جب کمپنی کو پریشانی کا سامنا ہوتا ہے تو وہ کیا جواب دیتی ہے؟ مسئلے کو جڑ سے حل کرنے کا راز!

کمپنی میں مسائل کو کیسے حل کیا جائے؟ یہ مضمون آپ پر کمپنی کے مسائل کو بنیادی طور پر حل کرنے، مینیجرز کو کمپنی کے مختلف مسائل سے مؤثر طریقے سے نمٹنے، اور آپریشنل کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے خصوصی راز سے پردہ اٹھائے گا۔ چاہے یہ تنظیمی ڈھانچہ ہو، عمل کی اصلاح ہو یا عملے کا انتظام ہو، آپ اپنی کمپنی کو مسلسل آگے بڑھنے اور ناقابل تسخیر ہونے میں مدد کرنے کے لیے موثر حل تلاش کر سکتے ہیں!

جب کوئی کمپنی کام کر رہی ہوتی ہے تو اسے ہمیشہ مختلف مسائل کا سامنا کرنا پڑتا ہے، جن میں سے کچھ صارفین کی طرف سے شکایات ہیں اور کچھ اندرونی عمل میں خرابیاں ہیں۔ لیکن جب بہت سے مالکان ان مسائل سے نمٹتے ہیں، تو وہ اکثر صرف "اصل وجہ کے بجائے علامات کا علاج کرتے ہیں۔"

کیا مطلب ہے؟ منفی گاہکوں کے جائزوں کا سامنا کرتے وقت، گاہک کی شکایات کو سنبھالنا "علامات کے علاج" کا ایک سادہ معاملہ ہے۔

منفی جائزوں کی بنیادی وجوہات سے شروع ہو کر، مصنوعات کی تفصیل کو بہتر بنانا یا کوالٹی کنٹرول کے عمل کو بہتر بنانا اصل "بنیادی وجہ" ہے۔

تو، ہم "بنیادی وجہ کا علاج" کیسے کر سکتے ہیں؟ آئیے چند کلیدی حکمت عملیوں پر غور کریں۔

1. مسئلے کے جوہر کا تجزیہ کریں۔

کمپنی کے مسائل کو حل کرنے کا پہلا قدم یہ ہے کہ سطح پر رہنے کے بجائے مسئلے کی بنیادی وجوہات کا تجزیہ کرنا سیکھیں۔

مثال کے طور پر، کچھ منفی جائزے پروڈکٹ کی ناکافی تفصیل کی وجہ سے ہو سکتے ہیں جو صارفین کو پروڈکٹ کو استعمال کرنے کے طریقے کو پوری طرح سمجھنے سے روکتے ہیں۔

اس وقت، آپ کو اس بات پر غور کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا پروڈکٹ کی تفصیل کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے، یا صارف کے تجربے کو ڈیزائن میں بہتری کے ذریعے بہتر بنایا جا سکتا ہے۔

اسی طرح، اگر مصنوعات کے معیار سے منفی جائزہ لیا جاتا ہے، تو اس کی گہری وجہ کوالٹی کنٹرول میں کمزوری یا خراب کاریگری ہو سکتی ہے۔

اسی طرح کے مسائل کو دوبارہ ہونے سے مکمل طور پر روکنے کے لیے، کمپنیوں کو کوالٹی کنٹرول کے پورے عمل کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے اور حتیٰ کہ ممکنہ خطرات کی نشاندہی کرنے کے لیے سپلائی چین، پیداوار سے لے کر پیکیجنگ تک ہر لنک کو احتیاط سے ترتیب دینا چاہیے۔

2. ایک منظم مسئلہ حل کرنے کا طریقہ کار قائم کریں۔

کمپنی کے مسائل کو حل کرنے کے لیے قواعد پر عمل کرنا چاہیے۔ جب بھی کوئی نیا مسئلہ پیدا ہوتا ہے، ہم صرف "سر درد اور پاؤں کا علاج" نہیں کرتے ہیں، بلکہ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ایک منظم حل میکانزم قائم کرتے ہیں کہ مسئلہ دوبارہ پیدا نہ ہو۔ یہ اس سے حاصل کیا جا سکتا ہے:

• رجسٹریشن اور درجہ بندی کا مسئلہ: جب بھی کوئی مسئلہ پیش آتا ہے، قسم، وقوع پذیر ہونے کی تعدد، اثرات اور دیگر معلومات کو تفصیل سے ریکارڈ کریں، اور مسئلہ کا ڈیٹا بیس قائم کریں۔
• عمل کی اصلاح: موجودہ کاروباری عمل کا باقاعدگی سے جائزہ لیں، اعلی تعدد کے مسائل تلاش کریں، اور بتدریج ہر عمل کی تفصیل کو بہتر بنائیں۔
• ذمہ داری لوگوں پر عائد ہوتی ہے۔: مسائل کو حل کرنے کی ذمہ داری مخصوص فرد کو تفویض کی جانی چاہیے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ہر مسئلہ کو کسی کی طرف سے ٹریک اور حل کیا جائے۔

