Kiini cha usimamizi wa timu ya biashara mtandaoni: Zingatia viwango, si usimamizi mdogo! Mwongozo wa vitendo wa kujenga timu otomatiki.

Kwa kweli, nimeona wakubwa wengi sana ambao huwa na shughuli nyingi za kuzima moto kila mara.

Nilifika ofisini asubuhi na mara moja niliburuzwa kwenye mkutano. Sikupata pumzi nyingi alasiri kabla ya wafanyakazi kuingia mbio wakiuliza jinsi ya kufanya hivi na jinsi ya kufanya vile. Nilipofika nyumbani jioni, ilinibidi kupitia fujo kutoka siku hiyo, kisha kuendelea na mchakato siku iliyofuata.

Wanaonekana kujitolea sana, sivyo?

Lakini ukifikiria kwa makini, anafanya nini hasa?

Sio kuhusu usimamizi, ni kuhusu utatuzi wa matatizo. Na matatizo mengi haya hutokea ghafla kwa sababu viwango haviko wazi.

Wafanyakazi wanaposhindwa kutekeleza majukumu yao, bosi huilaumu kwa mtazamo wao. Matokeo ya kazi yanapokosa kuridhisha, bosi hulaumu ukosefu wao wa uwezo. Makosa yaleyale yanapoendelea kutokea, bosi anaweza tu kuwakosoa na kuwafunza tena na tena.

Baada ya muda, bosi alihisi kwamba watu hawa hawakuwa rahisi kufundisha, bila kujali jinsi alivyojaribu. Wafanyakazi walihisi kwamba mahitaji ya bosi yalikuwa yakibadilika kila wakati, na hakuna walichofanya kilichokuwa sahihi.

Pande zote mbili zilikuwa zimechoka na kuhisi zimetendewa vibaya.

Lakini mara nyingi, si kwamba wafanyakazi hawataki kufanya kazi nzuri, bali ni kwamba hawajui jinsi ya kuifanya au ni kiwango gani cha utendaji kinachochukuliwa kuwa kizuri.

Hisia yangu mwenyewe ni kwamba badala ya kutumia muda kuwarekebisha watu mara kwa mara, ni bora kuweka viwango kwanza.

Hili linasikika rahisi, lakini kadiri ninavyofikiria zaidi, ndivyo ninavyogundua zaidi kwamba hii ndiyo mantiki ya msingi ya usimamizi.

Kiwango ni nini?

Si rahisi kama kuwaambia wafanyakazi "fanyeni hivi vizuri." Hilo halina maana kwa sababu uelewa wa kila mtu kuhusu "mema" ni tofauti.

Kiwango kinahitaji kufafanua wazi mambo sita: nani anawajibika, lini kitakamilika, ni hatua gani maalum, mahitaji ya kukubalika ni yapi, ni nani atakagua, na ni chini ya hali gani marekebisho yanahitajika.

Kwa mfano, ikiwa kampuni inataka kuzindua tangazo fupi la video, haiwezi tu kuwaomba wafanyakazi "kufanya kampeni ya tangazo ifanye vizuri." Hilo halieleweki vizuri, na wafanyakazi bado watachanganyikiwa.

Unahitaji kufafanua ni nani anayehusika na uteuzi wa mada na uandishi wa nakala , na ni nani anayehusika na ukaguzi. Ni viwango gani vya video vinavyopaswa kurekodiwa na kuhaririwa kulingana na? Data inapaswa kukaguliwa lini baada ya kuchapishwa? Ni vipimo gani vinavyopaswa kutimizwa ili kuruhusu upanuzi zaidi, na ni hali gani zinazopaswa kusababisha kusimamishwa? Hatimaye, ni nani atakayefanya uchambuzi wa baada ya kifo?

Kadiri mahitaji haya yanavyokuwa wazi, ndivyo wafanyakazi watakavyokuwa na uhalali zaidi wanapoyatekeleza, na ndivyo mameneja watakavyokuwa na ufanisi zaidi wanapofanya ukaguzi.

Fikiria kuhusu hilo: bila viwango, wafanyakazi wanaweza kutenda kulingana na uelewa wao wenyewe. Watu kumi wanaweza kuwa na mbinu kumi tofauti, na kisha bosi atalazimika kuonyesha kilichoharibika wakati matokeo hayaridhishi.

Baada ya muda, wafanyakazi watahisi kwamba mahitaji ya bosi yanabadilika kila wakati, na bosi atahisi kwamba wafanyakazi hawawezi kufundishwa hata wajaribu vipi.

Kadri pande zote mbili zilivyowasiliana na kurekebisha mara kwa mara, gharama za usimamizi ziliongezeka kwa kawaida.

Gharama ya viwango vilivyopo akilini mwa bosi pekee

Wakati mwingine nahisi kwamba makampuni mengi hayakosi vigezo vya hukumu, bali kwamba vigezo hivi vipo tu akilini mwa bosi na havijatafsiriwa kuwa michakato ambayo timu inaweza kutekeleza.

