Quy trình SOP có nghĩa là gì? Các mẫu thực tế + trường hợp hướng dẫn bạn cách thực hiện chỉ trong một bước✅

Quy trình SOP thực chất có nghĩa là gì?

Bài viết này không chỉ giúp bạn hiểu rõ các khái niệm cốt lõi của quy trình vận hành tiêu chuẩn mà còn cung cấp các trường hợp thực tế hướng dẫn bạn từng bước cách xây dựng hệ thống SOP hiệu quả cho công ty, cải thiện nhanh chóng khả năng thực hiện của nhóm, giúp sếp quản lý dễ dàng hơn và giúp nhân viên tự chủ và đặt ra các tiêu chuẩn!

Đừng đổ lỗi cho nhân viên của bạn vì họ không đáng tin cậy, đó là vì bạn không hiểu quy trình SOP có nghĩa là gì! 🔥

Bạn có biết không? Nhân viên rơi vào bẫy mỗi ngày, không phải vì họ ngu ngốc, mà vì bạn không dạy họ cách tránh chúng.

Quy trình SOP thực chất là gì?

Nói tóm lại trong một câu:SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn), hãy ghi rõ ràng từng vị trí, từng nhiệm vụ, từng bước để bất kỳ ai làm cũng có thể thực hiện giống như sao chép và dán!

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng rất ít người thực sự hiểu được SOP.

Khi nhiều ông chủ đề cập đến quản lý, họ chỉ nói: "Hãy để mắt đến anh ta nhiều hơn", "Tại sao anh ta luôn mắc lỗi", "Tôi đã nói với anh ta bao nhiêu lần rồi?"

Nhưng vấn đề không phải là mọi người không đủ tốt;Quá trình không rõ ràng!

Bản chất của SOP: không phải là chuẩn hóa mà là sao chép thành công!

Mọi người luôn nghĩ rằng SOP được sử dụng để quản lý nhân viên, nhưng thực tế là sai lầm!

Một SOP thực sự tuyệt vời là SOP biến kinh nghiệm thành tiêu chuẩn để người khác có thể học nhanh, bắt đầu nhanh và tạo ra kết quả nhanh chóng!

Ví dụ, nếu bạn thuê một nhân viên dịch vụ khách hàng mới và quy trình làm việc được viết tốt, người đó sẽ có thể xử lý 80% các vấn đề ngay trong ngày đầu tiên;

Quy trình chuẩn được viết kém và anh ấy vẫn trông giống như một nhân viên mới sau khi làm việc ở đó được ba tháng.

Nếu quy trình bán hàng mà bạn đã tóm tắt sau mười năm làm việc chăm chỉ có thể được chuyển thành một SOP mà mọi người đều có thể sao chép thì đây sẽ là một "tài sản doanh nghiệp" thực sự!

Bí quyết để công ty hoạt động dễ dàng là tất cả nhân viên đều tuân thủ SOP!

Tôi không nói quá, nhưng ở một số công ty, hầu như không ai làm thêm giờ và không ai họp hàng ngày để tranh luận.

Tại sao?

Chỉ một từ thôi:Viết!

Mỗi vị trí phải được viết một SOP và sau khi viết xong phải được xem xét và cập nhật thường xuyên.

Một số SOP thậm chí còn được viết từ một tờ giấy A4 thành hàng chục trang PDF, sau đó được tối ưu hóa thành một quy trình vận hành trực quan trực tuyến để bất kỳ ai đến cũng có thể hiểu và bất kỳ ai nhìn thấy đều có thể sử dụng được.

Mỗi ngày, vấn đề ngày càng ít đi, lỗi ngày càng ít đi và việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Ông chủ quá lười để thúc giục mọi người làm việc. Các thủ tục chỉ nằm đó và nói nhiều hơn tôi.

Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu thực hành nhé!

SOP thuộc phạm vi riêng tư: Hãy để các hoạt động không còn phụ thuộc vào "siêu hình học" nữa!

Nói về tên miền riêng, tôi tự hỏi liệu bạn có bao giờ bị nhầm lẫn giữa nhiều "chủ sở hữu tên miền riêng" không.

Nhãn, phân hạch, hoạt động tinh vi, giao dịch mạng xã hội là gì...

Nhưng bạn có để ý không:Lý do tại sao tên miền riêng lại khó khăn là vì mọi người đều hoạt động khác nhau!

Mỗi dịch vụ khách hàngCopywritingNó khác biệt. Mỗi cộng đồng có những quy tắc khác nhau và quy trình của từng hoạt động cũng khác nhau, nên kết quả tất nhiên là rất lộn xộn!

