Der Kern des E-Commerce-Teammanagements: Konzentrieren Sie sich auf Standards, nicht auf Mikromanagement! Ein praktischer Leitfaden zum Aufbau eines automatisierten Teams.

Ehrlich gesagt, habe ich schon zu viele Chefs erlebt, die ständig damit beschäftigt sind, Brände zu löschen.

Ich kam morgens ins Büro und wurde sofort in eine Besprechung hineingezogen. Kaum hatte ich nachmittags Zeit zum Durchatmen, kamen die Mitarbeiter schon hereinstürmt und fragten, wie dies und das zu erledigen sei. Als ich abends nach Hause kam, musste ich das Chaos des Tages Revue passieren lassen und am nächsten Tag weitermachen.

Sie scheinen unglaublich engagiert zu sein, nicht wahr?

Aber wenn man genauer darüber nachdenkt, was genau tut er da eigentlich?

Es geht nicht um Management, sondern um Problemlösung. Und die meisten dieser Probleme entstehen spontan, weil die Standards unklar sind.

Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht erfüllen, schiebt der Chef die Schuld auf deren Einstellung. Sind die Arbeitsergebnisse unbefriedigend, wirft er ihnen mangelnde Fähigkeiten vor. Treten dieselben Fehler immer wieder auf, bleiben ihm nur Kritik und ständige Nachschulungen.

Mit der Zeit kam der Chef zu dem Schluss, dass diese Leute unmöglich zu lehren waren, egal wie sehr er es auch versuchte. Die Angestellten wiederum hatten das Gefühl, dass sich die Anforderungen des Chefs ständig änderten und dass nichts, was sie taten, richtig war.

Beide Seiten waren erschöpft und fühlten sich ungerecht behandelt.

Oft liegt es aber nicht daran, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, gute Arbeit zu leisten, sondern vielmehr daran, dass sie einfach nicht wissen, wie sie es tun sollen oder welches Leistungsniveau als gut gilt.

Ich bin der Meinung, dass es besser ist, zunächst Standards festzulegen, anstatt ständig Zeit damit zu verbringen, Leute zu korrigieren.

Das klingt einfach, aber je mehr ich darüber nachdenke, desto mehr wird mir klar, dass dies die grundlegende Logik des Managements ist.

Was ist ein Standard?

Es ist nicht so einfach, den Mitarbeitern zu sagen: „Macht das gut.“ Das ist bedeutungslos, weil jeder Mensch ein anderes Verständnis von „gut“ hat.

Der Standard muss sechs Dinge klar definieren: wer verantwortlich ist, wann er abgeschlossen sein wird, welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, welche Abnahmekriterien gelten, wer die Inspektion durchführt und unter welchen Umständen Anpassungen notwendig sind.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine kurze Videowerbung schalten möchte, kann es die Mitarbeiter nicht einfach bitten, „dafür zu sorgen, dass die Werbekampagne gut läuft“. Das ist zu vage, und die Mitarbeiter wären trotzdem verwirrt.

Sie müssen klären, wer für die Themenauswahl und das Verfassen der Texte verantwortlich ist und wer die Überprüfung übernimmt. Welche Standards sollen bei der Videoproduktion und -bearbeitung eingehalten werden? Wann sollen die Daten nach der Veröffentlichung überprüft werden? Welche Kennzahlen müssen erreicht werden, um eine weitere Skalierung zu ermöglichen, und in welchen Fällen soll das Projekt gestoppt werden? Und schließlich: Wer führt die Auswertung nach der Veröffentlichung durch?

Je klarer diese Anforderungen formuliert sind, desto eher werden die Mitarbeiter bei deren Umsetzung nachvollziehbar handeln und desto effektiver werden die Manager bei der Durchführung von Inspektionen sein.

Überlegen Sie mal: Ohne Standards können Mitarbeiter nur nach ihrem eigenen Verständnis handeln. Zehn Personen könnten zehn verschiedene Ansätze haben, und dann muss der Chef erklären, was schiefgelaufen ist, wenn die Ergebnisse nicht zufriedenstellend sind.

Mit der Zeit werden die Angestellten das Gefühl haben, dass sich die Anforderungen des Chefs ständig ändern, und der Chef wird das Gefühl haben, dass die Angestellten nichts lernen können, egal wie sehr sie sich auch bemühen.

Da beide Parteien wiederholt miteinander kommunizierten und die Änderungen vornahmen, stiegen die Verwaltungskosten naturgemäß an.

Die Kosten von Standards, die nur in den Köpfen des Chefs existieren

Manchmal habe ich das Gefühl, dass es vielen Unternehmen nicht an Beurteilungskriterien mangelt, sondern dass diese Kriterien nur im Kopf des Chefs existieren und nicht in Prozesse umgesetzt wurden, die das Team ausführen kann.

