

Jag anlände till kontoret på morgonen och blev omedelbart indragen i ett möte. Jag hann knappt andas på eftermiddagen innan anställda kom springande och frågade hur man skulle göra si och hur man skulle göra si. När jag kom hem på kvällen var jag tvungen att gå igenom röran från dagen och sedan fortsätta processen nästa dag.

De verkar otroligt engagerade, eller hur?

Men om man tänker efter noga, vad gör han egentligen?

Det handlar inte om ledning, det handlar om problemlösning. Och de flesta av dessa problem uppstår spontant eftersom standarderna är otydliga.

När anställda misslyckas med att utföra sina arbetsuppgifter skyller chefen det på deras attityd. När arbetsresultaten är otillfredsställande skyller chefen på deras bristande förmåga. När samma misstag fortsätter att hända kan chefen bara kritisera och utbilda dem om och om igen.

Med tiden kände chefen att dessa människor var omöjliga att undervisa, oavsett hur mycket han försökte. De anställda kände att chefens krav ständigt förändrades, och att ingenting de gjorde var rätt.

Båda sidor var utmattade och kände sig fel behandlade.

Men ofta handlar det inte om att anställda är ovilliga att göra ett bra jobb, utan snarare att de helt enkelt inte vet hur man gör det eller vilken prestationsnivå som anses vara bra.

Min egen känsla är att istället för att lägga tid på att upprepade gånger korrigera människor, är det bättre att först etablera standarder.

Det här låter enkelt, men ju mer jag tänker på det, desto mer inser jag att det är den underliggande logiken bakom ledning.

Vad är en standard?

Det är inte så enkelt som att säga till anställda "gör det här bra". Det är meningslöst eftersom allas uppfattning av "bra" är olika.

Standarden behöver tydligt definiera sex saker: vem som är ansvarig, när den ska vara slutförd, vilka specifika åtgärder som gäller, vilka acceptanskrav som gäller, vem som ska inspektera och under vilka omständigheter justeringar behövs.

Om ett företag till exempel vill lansera en kort videoannons kan de inte bara be de anställda att "se till att annonskampanjen presterar bra". Det är för vagt, och de anställda kommer fortfarande att vara förvirrade.

Du behöver klargöra vem som ansvarar för ämnesval och copywriting , och vem som ansvarar för granskning. Vilka standarder ska videorna filmas och redigeras enligt? När ska data kontrolleras efter publicering? Vilka mätvärden ska uppfyllas för att möjliggöra ytterligare skalning, och vilka situationer bör leda till stopp? Slutligen, vem ska utföra obduktionsanalysen?

Ju tydligare dessa krav är, desto mer berättigade blir det för medarbetarna att implementera dem, och desto effektivare blir cheferna när de genomför inspektioner.

Tänk på det: utan standarder kan anställda bara agera utifrån sin egen förståelse. Tio personer kan ha tio olika tillvägagångssätt, och sedan måste chefen påpeka vad som gick fel när resultaten inte är tillfredsställande.

Med tiden kommer anställda att känna att chefens krav ständigt förändras, och chefen kommer att känna att de anställda inte kan lära sig hur mycket de än försöker.

I takt med att båda parter kommunicerade och reviderade upprepade gånger ökade förvaltningskostnaderna naturligtvis.

Kostnaden för standarder som bara existerar i chefens medvetande

Ibland känner jag att många företag inte saknar bedömningskriterier, utan snarare att dessa kriterier bara existerar i chefens sinne och inte har översatts till processer som teamet kan genomföra.

Chefen vet vilka produkter som är värda att utveckla, vilken copywriting som är acceptabel och under vilka omständigheter investeringarna bör ökas. Dessa bedömningar skrivs dock inte ner, och de formaliseras inte heller till processer eller fallstudier. När anställda stöter på problem har de fortfarande inget annat val än att gå tillbaka till chefen.

Om erfarenhet inte kan ackumuleras och replikeras, ju starkare chefens problemlösningsförmåga är, desto mer beroende kan företaget bli av chefen personligen.

Är detta bra? På kort sikt, ja; på lång sikt, absolut inte.

Från individuella förmågor till organisatoriska förmågor

Att etablera standarder innebär att omvandla chefers och framstående medarbetares beprövade erfarenheter från individuella förmågor till organisatoriska förmågor.

För varje ofta förekommande problem som lösts, dokumentera lösningen. För varje effektiv strategi som validerats, skriv tydligt ner motiveringen bakom beslutet. För varje utmärkt åtgärd som upptäcks, omvandla den till en process som teamet kan replikera.

Låt mig säga er, den här processen kan vara lite klumpig till en början, och det tar längre tid än att bara berätta för de anställda vad de ska göra.

Men efter några veckors konsekvent övning kommer du att märka att du sparar mer och mer tid, och ditt team får en djupare förståelse för standarderna.

Om några månader ser du tillbaka och kommer du att upptäcka att du inte längre behöver hålla ett öga på alla varje dag.

Standarder måste också utvecklas i takt med affärsbehoven.

Att etablera standarder betyder naturligtvis inte att standarder aldrig kommer att förändras.

E-handelsbranschen förändras snabbt. Plattformsregler, trafikstruktur, konkurrensmiljö och kundbehov förändras ständigt, och standarder måste också itereras i takt med verksamheten.

Därför behöver företag inte bara ha implementeringsstandarder, utan också förtydliga vem som ansvarar för att uppdatera standarderna, hur nya erfarenheter kan införlivas i standardoperationer och under vilka omständigheter gamla metoder bör fasas ut.

Bra standarder begränsar inte de anställdas tänkande, utan minskar snarare småskaliga repetitiva försök och misstag.

Implementatörerna slutför stadigt sitt arbete enligt gällande bästa praxis, medan strategerna fortsätter att utforska nya möjligheter och metoder, och sedan uppdaterar standarderna med de beprövade och effektiva erfarenheterna.

På så sätt kan företag prestera stabilt samtidigt som de ständigt utvecklas.

Tydliga standarder gör det möjligt att verkligen implementera ledningen.

Ledarskap innebär förvisso kommunikation, motivation och talangutveckling, men allt detta bör baseras på tydliga standarder.

Utan standarder kan chefer bara förlita sig på sina känslor för att utvärdera anställda. Med standarder vet anställda vad de ska göra, chefer vet vad de ska kontrollera och företaget vet hur de ska förbättra sig.

Verkligt effektivt ledarskap handlar inte om att få chefen att lägga mer tid på att övervaka alla, utan om att göra rätt arbetsmetoder tydliga, implementerade, kontrollerade och kontinuerligt itererade.

Allt eftersom standarder gradvis etableras kan ledningen gå från att "chefen ständigt löser problem" till att "organisationen löser problem enligt systemet".

Tänk på det, det är som att gå från att en person bär bördan till att en grupp människor följer en karta.

Vägen är fortfarande samma väg, men om du går den stadigt eller inte beror på hur tydlig ruttkartan är.

Nu när du har läst så här långt, om du tyckte att det var hjälpsamt, gilla och dela det gärna. Om du vill få uppdateringar först kan du också följa mig.

Tack för att du läste min artikel. Vi ses nästa gång.