E-ticaret ekibi yönetiminin özü: Mikro yönetime değil, standartlara odaklanın! Otomatikleştirilmiş bir ekip oluşturmaya yönelik pratik bir rehber.

Dürüst olmak gerekirse, sürekli sorunları çözmekle meşgul olan çok fazla patron gördüm.

Sabah ofise vardığımda hemen bir toplantıya sürüklendim. Öğleden sonra nefesimi zar zor toparlayabilmiştim ki çalışanlar koşarak gelip şunu nasıl yapacağımızı, bunu nasıl yapacağımızı sormaya başladılar. Akşam eve geldiğimde ise günün karmaşasını gözden geçirmek ve ertesi gün aynı süreci devam ettirmek zorunda kaldım.

Son derece özverili görünüyorlar, değil mi?

Ama dikkatlice düşünürseniz, tam olarak ne yapıyor?

Burada mesele yönetim değil, problem çözme. Ve bu problemlerin çoğu, standartlar belirsiz olduğu için kendiliğinden ortaya çıkıyor.

Çalışanlar görevlerini yerine getiremediğinde, patron bunu onların tavrına bağlar. İş sonuçları tatmin edici olmadığında, patron yeteneksizliklerini suçlar. Aynı hatalar tekrar tekrar yapıldığında, patronun yapabileceği tek şey onları tekrar tekrar eleştirmek ve eğitmek olur.

Zamanla, patron ne kadar uğraşsa da bu insanlara bir şey öğretmenin imkansız olduğunu düşünmeye başladı. Çalışanlar ise patronun taleplerinin sürekli değiştiğini ve yaptıkları hiçbir şeyin doğru olmadığını hissettiler.

Her iki taraf da bitkin düşmüş ve haksızlığa uğradıklarını hissetmişti.

Ancak çoğu zaman sorun, çalışanların iyi bir iş çıkarmaya isteksiz olmaları değil, aksine nasıl yapacaklarını veya hangi performans seviyesinin iyi kabul edildiğini bilmemeleridir.

Bana kalırsa, insanları tekrar tekrar düzeltmekle vakit kaybetmek yerine, önce standartlar belirlemek daha iyidir.

Bu basit gibi görünebilir, ancak üzerinde ne kadar çok düşünürsem, bunun yönetimin temel mantığı olduğunu o kadar çok fark ediyorum.

Standart nedir?

İşin özü, çalışanlara "bunu iyi yapın" demek kadar basit değil. Çünkü herkesin "iyi" anlayışı farklıdır.

Standartta altı hususun açıkça tanımlanması gerekmektedir: kimin sorumlu olduğu, ne zaman tamamlanacağı, yapılacak spesifik işlemlerin neler olduğu, kabul şartlarının neler olduğu, kimin denetim yapacağı ve hangi koşullar altında ayarlamaların gerekli olduğu.

Örneğin, bir şirket kısa bir video reklamı yayınlamak istiyorsa, çalışanlarından sadece "reklam kampanyasının iyi performans göstermesini sağlayın" diyemez. Bu çok belirsizdir ve çalışanlar yine de kafa karışıklığı yaşayacaktır.

Konu seçimi ve metin yazarlığından kimin sorumlu olduğu ve incelemeden kimin sorumlu olduğu konusunda netlik sağlamanız gerekiyor . Videoların hangi standartlara göre çekilmesi ve düzenlenmesi gerekiyor? Yayınlandıktan sonra veriler ne zaman kontrol edilmeli? Daha fazla ölçeklendirmeye izin vermek için hangi ölçütler karşılanmalı ve hangi durumlar durdurulmaya yol açmalıdır? Son olarak, yayın sonrası analizi kim yapacak?

Bu gereklilikler ne kadar açık ve net olursa, çalışanların bunları uygularken haklı gerekçeleri o kadar fazla olur ve yöneticilerin denetimleri yürütmeleri de o kadar etkili olur.

Şöyle düşünün: Standartlar olmadan, çalışanlar yalnızca kendi anlayışlarına göre hareket edebilirler. On kişi on farklı yaklaşım sergileyebilir ve sonuçlar tatmin edici olmadığında patronun neyin yanlış gittiğini belirtmesi gerekir.

Zamanla, çalışanlar patronun taleplerinin sürekli değiştiğini hissedecek, patron ise çalışanların ne kadar uğraşırsa uğraşsın eğitilemeyeceğini düşünecektir.

Taraflar sürekli iletişim kurup revizyonlar yaptıkça, yönetim maliyetleri doğal olarak arttı.

Standartların sadece patronun zihninde var olmasının maliyeti

Bazen birçok şirketin değerlendirme kriterlerinden yoksun olduğunu değil, bu kriterlerin sadece patronun zihninde var olduğunu ve ekibin uygulayabileceği süreçlere dönüştürülmediğini düşünüyorum.

