Ang ubod ng pamamahala ng pangkat ng e-commerce: Tumutok sa mga pamantayan, hindi sa micromanagement! Isang praktikal na gabay sa pagbuo ng isang automated na pangkat.

Sa totoo lang, napakaraming boss na ang nakikita ko na palaging abala sa pag-apula ng apoy.

Dumating ako sa opisina kinaumagahan at agad akong kinaladkad papunta sa isang meeting. Halos hindi ako makahinga nang maayos kinahapunan nang biglang dumating ang mga empleyado at nagtatanong kung paano ito gawin at paano iyon gagawin. Pag-uwi ko kinagabihan, kinailangan kong balikan ang mga kalat noong araw na iyon, at saka ko ipagpatuloy ang proseso kinabukasan.

Mukhang napaka-dedikado nila, 'di ba?

Pero kung iisipin mong mabuti, ano nga ba talaga ang ginagawa niya?

Hindi ito tungkol sa pamamahala, ito ay tungkol sa paglutas ng problema. At karamihan sa mga problemang ito ay kusang lumilitaw dahil hindi malinaw ang mga pamantayan.

Kapag nabigo ang mga empleyado na gampanan ang kanilang mga tungkulin, sinisisi ng amo ang kanilang saloobin. Kapag hindi kasiya-siya ang mga resulta ng trabaho, sinisisi ng amo ang kanilang kakulangan sa kakayahan. Kapag paulit-ulit na nangyayari ang parehong mga pagkakamali, paulit-ulit na lamang silang mapupuna at sanayin ng amo.

Sa paglipas ng panahon, nadama ng amo na imposibleng turuan ang mga taong ito, gaano man niya subukang sundin. Nadama ng mga empleyado na ang mga kinakailangan ng amo ay palaging nagbabago, at walang anumang tama sa kanilang ginagawa.

Parehong panig ay pagod na pagod at nakaramdam ng pagkakamali.

Ngunit kadalasan, hindi naman sa ayaw ng mga empleyado na gawin ang isang mahusay na trabaho, kundi sa halip ay hindi lang nila alam kung paano ito gagawin o kung anong antas ng pagganap ang itinuturing na mabuti.

Ang sarili kong pakiramdam ay sa halip na gugulin ang oras sa paulit-ulit na pagwawasto ng mga tao, mas mabuting magtakda muna ng mga pamantayan.

Parang simple lang ito, pero habang pinag-iisipan ko ito, mas napagtatanto ko na ito ang pinagbabatayang lohika ng pamamahala.

Ano ang isang pamantayan?

Hindi ito kasing simple ng pagsasabi sa mga empleyado na "gawin ito nang maayos." Walang kabuluhan iyon dahil iba-iba ang pagkaunawa ng bawat isa sa "mabuti".

Kailangang malinaw na tukuyin ng pamantayan ang anim na bagay: sino ang responsable, kailan ito makukumpleto, ano ang mga partikular na aksyon, ano ang mga kinakailangan sa pagtanggap, sino ang mag-iinspeksyon, at sa ilalim ng anong mga pagkakataon kinakailangan ang mga pagsasaayos.

Halimbawa, kung gustong maglunsad ng maikling video ad ang isang kumpanya, hindi nito basta-basta maaaring hilingin sa mga empleyado na "gawing maayos ang performance ng ad campaign." Masyadong malabo iyon, at malilito pa rin ang mga empleyado.

Kailangan mong linawin kung sino ang responsable sa pagpili ng paksa at copywriting , at sino ang responsable sa pagsusuri. Anong mga pamantayan ang dapat sundin sa pag-film at pag-edit ng mga video? Kailan dapat suriin ang datos pagkatapos mailathala? Anong mga sukatan ang dapat matugunan upang magbigay-daan sa karagdagang pag-scale, at anong mga sitwasyon ang dapat humantong sa paghinto? Panghuli, sino ang magsasagawa ng post-mortem analysis?

Kung mas malinaw ang mga kinakailangang ito, mas magiging makatwiran ang mga empleyado kapag ipinapatupad ang mga ito, at mas magiging epektibo ang mga tagapamahala kapag nagsasagawa ng mga inspeksyon.

Isipin mo: kung walang mga pamantayan, ang mga empleyado ay maaari lamang kumilos batay sa kanilang sariling pang-unawa. Sampung tao ang maaaring may sampung magkakaibang pamamaraan, at pagkatapos ay kailangang ituro ng amo kung ano ang naging mali kapag ang mga resulta ay hindi kasiya-siya.

Sa paglipas ng panahon, madarama ng mga empleyado na ang mga kinakailangan ng kanilang amo ay palaging nagbabago, at madarama rin ng amo na hindi matuturuan ang mga empleyado kahit gaano pa sila magsikap.

Habang paulit-ulit na nag-uusap at nagrerebisa ang magkabilang panig, natural lamang na tumaas ang mga gastos sa pamamahala.

Ang halaga ng mga pamantayan na umiiral lamang sa isip ng amo

Minsan pakiramdam ko ay hindi naman maraming kumpanya ang kulang sa pamantayan ng paghuhusga, kundi ang mga pamantayang ito ay nasa isip lamang ng kanilang amo at hindi pa naisalin sa mga prosesong kayang isagawa ng kanilang pangkat.

