Mchakato wa SOP unamaanisha nini? Violezo vya vitendo + kesi hukufundisha jinsi ya kufanya hivyo kwa hatua moja✅

Je, mchakato wa SOP unamaanisha nini hasa?

Makala haya hukuruhusu tu kuelewa kwa kina dhana za msingi za taratibu za kawaida za uendeshaji, lakini pia hutoa kesi halisi ili kukufundisha hatua kwa hatua jinsi ya kujenga mfumo wa ufanisi wa SOP kwa kampuni yako, kuboresha haraka utekelezaji wa timu, kurahisisha usimamizi kwa wakubwa, na kuwa na wafanyakazi wa kujitegemea na kuweka viwango!

Usilaumu wafanyakazi wako kwa kutokuwa na uhakika, ni kwa sababu huelewi nini maana ya mchakato wa SOP! 🔥

Je, ulijua? Wafanyakazi wanaingia kwenye mitego kila siku, si kwa sababu ni wajinga, lakini kwa sababu haukuwafundisha jinsi ya kuepuka.

Mchakato wa SOP ni nini hasa?

Ili kuiweka katika sentensi moja:SOP (Utaratibu wa Kawaida wa Operesheni), andika kila nafasi, kila kazi, na kila hatua kwa uwazi, ili yeyote anayeifanya aweze kuitekeleza kama vile kunakili na kubandika!

Inaonekana rahisi, lakini kuna watu wachache sana ambao wanaelewa SOP.

Wakati wakubwa wengi wanataja usimamizi, wanasema tu: "Mwangalie kwa karibu", "Kwa nini huwa anafanya makosa", "Nimemwambia mara ngapi?"

Lakini tatizo si kwamba watu si wazuri vya kutosha;Mchakato usio wazi!

Kiini cha SOP: sio kusanifisha, lakini marudio ya mafanikio!

Kila mtu daima anafikiri kwamba SOP hutumiwa kudhibiti wafanyakazi, lakini hii ni kweli si sahihi!

SOP bora kabisa ni ile inayogeuza uzoefu kuwa viwango ili wengine wajifunze haraka, waanze haraka na kutoa matokeo haraka!

Kwa mfano, ikiwa unaajiri mwakilishi mpya wa huduma kwa wateja na SOP imeandikwa vizuri, ataweza kushughulikia 80% ya masuala siku ya kwanza;

SOP imeandikwa vibaya na bado anaonekana kama mfanyakazi mpya baada ya kufanya kazi huko kwa miezi mitatu.

Ikiwa mchakato wa mauzo uliofanya muhtasari baada ya miaka kumi ya kazi ngumu unaweza kubadilishwa kuwa SOP ambayo kila mtu anaweza kuiga, hii itakuwa "mali ya ushirika" halisi!

Siri ya uendeshaji rahisi wa kampuni ni kwa wafanyikazi wote kufuata SOP!

Mimi si chumvi, lakini katika baadhi ya makampuni, karibu hakuna mtu kazi ya ziada, na hakuna mtu anafanya mikutano kila siku kubishana.

Kwa nini?

Neno moja tu:Andika!

SOP lazima iandikwe kwa kila nafasi, na baada ya kuandika, lazima ipitiwe na kusasishwa mara kwa mara.

Baadhi ya SOP hata huandikwa kutoka karatasi moja ya A4 hadi kwenye kurasa kadhaa za PDF, na kisha kuboreshwa kuwa mchakato wa utendakazi wa mtandaoni ili mtu yeyote anayekuja aielewe na yeyote anayeiona ataweza kuitumia.

Kuna matatizo machache na machache kila siku, makosa machache na machache, na usimamizi unakuwa rahisi.

Bosi ni mvivu sana kuwasihi watu wafanye kazi. Taratibu ziko pale pale na zinaongea zaidi yangu.

Sasa tuanze kufanya mazoezi!

SOP ya Kikoa cha Kibinafsi: Acha shughuli zisitegemee tena "metafizikia"!

Kuzungumza juu ya kikoa cha kibinafsi, nashangaa ikiwa umewahi kuchanganyikiwa na "mabwana wa kikoa cha kibinafsi".

Ni nini lebo, mgawanyiko, shughuli zilizoboreshwa, miamala ya mitandao ya kijamii...

Lakini umeona:Sababu kwa nini kikoa cha kibinafsi ni ngumu ni kwamba kila mtu anafanya kazi tofauti!

Kila huduma kwa watejaUandishi wa nakalaNi tofauti. Kila jumuiya ina kanuni tofauti, na mchakato wa kila shughuli ni tofauti, hivyo matokeo yake bila shaka ni fujo!