معیاری طریقہ کار کے قیام سے نہ صرف مسائل کو زیادہ تیزی سے حل کیا جا سکتا ہے۔پوزیشننگ، ملازمین کو مسائل پیدا ہونے پر زیادہ سکون سے جواب دینے کی بھی اجازت دیتا ہے، کام کی مجموعی کارکردگی کو بہتر بناتا ہے۔

3. "جذباتی" فیصلہ سازی سے گریز کریں اور "ڈیٹا پر مبنی" انتظام کو آگے بڑھائیں۔

مسائل کو حل کرتے وقت بہت سے مالک لامحالہ ذاتی جذبات کا شکار ہوں گے، جیسے کہ گاہک کی شکایت سے غیر مطمئن ہونا یا ملازم کی غلطیوں سے خاص طور پر بے چین ہونا۔ جذباتی فیصلہ سازی قلیل مدتی "سر درد اور سر درد" کا باعث بن سکتی ہے، لیکن طویل مدتی میں اس مسئلے کو ختم کرنا مشکل ہوگا۔

ڈیٹا پر مبنی انتظام فیصلہ سازی کو مزید بہتر بنا سکتا ہے۔سائنس. مثال کے طور پر، ہم گزشتہ چند مہینوں میں صارفین کی شکایات کی وجوہات کو شمار کر سکتے ہیں اور ان اعداد و شمار کے تجزیوں کے ذریعے ملازمین کو درپیش عام مسائل کا تجزیہ کر سکتے ہیں اور مزید ٹارگٹڈ بہتری کے منصوبے بنا سکتے ہیں۔ اس سے نہ صرف مسئلے کی جڑ کا علاج ہو جائے گا بلکہ دھیرے دھیرے مسئلے کی تعدد بھی کم ہو جائے گی۔

4. ٹیم کی "عکاسی" اور "فیڈ بیک" کی ثقافت کو فروغ دیں

مسائل کو حل کرنے کے عمل میں، باس کے لیے صرف سوچنا اور تجزیہ کرنا کافی نہیں ہے۔

ٹیم کے اراکین کے پہلے ہاتھ کے تجربات اور تاثرات اکثر مسائل کے گہرے حل کے لیے قیمتی نقطہ نظر فراہم کر سکتے ہیں۔

لہذا، کمپنی کے اندر عکاسی اور تاثرات کی ثقافت کو فروغ دینا بہت ضروری ہے۔

• عکاس میکانزم: جب بھی کوئی مسئلہ حل ہو جاتا ہے، تو آپ ایک ٹیم کو بھی منظم کر سکتے ہیں تاکہ اس مسئلے کی بنیادی وجہ، حل کی معقولیت اور مستقبل میں اسی طرح کے مسائل سے بچنے کے طریقوں پر بحث کرنے کے لیے ایک عکاسی میٹنگ منعقد کی جائے۔
• رائے کا طریقہ کار: جب ملازمین کو کام پر ممکنہ مسائل نظر آتے ہیں، تو وہ کسی بھی وقت رائے دے سکتے ہیں۔ خاص طور پر فرنٹ لائن سیلز، کسٹمر سروس اور دیگر عملہ، یہ وہ گروپ ہیں جو کسٹمر کی ضروریات کو بہتر طور پر سمجھتے ہیں اور جلد از جلد ممکنہ مسائل کی نشاندہی کرسکتے ہیں۔

عکاسی اور فیڈ بیک میکانزم کے ذریعے، کمپنی اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ہر مسئلہ کو گہرائی میں حل کیا جائے اور دوسری بار دوبارہ نہ ہو (مستقبل میں ایسا دوبارہ نہیں ہو گا) کے لیے سائیکلک بہتری کا ایک بے نظیر ماڈل تشکیل دے سکتا ہے۔

5. ایک اعلیٰ جہت سے مسئلہ کا جائزہ لیں۔

کچھ مسائل مخصوص کاروباری مسائل کے طور پر ظاہر ہو سکتے ہیں، لیکن درحقیقت وہ انتظامی سطح کے عوامل جیسے تنظیمی ڈھانچے اور ترغیبی میکانزم سے گہرے تعلق رکھتے ہیں۔

مثال کے طور پر، اگر کسی خاص محکمے کی کارکردگی خراب ہے، تو یہ نہیں ہو سکتا کہ اس محکمے کے ملازمین کافی محنت نہ کر رہے ہوں، لیکن کمپنی کے ترغیبی طریقہ کار نے ان کے جوش کو متحرک نہیں کیا ہے۔

لہذا، ایک مینیجر کے طور پر، آپ کو اعلیٰ جہت سے مسائل کو دیکھنا اور حل کرنا سیکھنا چاہیے۔