Der Chef weiß, welche Produkte sich lohnen zu entwickeln, welche Werbetexte akzeptabel sind und unter welchen Umständen die Investitionen erhöht werden sollten. Diese Einschätzungen werden jedoch weder schriftlich festgehalten noch in Prozessen oder Fallstudien formalisiert. Wenn Mitarbeiter auf Probleme stoßen, bleibt ihnen daher nichts anderes übrig, als sich erneut an den Chef zu wenden.

Wenn Erfahrungen nicht gesammelt und reproduziert werden können, kann das Unternehmen umso abhängiger vom Chef persönlich werden, je stärker dessen Problemlösungsfähigkeit ausgeprägt ist.

Ist das gut? Kurzfristig ja; langfristig absolut nicht.

Von individuellen Fähigkeiten bis hin zu organisatorischen Fähigkeiten

Standards zu etablieren bedeutet, die bewährten Erfahrungen von Vorgesetzten und herausragenden Mitarbeitern von individuellen Fähigkeiten in organisatorische Fähigkeiten umzuwandeln.

Dokumentieren Sie die Lösung für jedes häufig auftretende Problem. Halten Sie die Gründe für jede bestätigte, effektive Strategie schriftlich fest. Überführen Sie jede entdeckte, hervorragende Maßnahme in einen Prozess, den das Team wiederholen kann.

Ich sage Ihnen, dieser Prozess mag anfangs etwas umständlich sein und dauert länger, als den Mitarbeitern einfach zu sagen, was sie zu tun haben.

Doch nach einigen Wochen konsequenten Übens werden Sie feststellen, dass Sie immer mehr Zeit sparen und Ihr Team ein tieferes Verständnis für die Standards entwickelt.

Wenn Sie einige Monate später zurückblicken, werden Sie feststellen, dass Sie nicht mehr jeden Tag alle im Auge behalten müssen.

Standards müssen sich auch an die Geschäftsbedürfnisse anpassen.

Selbstverständlich bedeutet die Festlegung von Standards nicht, dass sich Standards niemals ändern werden.

Die E-Commerce- Branche befindet sich im rasanten Wandel. Plattformregeln, Verkehrsstruktur, Wettbewerbsumfeld und Kundenbedürfnisse verändern sich ständig, und auch die Standards müssen mit dem Geschäftswachstum iterativ angepasst werden.

Unternehmen benötigen daher nicht nur Implementierungsstandards, sondern müssen auch klären, wer für die Aktualisierung der Standards verantwortlich ist, wie neue Erfahrungen in Standardarbeitsanweisungen einfließen können und unter welchen Umständen alte Methoden schrittweise abgeschafft werden sollten.

Gute Standards schränken das Denken der Mitarbeiter nicht ein, sondern reduzieren vielmehr das wiederholte Ausprobieren auf niedriger Ebene.

Die Umsetzer erledigen ihre Arbeit stetig nach den aktuell besten Vorgehensweisen, während die Strategen weiterhin neue Möglichkeiten und Methoden erforschen und die Standards dann mit den bewährten, effektiven Erfahrungen aktualisieren.

Auf diese Weise können Unternehmen stetig agieren und sich gleichzeitig kontinuierlich weiterentwickeln.

Klare Standards ermöglichen die tatsächliche Umsetzung von Managementmaßnahmen.

Management umfasst selbstverständlich Kommunikation, Motivation und Talententwicklung, aber all dies sollte auf klaren Standards basieren.

Ohne Standards können sich Führungskräfte bei der Beurteilung von Mitarbeitern nur auf ihr Bauchgefühl verlassen. Mit Standards wissen die Mitarbeiter, was sie tun sollen, die Vorgesetzten wissen, was sie überprüfen sollen, und das Unternehmen weiß, wie es sich verbessern kann.

Bei wirklich effektivem Management geht es nicht darum, dass der Chef mehr Zeit damit verbringt, alle zu überwachen, sondern darum, die richtigen Arbeitsmethoden klar zu definieren, umzusetzen, zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern.

Mit der schrittweisen Etablierung von Standards kann sich das Management von „der Chef löst ständig Probleme“ zu „die Organisation löst Probleme gemäß dem System“ wandeln.

Überlegen Sie mal, es ist, als würde man von einer einzelnen Person, die die Last trägt, zu einer Gruppe von Menschen übergehen, die einer Karte folgen.

Es ist immer noch dieselbe Straße, aber ob man sie stetig entlanggeht oder nicht, hängt davon ab, wie deutlich die Wegbeschreibung ist.

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Vielen Dank fürs Lesen meines Artikels. Bis zum nächsten Mal.