Alam ng amo kung aling mga produkto ang karapat-dapat paunlarin, kung aling mga copywriting ang katanggap-tanggap, at sa ilalim ng anong mga pagkakataon dapat dagdagan ang pamumuhunan. Gayunpaman, ang mga paghatol na ito ay hindi isinusulat, ni hindi rin ito isinasapormal sa mga proseso o mga case study. Kapag ang mga empleyado ay nakaranas ng mga problema, wala pa rin silang ibang magagawa kundi bumalik sa amo.

Kung ang karanasan ay hindi maaaring maipon at maulit, habang mas malakas ang kakayahan ng amo sa paglutas ng problema, mas maaaring maging mas umaasa ang kumpanya sa kanya mismo.

Mabuti ba ito? Sa panandaliang panahon, oo; sa pangmatagalan, talagang hindi.

Mula sa mga indibidwal na kakayahan hanggang sa mga kakayahan ng organisasyon

Ang pagtatatag ng mga pamantayan ay nangangahulugan ng pagbabago ng mga napatunayang karanasan ng mga boss at natatanging empleyado mula sa mga indibidwal na kakayahan tungo sa mga kakayahan ng organisasyon.

Para sa bawat madalas na nareresolbang problema, idokumento ang solusyon. Para sa bawat epektibong estratehiyang napatunayan, malinaw na isulat ang katwiran sa likod ng desisyon. Para sa bawat mahusay na aksyon na natuklasan, gawing isang proseso na maaaring gayahin ng pangkat.

Para malaman mo, maaaring medyo mahirap ang prosesong ito sa simula, at mas matagal pa ito kaysa sa simpleng pagsasabi lang sa mga empleyado kung ano ang gagawin.

Ngunit pagkatapos ng ilang linggo ng patuloy na pagsasanay, matutuklasan mo na mas nakakatipid ka ng oras, at mas malalim na nauunawaan ng iyong koponan ang mga pamantayan.

Sa pagbabalik-tanaw pagkalipas ng ilang buwan, matutuklasan mo na hindi mo na kailangang bantayan ang lahat araw-araw.

Ang mga pamantayan ay dapat ding umunlad kasabay ng mga pangangailangan ng negosyo.

Siyempre, ang pagtatatag ng mga pamantayan ay hindi nangangahulugan na ang mga pamantayan ay hindi kailanman magbabago.

Mabilis na nagbabago ang industriya ng e-commerce . Ang mga patakaran sa platform, istruktura ng trapiko, kapaligirang mapagkumpitensya, at mga pangangailangan ng customer ay patuloy na nagbabago, at ang mga pamantayan ay dapat ding paulit-ulit na baguhin kasama ng negosyo.

Samakatuwid, ang mga kumpanya ay hindi lamang kailangang magkaroon ng mga pamantayan sa pagpapatupad, kundi kailangan ding linawin kung sino ang responsable sa pag-update ng mga pamantayan, kung paano maaaring maisama ang mga bagong karanasan sa mga SOP, at sa ilalim ng anong mga pangyayari dapat unti-unting alisin ang mga lumang pamamaraan.

Hindi nililimitahan ng mabubuting pamantayan ang pag-iisip ng mga empleyado, bagkus ay binabawasan ang paulit-ulit na pagsubok at pagkakamali sa mababang antas.

Patuloy na tinatapos ng mga tagapagpatupad ang kanilang trabaho ayon sa kasalukuyang pinakamahuhusay na kasanayan, habang patuloy na sinusuri ng mga estratehista ang mga bagong oportunidad at pamamaraan, at pagkatapos ay ina-update ang mga pamantayan gamit ang napatunayang epektibong mga karanasan.

Sa ganitong paraan, ang mga kumpanya ay maaaring gumana nang matatag habang patuloy na umuunlad.

Ang malinaw na mga pamantayan ay nagbibigay-daan sa tunay na pagpapatupad ng pamamahala.

Ang pamamahala ay tiyak na kinabibilangan ng komunikasyon, motibasyon, at pagpapaunlad ng talento, ngunit lahat ng ito ay dapat na nakabatay sa malinaw na mga pamantayan.

Kung walang mga pamantayan, ang mga tagapamahala ay maaari lamang umasa sa kanilang mga damdamin upang suriin ang mga empleyado. Sa pamamagitan ng mga pamantayan, alam ng mga empleyado kung ano ang dapat nilang gawin, alam ng mga superbisor kung ano ang dapat nilang suriin, at alam ng kumpanya kung paano bubuoin.

Ang tunay na epektibong pamamahala ay hindi tungkol sa pagpapagugol ng mas maraming oras sa boss sa pagsubaybay sa lahat, kundi tungkol sa paggawa ng mga tamang pamamaraan sa trabaho na malinaw, maipatupad, masusuri, at patuloy na inuulit.

Habang unti-unting naitatatag ang mga pamantayan, maaaring lumipat ang pamamahala mula sa "ang boss na patuloy na lumulutas ng mga problema" patungo sa "organisasyon na lumulutas ng mga problema ayon sa sistema."

Isipin mo, parang paglipat mula sa isang taong may dalang pasan patungo sa isang grupo ng mga taong sumusunod sa isang mapa.

Ang kalsada ay pareho pa rin, ngunit kung tatahakin mo ito nang dahan-dahan o hindi ay depende kung gaano kalinaw ang mapa ng ruta.

Ngayong nabasa mo na ito hanggang dito, kung nakatulong ito sa iyo, paki-like at share naman. Kung gusto mo munang makatanggap ng mga update, puwede mo rin akong sundan.

Salamat sa pagbabasa ng aking artikulo. Sa susunod na lang ulit.