Bosi anajua ni bidhaa zipi zinazofaa kutengenezwa, ni uandishi gani wa nakala unaokubalika, na ni chini ya hali gani uwekezaji unapaswa kuongezwa. Hata hivyo, hukumu hizi hazijaandikwa, wala hazijarasimishwa katika michakato au masomo ya kesi. Wafanyakazi wanapokutana na matatizo, bado hawana chaguo ila kurudi kwa bosi.

Ikiwa uzoefu hauwezi kukusanywa na kurudiwa, kadiri uwezo wa bosi wa kutatua matatizo unavyozidi kuwa na nguvu, ndivyo kampuni inavyoweza kumtegemea bosi binafsi.

Je, hili ni jambo zuri? Kwa muda mfupi, ndiyo; kwa muda mrefu, sivyo kabisa.

Kuanzia uwezo wa mtu binafsi hadi uwezo wa shirika

Kuweka viwango kunamaanisha kubadilisha uzoefu uliothibitishwa wa wakubwa na wafanyakazi bora kutoka uwezo wa mtu binafsi hadi uwezo wa shirika.

Kwa kila tatizo linalokumbwa mara kwa mara linalotatuliwa, andika suluhisho. Kwa kila mkakati unaofaa uliothibitishwa, andika wazi sababu ya uamuzi huo. Kwa kila hatua bora inayogunduliwa, ibadilishe kuwa mchakato ambao timu inaweza kuiga.

Acha nikuambie, mchakato huu unaweza kuwa mgumu kidogo mwanzoni, na huchukua muda mrefu zaidi ya kuwaambia wafanyakazi la kufanya.

Lakini baada ya wiki chache za mazoezi thabiti, utagundua kuwa unaokoa muda zaidi na zaidi, na timu yako inapata uelewa wa kina wa viwango.

Ukiangalia nyuma miezi michache baadaye, utagundua kuwa huhitaji tena kuwaangalia kila mtu kila siku.

Viwango lazima pia vibadilike kulingana na mahitaji ya biashara.

Bila shaka, kuweka viwango hakumaanishi kwamba viwango havitabadilika kamwe.

Sekta ya biashara ya mtandaoni inabadilika kwa kasi. Sheria za jukwaa, muundo wa trafiki, mazingira ya ushindani na mahitaji ya wateja yanabadilika kila mara, na viwango lazima pia virudiwe pamoja na biashara.

Kwa hivyo, makampuni hayahitaji tu kuwa na viwango vya utekelezaji, lakini pia yanahitaji kufafanua ni nani anayehusika na kusasisha viwango, jinsi uzoefu mpya unavyoweza kuingizwa katika SOP, na chini ya hali gani mbinu za zamani zinapaswa kuondolewa.

Viwango vizuri havizuii mawazo ya wafanyakazi, bali hupunguza majaribio na makosa ya kiwango cha chini yanayojirudia.

Watekelezaji hukamilisha kazi yao kwa utaratibu kulingana na mbinu bora za sasa, huku wataalamu wa mikakati wakiendelea kuchunguza fursa na mbinu mpya, na kisha kusasisha viwango kwa kutumia uzoefu uliothibitishwa kuwa na ufanisi.

Kwa njia hii, makampuni yanaweza kutekeleza kwa utulivu huku yakiendelea kubadilika.

Viwango vilivyo wazi huwezesha usimamizi kutekelezwa kikweli.

Usimamizi hakika unahusisha mawasiliano, motisha, na ukuzaji wa vipaji, lakini yote haya yanapaswa kutegemea viwango vilivyo wazi.

Bila viwango, mameneja wanaweza kutegemea tu hisia zao kuwatathmini wafanyakazi. Kwa viwango, wafanyakazi wanajua wanachopaswa kufanya, wasimamizi wanajua wanachopaswa kuangalia, na kampuni inajua jinsi ya kuboresha.

Usimamizi mzuri kweli si kuhusu kumfanya bosi atumie muda mwingi kufuatilia kila mtu, bali kuhusu kuweka wazi, kutekeleza, kukaguliwa, na kurudiwa mara kwa mara.

Kadri viwango vinavyoanzishwa hatua kwa hatua, usimamizi unaweza kuhama kutoka "bosi anayetatua matatizo kila mara" hadi "shirika linalotatua matatizo kulingana na mfumo."

Fikiria, ni kama kutoka kwa mtu mmoja kubeba mzigo hadi kundi la watu wanaofuata ramani.

Barabara bado ni ile ile, lakini kama unaitembea kwa utulivu au la inategemea jinsi ramani ya njia ilivyo wazi.

Sasa kwa kuwa umesoma hadi hapa, ikiwa umeona kuwa na manufaa, tafadhali like na ushiriki. Ikiwa unataka kupokea masasisho kwanza, unaweza pia kunifuata.

Asante kwa kusoma makala yangu. Tutaonana wakati mwingine.