Kwa hiyo, timu nyingi zinazoongoza za kikoa cha kibinafsi sasa tayari zimegeuza michakato yao yote ya uendeshaji kuwa SOPs!

kama vile:

• Baada ya kupata wateja wapya, ni maneno gani yanapaswa kutumwa ndani ya saa 3
• Ni wimbi gani la manufaa litazinduliwa siku ya 7?
• Je, inachukua muda gani kwa mtumiaji kuwa kimya kabla ya kuwezesha? Jinsi ya kuamilisha?
• Jinsi ya kufuata mdundo wa uendeshaji wa jumuiya na jinsi ya kuunda hati

Utagundua kuwa: ikiwa kikoa cha kibinafsi hakina SOP, ni kama gari la mbio bila usukani. Kwa kasi inaendesha, ni rahisi zaidi kupindua!

Usimamizi wa SOP wa Yu Donglai hubadilisha maisha

Mnamo 2014, rafiki yangu alikutana na Yu Donglai, mjasiriamali kutoka Xuchang, kwa bahati.

Wakati huo, Pang Donglai haikuwa maarufu kama ilivyo sasa.

Lakini rafiki yangu alipotembelea duka lao kwa mara ya kwanza, alishtuka.

Kuna viwango vya tabia ya kila mfanyakazi;

Kila mchakato una rekodi iliyoandikwa;

Nyuma ya kila tukio, kuna seti kamili ya SOP za kuunga mkono!

Hapo ndipo nilipogundua kuwa biashara haitegemei watu wenye talanta, lakini mifumo yenye talanta!

Baada ya rafiki yangu kurudi nyumbani, alianza kuandika SOP kwa wasiwasi.

Baadaye, kila hatua ya huduma kwa wateja, kila operesheni katika ghala, kila mchakato wa kurejesha fedha ... zote ziliandikwa kwenye mwongozo wa uendeshaji.

Sababu kwa nini kampuni ya rafiki yangu ni thabiti leo ni kwamba mbegu zilizopandwa wakati huo zimeota.

Bila SOP, itabidi usubiri "usimamizi wa kuzima moto"!

Kuwa waaminifu, makampuni mengi yanajitahidi kwa sababu hawana SOPs.

Kila siku tunakwama katika mzunguko mbaya wa "jambo linatokea → kutafuta mtu → kuzungumza naye → kusahihisha → kitu kinatokea tena".

Unafikiri ni tatizo la mfanyakazi, lakini kwa kweli ni bosi ambaye hakuanzisha mchakato vizuri.

Unafikiri unaweza kutatua tatizo kwa kuajiri watu, lakini kwa kweli hauwapi hata viwango vya jinsi ya kufanya hivyo.

Kuna SOP,Hatua ya kwanza ya kubadilisha kampuni kutoka "utawala wa mwanadamu" hadi "usimamizi wa kimfumo"!

SOP ya kustaajabisha lazima iweze kubadilika kila wakati!

Watu wengi huandika SOP na kisha kuzitupa kando. Haziguswi kwa miaka kadhaa na wafanyikazi bado wanapaswa kuwaangalia kwa glasi ya kukuza.

Hiyo haiitwa SOP, hiyo inaitwa "mabaki ya kitamaduni"!

SOP muhimu lazima irudiwe mara kwa mara!

Kwa mfano, tunapanga "mkutano wa uboreshaji wa mchakato" kila mwezi, na kila idara lazima itoe mapendekezo kuhusu mahali ambapo mambo yamekwama, polepole au magumu, na kuyaboresha!

Ikiwa SOP ya nafasi inaboreshwa kila baada ya miezi mitatu, pengo litakuwa kubwa baada ya mwaka.

Kwa hivyo unaanzaje kutengeneza SOP? Nitakufundisha hatua nne!

1. Kazi ya disassembly

Tengeneza orodha ya maudhui yote ya kazi ya nafasi.

Kwa mfano, kazi ya huduma kwa wateja: kupokea watumiaji wapya, kujibu maswali, kushughulikia malalamiko, huduma ya baada ya mauzo...

2. Safisha hatua

Kila kazi imegawanywa katika hatua za kina za utekelezaji, na viwango na tahadhari zimetiwa alama.

Kwa mfano, "Karibu watumiaji wapya":

• Hatua ya 1: Karibu
• Hatua ya 2: Kuelewa mahitaji
• Hatua ya 3: Tuma nakala ya utangulizi wa bidhaa
• Hatua ya 4: Kusanya taarifa za mteja

3. Unda violezo na fomu

Fanya SOP ionekane. Usiandike maandishi tu. Ongeza picha, video na violezo ili watu waweze kuielewa mara moja!

4. Mdundo wa mapitio thabiti

Kagua mara moja kwa mwezi, kusanya maoni ya wafanyikazi, na urekebishe na urudie kwa wakati ufaao ili kufanya SOP iwe na nguvu zaidi!