مثال کے طور پر، جب آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ ٹیم کے حوصلے پست ہیں، تو آپ کمپنی کے ترغیبی نظام کو دوبارہ ڈیزائن کرنے یا ملازمین کی تربیت کے مواقع کو بہتر بنانے پر غور کر سکتے ہیں تاکہ ہر کوئی بڑھنے کے لیے حوصلہ افزائی کرے۔

یہ طریقے بنیادی طور پر ملازمین کے اطمینان کو بہتر بناتے ہیں اور قدرتی طور پر مسائل کی تعدد کو کم کرتے ہیں۔

6. ساتھیوں کے تجربے سے سیکھیں۔

مسائل کا سامنا کرنا خوفناک نہیں ہے، لیکن یہ بار بار آنے والے مسائل ہیں جو خوفناک ہیں۔

درحقیقت، کمپنیوں کو درپیش زیادہ تر مسائل کا سامنا ہم مرتبہ کمپنیوں کو بھی کرنا پڑے گا۔

لہذا، اگر آپ صنعت میں بینچ مارک کمپنیوں سے مزید معلومات حاصل کرتے ہیں، تو آپ اکثر کئی راستوں سے بچ سکتے ہیں۔ بہترین انتظامی ماڈلز، کامیاب عمل کی اصلاح کے تجربات، وغیرہ سبھی ایسے مواد ہیں جن کا حوالہ دیا اور سیکھا جا سکتا ہے۔

انڈسٹری کانفرنسوں، سیمینارز میں باقاعدگی سے شرکت کرکے یا دوسری کمپنیوں کے ساتھ بات چیت کرکے، آپ یہ سیکھ سکتے ہیں کہ دوسری کمپنیاں کس طرح مسائل کو مؤثر طریقے سے حل کرتی ہیں، ان تجربات کو کمپنی کے اپنے عمل میں بہتری میں تبدیل کرتی ہیں، اور بتدریج مسائل کی موجودگی کو کم کرتی ہیں۔

7. مسائل کے حل کو کارپوریٹ کلچر کا حصہ بنائیں

اگر کمپنی کے پاس مسائل کو حل کرنے کا طریقہ کار ہے، تو یہ پہلے سے ہی ایک بڑا قدم ہے؛ لیکن ایک اور قدم "مسائل حل کرنے" کو کارپوریٹ کلچر کا حصہ بنانا ہے۔

جب ملازمین میں مسائل کو حل کرنے کا شعور ہوگا، تو پوری کمپنی زیادہ موثر اور متحد سمت میں ترقی کرے گی۔

کمپنی ملازمین کی حوصلہ افزائی کے لیے ایک انعامی طریقہ کار ترتیب دے سکتی ہے تاکہ وہ فعال طور پر مسائل کو دریافت کریں اور ان کو حل کریں، تاکہ ملازمین کی کامیابی کے احساس کو کمپنی کے مفادات کے ساتھ ملایا جا سکے، اس طرح ایک صحت مند کارپوریٹ کلچر قائم ہو سکے۔

ہمیں ہر سوال کے بارے میں گہرائی سے سوچنے کی ضرورت ہے:

اس مسئلے کو دوبارہ ہونے سے کیسے روکا جائے؟

اگر آپ تمام مسائل کو دوبارہ ہونے سے روک سکتے ہیں، تو آپ کی کمپنی کو جتنے کم مسائل حل کرنے ہوں گے۔

کچھ مالک بمشکل کمپنی میں کیوں جا سکتے ہیں؟

چونکہ میرے پاس کام کرنے کا ایسا طریقہ ہے، جب بھی میرے سامنے کوئی مسئلہ آتا ہے، مجھے آپریشن سے اس کے ساتھ آنے کے لیے کہنا پڑتا ہے:

"مستقبل میں اس قسم کی پریشانی کو دوبارہ ہونے سے کیسے روکا جائے۔"

• پریشانیوں کا سامنا کرنا خوفناک نہیں ہے۔
• ان مسائل کو یاد رکھیں جن کا آپ سامنا کرتے ہیں، آپ کے 100% ساتھیوں کو بھی انہی مسائل کا سامنا کرنا پڑے گا۔

نتیجہ: صرف "جڑ کا علاج" کرکے ہی کمپنی کے مسائل کو کم اور کم کیا جاسکتا ہے۔

کاروباری انتظام میں، مسائل کا ابھرنا ناگزیر ہے، لیکن مسائل کی تکرار کو کنٹرول کیا جا سکتا ہے.

صرف بنیادی طور پر "بنیادی وجوہات کا علاج" کے ذریعے مسائل کی شناخت اور حل کرنے سے ہی ہم اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ کمپنی کے کام زیادہ موثر ہو جائیں اور مسائل کم ہوں۔

ایک بہترین کمپنی کو مسائل نہیں ہوتے لیکن مسائل سے سیکھنے اور خود کو مسلسل بہتر بنانے کی صلاحیت ہوتی ہے۔

لہذا، مسائل سے گھبرائیں نہیں، اس کا بہادری سے سامنا کریں، اس پر غور کریں، اور ترقی کے مواقع تلاش کریں!