લેખ ડિરેક્ટરી
સાચું કહું તો, મેં ઘણા બધા બોસ જોયા છે જે સતત આગ ઓલવવામાં વ્યસ્ત રહે છે.
હું સવારે ઓફિસ પહોંચ્યો અને તરત જ મને મીટિંગમાં ખેંચી લેવામાં આવ્યો. બપોરે મને શ્વાસ લેવામાં તકલીફ પડી, પણ કર્મચારીઓ દોડીને આવ્યા અને પૂછ્યું કે આ કેવી રીતે કરવું અને તે કેવી રીતે કરવું. સાંજે ઘરે પહોંચ્યો ત્યારે, મારે તે દિવસની ગંદકીની સમીક્ષા કરવી પડી, અને પછી બીજા દિવસે પ્રક્રિયા ચાલુ રાખવી પડી.
તેઓ અતિ સમર્પિત લાગે છે, નહીં?
પણ જો તમે ધ્યાનથી વિચારો તો, તે ખરેખર શું કરી રહ્યો છે?
તે મેનેજમેન્ટ વિશે નથી, તે સમસ્યાના નિરાકરણ વિશે છે. અને આમાંની મોટાભાગની સમસ્યાઓ સ્વયંભૂ ઉદ્ભવે છે કારણ કે ધોરણો અસ્પષ્ટ છે.
જ્યારે કર્મચારીઓ તેમની ફરજો બજાવવામાં નિષ્ફળ જાય છે, ત્યારે બોસ તેમના વલણને દોષ આપે છે. જ્યારે કામના પરિણામો અસંતોષકારક હોય છે, ત્યારે બોસ તેમની ક્ષમતાના અભાવને દોષ આપે છે. જ્યારે એ જ ભૂલો થતી રહે છે, ત્યારે બોસ ફક્ત તેમની ટીકા કરી શકે છે અને તેમને વારંવાર તાલીમ આપી શકે છે.
સમય જતાં, બોસને લાગ્યું કે આ લોકોને શીખવવું અશક્ય છે, ભલે તે ગમે તેટલી કોશિશ કરે. કર્મચારીઓને લાગ્યું કે બોસની જરૂરિયાતો હંમેશા બદલાતી રહે છે, અને તેમણે જે કંઈ કર્યું તે યોગ્ય નથી.
બંને પક્ષો થાકી ગયા હતા અને અન્યાય થયો હોય તેવું લાગ્યું.
પરંતુ ઘણીવાર, એવું નથી કે કર્મચારીઓ સારું કામ કરવા તૈયાર નથી, પરંતુ તેઓ ફક્ત એ જાણતા નથી કે તે કેવી રીતે કરવું અથવા કયા સ્તરનું પ્રદર્શન સારું માનવામાં આવે છે.
મારી પોતાની લાગણી એવી છે કે લોકોને વારંવાર સુધારવામાં સમય બગાડવાને બદલે, પહેલા ધોરણો સ્થાપિત કરવા વધુ સારું છે.
આ સરળ લાગે છે, પણ જેટલું હું તેના વિશે વિચારું છું, તેટલું જ મને ખ્યાલ આવે છે કે આ મેનેજમેન્ટનો મૂળ તર્ક છે.
ધોરણ શું છે?
કર્મચારીઓને "આ સારું કરો" કહેવા જેટલું સરળ નથી. તે અર્થહીન છે કારણ કે દરેક વ્યક્તિની "સારું" ની સમજ અલગ હોય છે.
ધોરણમાં છ બાબતો સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવાની જરૂર છે: કોણ જવાબદાર છે, તે ક્યારે પૂર્ણ થશે, ચોક્કસ ક્રિયાઓ શું છે, સ્વીકૃતિની આવશ્યકતાઓ શું છે, કોણ નિરીક્ષણ કરશે અને કયા સંજોગોમાં ગોઠવણોની જરૂર છે.
ઉદાહરણ તરીકે, જો કોઈ કંપની ટૂંકી વિડિઓ જાહેરાત શરૂ કરવા માંગે છે, તો તે ફક્ત કર્મચારીઓને "જાહેરાત ઝુંબેશને સારી રીતે પ્રદર્શન કરવા" માટે કહી શકતી નથી. તે ખૂબ જ અસ્પષ્ટ છે, અને કર્મચારીઓ હજુ પણ મૂંઝવણમાં રહેશે.
વિષય પસંદગી અને કોપીરાઇટિંગ માટે કોણ જવાબદાર છે અને સમીક્ષા માટે કોણ જવાબદાર છે તે સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે . વિડિઓઝ કયા ધોરણો અનુસાર ફિલ્માવવામાં અને સંપાદિત કરવામાં આવે? પ્રકાશન પછી ડેટા ક્યારે તપાસવો જોઈએ? વધુ સ્કેલિંગ માટે કયા માપદંડોનું પાલન કરવું જોઈએ, અને કઈ પરિસ્થિતિઓ બંધ થવા તરફ દોરી જશે? અંતે, પોસ્ટમોર્ટમ વિશ્લેષણ કોણ કરશે?