Patron, hangi ürünlerin geliştirilmeye değer olduğunu, hangi metin yazarlığının kabul edilebilir olduğunu ve hangi koşullar altında yatırımın artırılması gerektiğini bilir. Ancak bu değerlendirmeler yazılı olarak kaydedilmez, süreçlere veya vaka çalışmalarına dönüştürülmez. Çalışanlar sorunlarla karşılaştıklarında, yine de patrona başvurmaktan başka seçenekleri kalmaz.

Eğer deneyim biriktirilemez ve tekrarlanamazsa, patronun problem çözme yeteneği ne kadar güçlü olursa, şirket de ona o kadar bağımlı hale gelebilir.

Bu iyi bir şey mi? Kısa vadede evet; uzun vadede kesinlikle hayır.

Bireysel yeteneklerden kurumsal yeteneklere

Standartların oluşturulması, yöneticilerin ve üstün çalışanların kanıtlanmış deneyimlerini bireysel yeteneklerden kurumsal yeteneklere dönüştürmek anlamına gelir.

Sık karşılaşılan her soruna çözüm bulunup belgelendirin. Etkinliği kanıtlanmış her strateji için, kararın ardındaki gerekçeyi açıkça yazın. Keşfedilen her mükemmel eylem için, ekibin tekrarlayabileceği bir sürece dönüştürün.

Size şunu söyleyeyim, bu süreç ilk başta biraz hantal olabilir ve çalışanlara ne yapmaları gerektiğini söylemekten daha uzun sürer.

Ancak birkaç haftalık düzenli uygulamanın ardından, giderek daha fazla zaman kazandığınızı ve ekibinizin standartları daha derinlemesine anladığını göreceksiniz.

Birkaç ay sonra geriye baktığınızda, artık herkesi her gün gözetim altında tutmanıza gerek olmadığını göreceksiniz.

Standartlar da işletme ihtiyaçlarına paralel olarak gelişmelidir.

Elbette, standartların belirlenmesi, standartların asla değişmeyeceği anlamına gelmez.

E-ticaret sektörü hızla değişiyor. Platform kuralları, trafik yapısı, rekabet ortamı ve müşteri ihtiyaçları sürekli değişiyor ve standartlar da işletmeyle birlikte güncellenmelidir.

Bu nedenle, şirketlerin yalnızca uygulama standartlarına sahip olmaları değil, aynı zamanda standartların güncellenmesinden kimin sorumlu olduğunu, yeni deneyimlerin standart işletim prosedürlerine nasıl dahil edilebileceğini ve eski yöntemlerin hangi koşullar altında aşamalı olarak kaldırılması gerektiğini de netleştirmeleri gerekmektedir.

İyi standartlar çalışanların düşünme biçimini kısıtlamaz, aksine düşük seviyeli tekrarlayan deneme yanılma süreçlerini azaltır.

Uygulayıcılar çalışmalarını mevcut en iyi uygulamalara göre istikrarlı bir şekilde tamamlarken, stratejistler yeni fırsatları ve yöntemleri keşfetmeye devam ediyor ve ardından kanıtlanmış etkili deneyimlerle standartları güncelliyorlar.

Bu sayede şirketler istikrarlı bir şekilde faaliyetlerini sürdürürken sürekli olarak gelişebilirler.

Net standartlar, yönetimin gerçek anlamda uygulanmasını sağlar.

Yönetim elbette iletişim, motivasyon ve yetenek geliştirme süreçlerini içerir, ancak bunların tümü net standartlara dayanmalıdır.

Standartlar olmadan, yöneticiler çalışanları değerlendirirken yalnızca duygularına güvenebilirler. Standartlar sayesinde çalışanlar ne yapmaları gerektiğini, yöneticiler neyi kontrol etmeleri gerektiğini ve şirket nasıl iyileştirme yapacağını bilir.

Gerçekten etkili yönetim, patronun herkesi daha fazla denetlemesiyle ilgili değil, doğru çalışma yöntemlerinin netleştirilmesi, uygulanması, kontrol edilmesi ve sürekli olarak geliştirilmesiyle ilgilidir.

Standartlar kademeli olarak oluşturuldukça, yönetim "patronun sürekli sorunları çözmesi"nden "kuruluşun sisteme göre sorunları çözmesi"ne doğru kayabilir.

Şöyle düşünün, tek bir kişinin yükü taşımasından, bir grup insanın haritayı takip ederek hareket etmesine geçmek gibi.

Yol hâlâ aynı yol, ancak yolda istikrarlı bir şekilde yürüyüp yürümemeniz, yol haritasının ne kadar açık olduğuna bağlı.

Buraya kadar okuduysanız ve faydalı bulduysanız lütfen beğenin ve paylaşın. Güncellemeleri ilk öğrenmek istiyorsanız beni takip edebilirsiniz.

Makalemi okuduğunuz için teşekkür ederim. Bir sonraki yazıda görüşmek üzere.