Inti dari manajemen tim e-commerce: Fokus pada standar, bukan pada manajemen mikro! Panduan praktis untuk membangun tim yang terotomatisasi.

Jujur saja, saya sudah terlalu sering melihat bos yang terus-menerus sibuk memadamkan api.

Saya tiba di kantor pagi hari dan langsung ditarik ke dalam rapat. Saya hampir tidak sempat bernapas di siang hari sebelum para karyawan berlari masuk menanyakan bagaimana cara melakukan ini dan bagaimana cara melakukan itu. Ketika saya sampai di rumah pada malam hari, saya harus meninjau kekacauan dari hari itu, dan kemudian melanjutkan proses tersebut keesokan harinya.

Mereka tampak sangat berdedikasi, bukan?

Namun jika Anda memikirkannya dengan saksama, sebenarnya apa yang sedang dia lakukan?

Ini bukan soal manajemen, ini soal pemecahan masalah. Dan sebagian besar masalah ini muncul secara spontan karena standar yang ada tidak jelas.

Ketika karyawan gagal menjalankan tugasnya, atasan menyalahkan sikap mereka. Ketika hasil kerja tidak memuaskan, atasan menyalahkan kurangnya kemampuan mereka. Ketika kesalahan yang sama terus terjadi, atasan hanya bisa mengkritik dan melatih mereka berulang kali.

Seiring waktu, sang bos merasa bahwa orang-orang ini mustahil untuk diajari, tidak peduli seberapa keras ia mencoba. Para karyawan merasa bahwa tuntutan bos selalu berubah, dan tidak ada yang mereka lakukan selalu benar.

Kedua belah pihak kelelahan dan merasa diperlakukan tidak adil.

Namun seringkali, bukan karena karyawan tidak mau melakukan pekerjaan dengan baik, melainkan karena mereka просто tidak tahu bagaimana melakukannya atau tingkat kinerja seperti apa yang dianggap baik.

Menurut saya, daripada menghabiskan waktu berulang kali mengoreksi orang, lebih baik menetapkan standar terlebih dahulu.

Ini terdengar sederhana, tetapi semakin saya memikirkannya, semakin saya menyadari bahwa inilah logika dasar dari manajemen.

Apa itu standar?

Ini bukan sekadar memberi tahu karyawan "lakukan ini dengan baik." Itu tidak ada artinya karena pemahaman setiap orang tentang "baik" itu berbeda.

Standar tersebut perlu mendefinisikan secara jelas enam hal: siapa yang bertanggung jawab, kapan akan selesai, apa tindakan spesifiknya, apa persyaratan penerimaannya, siapa yang akan melakukan inspeksi, dan dalam keadaan apa penyesuaian diperlukan.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan ingin meluncurkan iklan video pendek, mereka tidak bisa hanya meminta karyawan untuk "membuat kampanye iklan tersebut berkinerja baik." Itu terlalu samar, dan karyawan tetap akan bingung.

Anda perlu memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pemilihan topik dan penulisan naskah , dan siapa yang bertanggung jawab atas peninjauan. Standar apa yang harus digunakan untuk pengambilan gambar dan pengeditan video? Kapan data harus diperiksa setelah publikasi? Metrik apa yang harus dipenuhi agar memungkinkan perluasan lebih lanjut, dan situasi apa yang harus menyebabkan penghentian? Terakhir, siapa yang akan melakukan analisis pasca-publikasi?

Semakin jelas persyaratan tersebut, semakin beralasan karyawan dalam menerapkannya, dan semakin efektif manajer dalam melakukan inspeksi.

Coba pikirkan: tanpa standar, karyawan hanya dapat bertindak berdasarkan pemahaman mereka sendiri. Sepuluh orang mungkin memiliki sepuluh pendekatan yang berbeda, dan kemudian atasan harus menunjukkan apa yang salah ketika hasilnya tidak memuaskan.

Seiring waktu, karyawan akan merasa bahwa tuntutan atasan selalu berubah, dan atasan akan merasa bahwa karyawan tidak dapat diajari meskipun sudah berusaha keras.

Karena kedua pihak berkomunikasi dan melakukan revisi berulang kali, biaya pengelolaan pun meningkat secara alami.

Biaya standar yang hanya ada dalam pikiran atasan.

Terkadang saya merasa bahwa banyak perusahaan bukannya kekurangan kriteria penilaian, melainkan kriteria tersebut hanya ada di benak atasan dan belum diterjemahkan ke dalam proses yang dapat dijalankan oleh tim.