આ જરૂરિયાતો જેટલી સ્પષ્ટ હશે, કર્મચારીઓ તેનો અમલ કરતી વખતે તેટલા જ વાજબી રહેશે, અને મેનેજરો નિરીક્ષણ કરતી વખતે તેટલા જ અસરકારક રહેશે.
વિચારો: ધોરણો વિના, કર્મચારીઓ ફક્ત તેમની પોતાની સમજણના આધારે કાર્ય કરી શકે છે. દસ લોકોના દસ અલગ અલગ અભિગમો હોઈ શકે છે, અને પછી જ્યારે પરિણામો સંતોષકારક ન હોય ત્યારે બોસને શું ખોટું થયું તે દર્શાવવું પડે છે.
સમય જતાં, કર્મચારીઓને લાગશે કે બોસની જરૂરિયાતો હંમેશા બદલાતી રહે છે, અને બોસને લાગશે કે કર્મચારીઓ ગમે તેટલી મહેનત કરે તો પણ તેમને શીખવી શકાતા નથી.
બંને પક્ષો વારંવાર વાતચીત કરતા અને સુધારતા, મેનેજમેન્ટ ખર્ચ સ્વાભાવિક રીતે વધતો ગયો.
ફક્ત બોસના મનમાં અસ્તિત્વમાં રહેલા ધોરણોની કિંમત
ક્યારેક મને લાગે છે કે ઘણી કંપનીઓમાં નિર્ણય લેવાના માપદંડોનો અભાવ નથી, પરંતુ આ માપદંડો ફક્ત બોસના મનમાં જ અસ્તિત્વ ધરાવે છે અને ટીમ જે પ્રક્રિયાઓનો અમલ કરી શકે તેમાં તેનું ભાષાંતર થયું નથી.
બોસ જાણે છે કે કયા ઉત્પાદનો વિકસાવવા યોગ્ય છે, કયા કોપીરાઇટિંગ સ્વીકાર્ય છે, અને કયા સંજોગોમાં રોકાણ વધારવું જોઈએ. જો કે, આ ચુકાદાઓ લખવામાં આવતા નથી, ન તો તેમને પ્રક્રિયાઓ અથવા કેસ સ્ટડીમાં ઔપચારિક બનાવવામાં આવે છે. જ્યારે કર્મચારીઓને સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડે છે, ત્યારે તેમની પાસે બોસ પાસે પાછા જવા સિવાય કોઈ વિકલ્પ રહેતો નથી.
જો અનુભવ સંચિત અને નકલ કરી શકાતો નથી, તો બોસની સમસ્યા હલ કરવાની ક્ષમતા જેટલી મજબૂત હશે, કંપની વ્યક્તિગત રીતે બોસ પર વધુ નિર્ભર બની શકે છે.
શું આ સારી વાત છે? ટૂંકા ગાળામાં, હા; લાંબા ગાળામાં, બિલકુલ નહીં.
વ્યક્તિગત ક્ષમતાઓથી સંગઠનાત્મક ક્ષમતાઓ સુધી
ધોરણો સ્થાપિત કરવાનો અર્થ એ છે કે બોસ અને ઉત્કૃષ્ટ કર્મચારીઓના સાબિત અનુભવોને વ્યક્તિગત ક્ષમતાઓમાંથી સંગઠનાત્મક ક્ષમતાઓમાં રૂપાંતરિત કરવા.
વારંવાર ઉકેલાતી દરેક સમસ્યા માટે, ઉકેલનું દસ્તાવેજીકરણ કરો. માન્ય દરેક અસરકારક વ્યૂહરચના માટે, નિર્ણય પાછળનો તર્ક સ્પષ્ટ રીતે લખો. શોધાયેલ દરેક ઉત્તમ ક્રિયા માટે, તેને એવી પ્રક્રિયામાં રૂપાંતરિત કરો કે જેને ટીમ નકલ કરી શકે.
હું તમને જણાવી દઉં કે, આ પ્રક્રિયા શરૂઆતમાં થોડી અણઘડ લાગી શકે છે, અને કર્મચારીઓને શું કરવું તે કહેવા કરતાં વધુ સમય લે છે.
પરંતુ થોડા અઠવાડિયાના સતત અભ્યાસ પછી, તમે જોશો કે તમે વધુને વધુ સમય બચાવી રહ્યા છો, અને તમારી ટીમ ધોરણોની ઊંડી સમજ મેળવી રહી છે.
થોડા મહિનાઓ પછી પાછળ ફરીને જોશો તો તમને ખ્યાલ આવશે કે તમારે હવે દરરોજ બધા પર નજર રાખવાની જરૂર નથી.
વ્યવસાયિક જરૂરિયાતો સાથે ધોરણો પણ વિકસિત થવા જોઈએ.