Do đó, nhiều nhóm miền tư nhân hàng đầu hiện nay đã chuyển toàn bộ quy trình hoạt động của mình thành SOP!

nhu la:

• Sau khi có được khách hàng mới, những từ nào nên được gửi trong vòng 3 giờ
• Làn sóng lợi ích nào sẽ được triển khai vào ngày thứ 7?
• Phải mất bao lâu thì người dùng mới im lặng trước khi kích hoạt? Làm thế nào để kích hoạt?
• Làm thế nào để theo kịp nhịp độ hoạt động của cộng đồng và cách thiết kế kịch bản

Bạn sẽ thấy rằng: nếu tên miền riêng không có SOP thì nó giống như một chiếc xe đua không có vô lăng. Chạy càng nhanh thì càng dễ bị lật đổ!

Quản lý SOP của Yu Donglai thay đổi cuộc sống

Vào năm 2014, một người bạn của tôi tình cờ gặp Yu Donglai, một doanh nhân đến từ Hứa Xương.

Vào thời điểm đó, Bàng Đông Lai chưa được ưa chuộng như bây giờ.

Nhưng khi bạn tôi đến cửa hàng của họ lần đầu tiên, anh ấy đã bị sốc.

Có những tiêu chuẩn cho hành vi của mỗi nhân viên;

Mỗi quy trình đều có biên bản ghi chép;

Đằng sau mỗi sự kiện đều có một bộ SOP đầy đủ để hỗ trợ!

Chỉ đến lúc đó tôi mới nhận ra rằng một doanh nghiệp không dựa vào con người tài năng mà dựa vào hệ thống tài năng!

Sau khi bạn tôi trở về nhà, anh ấy bắt đầu viết SOP một cách điên cuồng.

Sau này, mọi hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng, mọi hoạt động trong kho, mọi quy trình hoàn trả trong tài chính... đều được viết thành sổ tay hướng dẫn vận hành.

Lý do khiến công ty của bạn tôi ổn định như ngày hôm nay là vì những hạt giống được gieo trồng lúc đó đã nảy mầm.

Nếu không có SOP, bạn sẽ phải chờ “quản lý chữa cháy”!

Thành thật mà nói, nhiều công ty đang gặp khó khăn vì họ không có SOP.

Mỗi ngày chúng ta đều mắc kẹt trong một vòng luẩn quẩn “điều gì đó xảy ra → tìm ai đó → nói chuyện với họ → sửa lỗi → điều gì đó lại xảy ra”.

Bạn nghĩ đó là vấn đề của nhân viên, nhưng thực tế là ông chủ mới là người không thiết lập tốt quy trình.

Bạn nghĩ rằng bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách thuê người, nhưng thực tế là bạn thậm chí còn không đưa ra cho họ tiêu chuẩn về cách thực hiện.

Có một SOP,Bước đầu tiên để chuyển đổi một công ty từ “do con người quản lý” sang “quản lý có hệ thống”!

Một SOP thực sự tuyệt vời phải có khả năng liên tục phát triển!

Nhiều người viết SOP rồi vứt đi. Chúng không được chạm vào trong nhiều năm và nhân viên vẫn phải nhìn chúng bằng kính lúp.

Đó không phải là SOP mà là “di tích văn hóa”!

Một SOP hữu ích phải được lặp lại thường xuyên!

Ví dụ, chúng tôi tổ chức "cuộc họp tối ưu hóa quy trình" hàng tháng và mỗi phòng ban phải đưa ra đề xuất về những vấn đề đang gặp khó khăn, chậm hoặc phức tạp và tối ưu hóa chúng!

Nếu SOP của một vị trí được tối ưu hóa ba tháng một lần, khoảng cách sẽ đáng kể sau một năm.

Vậy làm thế nào để bắt đầu lập SOP? Tôi sẽ dạy bạn bốn bước!

1. Nhiệm vụ tháo rời

Lập danh sách tất cả nội dung công việc của một vị trí.

Ví dụ, công việc chăm sóc khách hàng: tiếp nhận người dùng mới, trả lời câu hỏi, xử lý khiếu nại, dịch vụ sau bán hàng...

2. Tinh chỉnh các bước

Mỗi nhiệm vụ được chia thành các bước thực hiện chi tiết và có đánh dấu các tiêu chuẩn và biện pháp phòng ngừa.

Ví dụ: "Chào mừng người dùng mới":

• Bước 1: Chào mừng
• Bước 2: Hiểu rõ nhu cầu
• Bước 3: Gửi bản giới thiệu sản phẩm
• Bước 4: Thu thập thông tin khách hàng

3. Tạo mẫu và biểu mẫu

Làm cho SOP trở nên trực quan. Đừng chỉ viết văn bản. Thêm hình ảnh, video và mẫu để mọi người có thể hiểu ngay!

4. Nhịp độ đánh giá cố định

Đánh giá mỗi tháng một lần, thu thập phản hồi của nhân viên và sửa đổi, lặp lại kịp thời để làm cho SOP ngày càng hiệu quả hơn!