Bos mengetahui produk mana yang layak dikembangkan, jenis penulisan iklan mana yang dapat diterima, dan dalam keadaan apa investasi harus ditingkatkan. Namun, penilaian ini tidak dituliskan, juga tidak diformalkan ke dalam proses atau studi kasus. Ketika karyawan menghadapi masalah, mereka tetap tidak punya pilihan selain kembali kepada bos.

Jika pengalaman tidak dapat dikumpulkan dan direplikasi, semakin kuat kemampuan pemecahan masalah seorang bos, semakin besar pula ketergantungan perusahaan pada bos tersebut secara pribadi.

Apakah ini hal yang baik? Dalam jangka pendek, ya; dalam jangka panjang, sama sekali tidak.

Dari kemampuan individu ke kemampuan organisasi

Menetapkan standar berarti mengubah pengalaman yang telah terbukti dari para pemimpin dan karyawan berprestasi dari kemampuan individu menjadi kemampuan organisasi.

Untuk setiap masalah yang sering ditemui dan berhasil dipecahkan, dokumentasikan solusinya. Untuk setiap strategi efektif yang divalidasi, tuliskan dengan jelas alasan di balik keputusan tersebut. Untuk setiap tindakan luar biasa yang ditemukan, ubah tindakan tersebut menjadi sebuah proses yang dapat ditiru oleh tim.

Perlu saya sampaikan, proses ini mungkin agak canggung pada awalnya, dan membutuhkan waktu lebih lama daripada sekadar memberi tahu karyawan apa yang harus dilakukan.

Namun setelah beberapa minggu berlatih secara konsisten, Anda akan mendapati bahwa Anda menghemat semakin banyak waktu, dan tim Anda memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang standar tersebut.

Jika Anda melihat ke belakang beberapa bulan kemudian, Anda akan menyadari bahwa Anda tidak perlu lagi mengawasi semua orang setiap hari.

Standar juga harus berkembang seiring dengan kebutuhan bisnis.

Tentu saja, penetapan standar bukan berarti standar tersebut tidak akan pernah berubah.

Industri e-commerce berubah dengan cepat. Aturan platform, struktur lalu lintas, lingkungan persaingan, dan kebutuhan pelanggan terus berubah, dan standar juga harus diperbarui seiring dengan perkembangan bisnis.

Oleh karena itu, perusahaan tidak hanya perlu memiliki standar implementasi, tetapi juga perlu memperjelas siapa yang bertanggung jawab untuk memperbarui standar tersebut, bagaimana pengalaman baru dapat dimasukkan ke dalam SOP, dan dalam keadaan apa metode lama harus dihentikan secara bertahap.

Standar yang baik tidak membatasi pemikiran karyawan, melainkan mengurangi proses coba-coba yang berulang dan membosankan di tingkat rendah.

Para pelaksana secara konsisten menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai dengan praktik terbaik saat ini, sementara para ahli strategi terus mengeksplorasi peluang dan metode baru, dan kemudian memperbarui standar dengan pengalaman yang terbukti efektif.

Dengan cara ini, perusahaan dapat beroperasi secara stabil sambil terus berkembang.

Standar yang jelas memungkinkan manajemen untuk benar-benar diterapkan.

Manajemen tentu saja melibatkan komunikasi, motivasi, dan pengembangan bakat, tetapi semua ini harus didasarkan pada standar yang jelas.

Tanpa standar, manajer hanya dapat mengandalkan perasaan mereka untuk mengevaluasi karyawan. Dengan standar, karyawan tahu apa yang harus mereka lakukan, penyelia tahu apa yang harus mereka periksa, dan perusahaan tahu bagaimana cara meningkatkan kinerja.

Manajemen yang benar-benar efektif bukanlah tentang membuat atasan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memantau semua orang, tetapi tentang membuat metode kerja yang tepat menjadi jelas, diterapkan, diperiksa, dan terus-menerus disempurnakan.

Seiring dengan penetapan standar secara bertahap, manajemen dapat bergeser dari "bos yang terus-menerus menyelesaikan masalah" menjadi "organisasi yang menyelesaikan masalah sesuai dengan sistem."

Coba bayangkan, ini seperti beralih dari satu orang yang memikul beban menjadi sekelompok orang yang mengikuti peta.

Jalannya masih sama, tetapi apakah Anda bisa berjalan dengan tenang atau tidak bergantung pada seberapa jelas peta rutenya.

Setelah membaca sampai sejauh ini, jika Anda merasa bermanfaat, silakan sukai dan bagikan. Jika Anda ingin menerima pembaruan lebih dulu, Anda juga bisa mengikuti saya.

Terima kasih telah membaca artikel saya. Sampai jumpa lagi.