અલબત્ત, ધોરણો સ્થાપિત કરવાનો અર્થ એ નથી કે ધોરણો ક્યારેય બદલાશે નહીં.
ઈ-કોમર્સ ઉદ્યોગ ઝડપથી બદલાઈ રહ્યો છે. પ્લેટફોર્મના નિયમો, ટ્રાફિક માળખું, સ્પર્ધાત્મક વાતાવરણ અને ગ્રાહક જરૂરિયાતો સતત બદલાતી રહે છે, અને વ્યવસાયની સાથે ધોરણોનું પણ પુનરાવર્તન થવું જોઈએ.
તેથી, કંપનીઓએ ફક્ત અમલીકરણ ધોરણો રાખવાની જરૂર નથી, પરંતુ ધોરણોને અપડેટ કરવા માટે કોણ જવાબદાર છે, નવા અનુભવોને SOP માં કેવી રીતે સમાવી શકાય અને કઈ પરિસ્થિતિઓમાં જૂની પદ્ધતિઓને તબક્કાવાર બંધ કરવી જોઈએ તે પણ સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે.
સારા ધોરણો કર્મચારીઓના વિચારને મર્યાદિત કરતા નથી, પરંતુ નિમ્ન-સ્તરના પુનરાવર્તિત અજમાયશ અને ભૂલને ઘટાડે છે.
અમલકર્તાઓ વર્તમાન શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓ અનુસાર સતત તેમનું કાર્ય પૂર્ણ કરે છે, જ્યારે વ્યૂહરચનાકારો નવી તકો અને પદ્ધતિઓ શોધવાનું ચાલુ રાખે છે, અને પછી સાબિત અસરકારક અનુભવો સાથે ધોરણોને અપડેટ કરે છે.
આ રીતે, કંપનીઓ સતત વિકાસ પામતી વખતે સ્થિરતાથી કાર્ય કરી શકે છે.
સ્પષ્ટ ધોરણો મેનેજમેન્ટને ખરેખર અમલમાં મૂકવા સક્ષમ બનાવે છે.
મેનેજમેન્ટમાં ચોક્કસપણે વાતચીત, પ્રેરણા અને પ્રતિભા વિકાસનો સમાવેશ થાય છે, પરંતુ આ બધા સ્પષ્ટ ધોરણો પર આધારિત હોવા જોઈએ.
ધોરણો વિના, મેનેજરો કર્મચારીઓનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે ફક્ત તેમની લાગણીઓ પર આધાર રાખી શકે છે. ધોરણો સાથે, કર્મચારીઓ જાણે છે કે તેમણે શું કરવું જોઈએ, સુપરવાઇઝર જાણે છે કે તેમણે શું તપાસવું જોઈએ, અને કંપની જાણે છે કે કેવી રીતે સુધારો કરવો.
ખરેખર અસરકારક સંચાલન એ બોસને દરેક વ્યક્તિ પર દેખરેખ રાખવામાં વધુ સમય આપવા વિશે નથી, પરંતુ યોગ્ય કાર્ય પદ્ધતિઓ સ્પષ્ટ, અમલમાં મૂકવા, ચકાસવા અને સતત પુનરાવર્તિત કરવા વિશે છે.
જેમ જેમ ધોરણો ધીમે ધીમે સ્થાપિત થાય છે, તેમ તેમ મેનેજમેન્ટ "બોસ સતત સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરે છે" થી "સિસ્ટમ અનુસાર સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરતી સંસ્થા" તરફ બદલાઈ શકે છે.
વિચારો, એ તો એક વ્યક્તિ ભાર ઉપાડીને નકશાને અનુસરીને લોકોના જૂથમાં જવા જેવું છે.
રસ્તો હજુ પણ એ જ છે, પણ તમે તેને સતત ચલાવો છો કે નહીં તે માર્ગનો નકશો કેટલો સ્પષ્ટ છે તેના પર આધાર રાખે છે.
હવે તમે આટલું વાંચી લીધું છે, જો તમને તે મદદરૂપ લાગ્યું હોય, તો કૃપા કરીને તેને લાઈક અને શેર કરો. જો તમે પહેલા અપડેટ્સ મેળવવા માંગતા હો, તો તમે મને ફોલો પણ કરી શકો છો.
મારો લેખ વાંચવા બદલ આભાર. ફરી મળીશું.
આશા છે કે, ચેન વેઇલિયાંગના બ્લોગ ( https://www.chenweiliang.com/ ) પર શેર કરાયેલ "કોર ઓફ ઈ-કોમર્સ ટીમ મેનેજમેન્ટ: સ્ટાન્ડર્ડ્સ ઓવર પર્સનલ મોનિટરિંગ! અ પ્રેક્ટિકલ હેન્ડબુક ફોર બિલ્ડીંગ એન ઓટોમેટેડ ટીમ" લેખ તમારા માટે મદદરૂપ થશે.
આ લેખની લિંક શેર કરવા માટે નિઃસંકોચ રહો: https://www.chenweiliang.com/cwl-34478.html