Mẫu biểu SOP + tình huống thực tế

Sau đây là mẫu SOP ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu + minh họa trường hợp, có thể sử dụng trực tiếp cho các hoạt động thực tế👇

✅ Mẫu SOP thực tế (áp dụng cho mọi vị trí)

Bước số	Chức danh công việc	Các bước thực hiện (hướng dẫn chi tiết)	Tiêu chuẩn/Yêu cầu	注意 事项	Người chịu trách nhiệm
1	Tiếp nhận khách hàng mới	Gửi tin nhắn chào mừng đến khách hàng và giới thiệu bản thân một cách chủ động	Hoàn thành trong 1 phút	Giọng điệu thân thiện, không có liên kết quảng cáo	Dịch vụ khách hàng A
2	Có được nhu cầu của khách hàng	Sử dụng các câu hỏi được thiết lập sẵn để hiểu nhu cầu hiện tại của khách hàng	Không ít hơn 3 câu hỏi chính	Tránh hỏi quá nhiều câu hỏi và khiến khách hàng cảm thấy khó chịu	Dịch vụ khách hàng A
3	Đề xuất sản phẩm phù hợp	Gửi bản sao giới thiệu sản phẩm tương ứng hoặc liên kết video theo nhu cầu của khách hàng	Không thể đẩy quá 3 sản phẩm	Tránh giới thiệu quá nhiều dẫn đến mất khách hàng	Dịch vụ khách hàng A
4	Thu thập thông tin khách hàng	Lấy ID WeChat/số điện thoại di động của khách hàng và đánh dấu thông tin vào hệ thống CRM	Thông tin phải đầy đủ và chính xác	Đừng ép buộc khi khách hàng từ chối	Dịch vụ khách hàng A
5	Cài đặt nhắc nhở theo dõi	Thiết lập lời nhắc tự động cho lần theo dõi thứ hai sau 3 ngày	Thiết lập trong hệ thống CRM	Tần suất theo dõi không nên quá thường xuyên	Dịch vụ khách hàng A

[/ su_table]

🎯 Trường hợp: Biểu đồ luồng SOP hoạt động cộng đồng (lấy hoạt động phân hạch 7 ngày làm ví dụ)

Nếu công ty bạn không có biểu mẫu như vậy, không phải là nhân viên của bạn không làm việc chăm chỉ, mà là họ không biết phải làm gì! 😅
Hãy sao chép mẫu này và bạn có thể bắt đầu quản lý quy trình ngay lập tức để tăng hiệu quả! 🚀

SOP không chỉ là một quy trình, nó còn là sự quản lý của ông chủTriết học!

Bản chất của SOP thực sự là“Thủ tục hóa” cơ chế hoạt động của doanh nghiệp, giống như một lập trình viên viết mã, logic hệ thống được mã hóa cứng, máy có thể chạy bình thường.

Quản lý là viết hành vi của "con người" vào một tập hợp các "hệ điều hành".

Một công ty có thể tồn tại lâu dài và hoạt động ổn định hay không không phụ thuộc vào năng lực của ông chủ mà phụ thuộc vào việc công ty có thiết lập được một hệ thống cho phép “những người bình thường tạo ra những kết quả phi thường” hay không.

Hệ thống này là SOP.

Hình thức quản lý cuối cùng không phải là tự mình làm mà là để hệ thống làm việc thay bạn.

Tóm lại, chúng ta đã nói về những điều quan trọng nào?

• Quy trình SOP là quy trình vận hành chuẩn, không phải là hình thức và là huyết mạch của doanh nghiệp.
• Một SOP tốt là công cụ sao chép kinh nghiệm, giúp mọi người tránh được những sai sót.
• Nếu không có SOP, ban quản lý công ty chỉ có thể dựa vào việc la hét và thúc giục, và luôn dập tắt đám cháy
• SOP miền riêng là nền tảng của hoạt động miền riêng. Chỉ khi có quy trình rõ ràng thì tăng trưởng mới được đảm bảo.
• SOP chưa được coi là hoàn thiện sau khi đã viết xong. Nó cần được xem xét và lặp lại liên tục để ngày càng tốt hơn.
• Quan trọng nhất, các ông chủ nên coi SOP là một chiến lược chứ không phải là một thủ tục giấy tờ tầm thường.

Nếu bạn cũng muốn công ty của mình hoạt động tự động và không còn trong tình trạng hoảng loạn nữa;

Nếu bạn muốn nhân viên của mình làm việc như một đơn vị quân đội;

Nếu bạn muốn thay đổi từ người “làm” thành người “xây dựng hệ thống”;

Điều đầu tiên bạn nên làm bây giờ là viết ra tiêu đề cho SOP đầu tiên của bạn!

(Tất nhiên, bạn cũng có thể sử dụngAIcông cụ trực tuyếnĐể cải thiện quy trình SOP của bạn)

Tại sao không mở Excel và bắt đầu viết quy trình đầu tiên của bạn? “Sự tự do để lười biếng” trong tương lai của bạn phụ thuộc vào điều này! 💻💼🔥

Hãy bắt đầu ngay bây giờ, công ty của bạn sẽ cảm ơn bạn.