Fomu ya kiolezo cha SOP + kesi ya vitendo

Ifuatayo ni onyesho fupi, wazi, na rahisi kueleweka la SOP + kesi, ambayo inaweza kutumika moja kwa moja kwa shughuli halisi👇

✅ SOP kiolezo cha vitendo (inatumika kwa nafasi yoyote)

Nambari ya Hatua	Jina la kazi	Hatua za uendeshaji (maelekezo ya kina)	Viwango/Mahitaji	注意 事项	Mtu anayewajibika
1	Kupokea wateja wapya	Tuma ujumbe wa kuwakaribisha wateja na ujitambulishe kwa vitendo	Kamilisha baada ya dakika 1	Toni ya kirafiki, hakuna viungo vya utangazaji	Huduma kwa Wateja A
2	Pata mahitaji ya wateja	Tumia maswali yaliyowekwa mapema ili kuelewa mahitaji ya sasa ya mteja	Si chini ya maswali 3 muhimu	Epuka kuuliza maswali mengi na kusababisha wateja kuchukizwa	Huduma kwa Wateja A
3	Pendekeza bidhaa zinazofaa	Tuma nakala ya utangulizi wa bidhaa husika au kiungo cha video kulingana na mahitaji ya mteja	Hakuna bidhaa zaidi ya 3 zinaweza kusukumwa	Epuka marejeleo ya kupita kiasi ambayo husababisha kuzorota kwa wateja	Huduma kwa Wateja A
4	Kukusanya taarifa za mteja	Pata kitambulisho cha mteja cha WeChat/namba ya simu ya mkononi na uweke alama kwenye mfumo wa CRM	Habari lazima iwe kamili na sahihi	Usilazimishe mteja anapokataa	Huduma kwa Wateja A
5	Mipangilio ya vikumbusho vya ufuatiliaji	Weka kikumbusho kiotomatiki kwa ufuatiliaji wa pili baada ya siku 3	Sanidi katika mfumo wa CRM	Mzunguko wa ufuatiliaji haupaswi kuwa mara kwa mara	Huduma kwa Wateja A

[/su_meza]

🎯 Kisa: Chati ya Mtiririko wa Operesheni ya Jumuiya ya SOP (kwa mfano wa shughuli ya siku 7 ya mpasuko)

Ikiwa kampuni yako haina fomu kama hiyo, sio kwamba wafanyikazi wako hawafanyi kazi kwa bidii, lakini hawajui la kufanya! 😅
Nakili kiolezo hiki na unaweza kuanza usimamizi wa mchakato mara moja ili kuongeza ufanisi wako! 🚀

SOP sio mchakato tu, pia ni usimamizi wa bosiFalsafa!

Kiini cha SOP ni kweli"Taratibu" utaratibu wa uendeshaji wa biashara, kama vile mpanga programu anavyoandika msimbo, mantiki ya mfumo ulio na kanuni ngumu, mashine inaweza kufanya kazi kawaida.

Usimamizi ni kuandika tabia ya "watu" katika seti ya "mifumo ya uendeshaji".

Ikiwa kampuni inaweza kudumu kwa muda mrefu na kufanya kazi kwa uthabiti haitegemei jinsi bosi ana uwezo, lakini ikiwa imeanzisha mfumo unaoruhusu "watu wa kawaida kutoa matokeo ya kushangaza."

Mfumo huu ni SOP.

Njia kuu ya usimamizi sio kuifanya mwenyewe, lakini kuruhusu mfumo ufanye kazi kwako.

Kwa muhtasari, tulizungumza mambo gani muhimu?

• Mchakato wa SOP ni utaratibu wa kawaida wa kufanya kazi, sio utaratibu, na ndio njia kuu ya biashara.
• SOP nzuri ni kiigaji cha uzoefu, kinachoruhusu kila mtu kuepuka mchepuko.
• Bila SOP, usimamizi wa kampuni unaweza tu kutegemea kupiga kelele na kuhimiza, na daima kuzima moto
• Kikoa cha kibinafsi SOP ndio msingi wa shughuli za kikoa cha kibinafsi. Ni kwa michakato wazi tu ambayo ukuaji unaweza kuhakikishwa.
• SOP haijakamilika mara imeandikwa. Inahitaji kukaguliwa mara kwa mara na kurudiwa ili kuwa bora na bora.
• Muhimu zaidi, wakubwa wanapaswa kutibu SOP kama mkakati badala ya makaratasi madogo.

Ikiwa pia unataka kampuni yako iendeshe majaribio ya kiotomatiki na isiwe tena katika hali ya hofu;

Ikiwa unataka wafanyikazi wako wafanye kama kitengo cha jeshi;

Ikiwa unataka kubadilisha kutoka kwa "mtendaji" hadi "mjenzi wa mfumo";

Jambo la kwanza unapaswa kufanya sasa ni kuandika kichwa cha SOP yako ya kwanza!

(Kwa kweli, unaweza pia kutumiaAIzana za mtandaoniIli kuboresha mchakato wako wa SOP)

Kwa nini usifungue Excel na uanze kuandika mchakato wako wa kwanza? "Uhuru wako wa kulegea" unategemea jambo hili! 💻💼🔥

Anza sasa, kampuni yako itakushukuru.