Mengapa perusahaan Anda merugi meskipun memiliki sistem yang lebih canggih? Dari standardisasi hingga operasionalisasi: Pengurangan biaya dan peningkatan efisiensi untuk bisnis.

Apakah kamu memperhatikan sesuatu?

Teman-teman saya yang merupakan pemilik bisnis, setiap kali mereka membicarakan manajemen, yang mereka lihat hanyalah rasa iri terhadap perusahaan-perusahaan besar.

Mereka selalu berkata kepada saya, "Lihatlah sistem mereka, betapa sempurnanya, betapa jelas prosedurnya, dan betapa jelas standarnya."

Kapan kita bisa mencapai tingkat kesuksesan tersebut? Bukankah itu akan memungkinkan perusahaan kita untuk tumbuh lebih besar?

Sejujurnya, saya sangat memahami perasaan itu.

Saya ingat seorang teman yang perusahaannya memiliki sekitar seratus atau dua ratus karyawan. Setiap kali saya bertemu dengannya, dia selalu mengeluh bahwa manajemennya terlalu longgar, bahwa semuanya bergantung pada seseorang untuk mengawasi segala sesuatu, dan bahwa perusahaan itu sama sekali tidak terlihat seperti perusahaan besar.

Di matanya, manajemen perusahaan besar adalah arah yang ingin dia tuju.

Dia merasa bahwa alasan perusahaannya tidak bisa berkembang lebih besar adalah karena sistem-sistem tersebut tidak dibangun dengan benar.

Kurang lebih seperti itulah yang saya pikirkan di masa-masa awal.

Manajemen yang baik berarti standarisasi yang baik.

Kekacauan tersebut berakar dari kurangnya standar.

Tapi sekarang, saya benar-benar ingin menepis gagasan ini.

Dibandingkan dengan mereka yang berprofesi sebagai konsultan, mereka benar-benar terjun langsung ke perusahaan-perusahaan bernilai miliaran dolar.

Coba tebak? Mereka sudah menstandarkan dan mendefinisikan sistem ini dengan jelas.

Sistem, proses, dan standar semuanya sudah tersedia, dipajang di dinding dan tertulis dalam manual, sehingga terlihat sangat mengesankan.

Lalu apa yang terjadi?

Bos itu duduk di seberangku dan menghela napas.

Dia mengatakan bahwa sistem ini terlihat bagus, tetapi sebenarnya membuat orang menjadi seperti mesin.

Fleksibilitas dan efisiensinya sangat rendah.

Masalah paling kritis adalah ketika terjadi perubahan pasar, tim membutuhkan waktu beberapa bulan untuk bereaksi.

Saya terkejut.

Apa yang kita anggap sebagai manajemen sempurna ternyata adalah jebakan di sisi lain.

Jadi hari ini saya ingin berbicara tentang filosofi manajemen yang telah saya bicarakan, tetapi mungkin banyak orang tidak benar-benar memahaminya.

Tujuan manajemen bukanlah untuk menstandarisasi manajemen, tetapi untuk membuat manajemen menjadi operasional.

Asal usul yang terstandarisasi

Sebelum Anda buru-buru membantah, mari kita klarifikasi asal-usul standardisasi.

Pola pikir ini sebenarnya dipupuk oleh perusahaan-perusahaan tradisional, terutama di sektor manufaktur.

Coba pikirkan, mengapa industri manufaktur membutuhkan sistem yang begitu detail dan standar yang begitu ketat?

Karena yang dibutuhkan industri manufaktur adalah mekanisasi tenaga kerja.

Semakin terstandarisasi tindakan di jalur perakitan, semakin baik; semakin sederhana idenya, semakin baik; idealnya, setiap orang harus menjadi roda gigi dalam sekrup yang mengencang.

Industri manufaktur menghadapi relatif sedikit perubahan.

Ini tidak mengharuskan Anda menggunakan otak setiap hari; ini mengharuskan Anda untuk mengulang hal-hal secara terus-menerus.

Oleh karena itu, pelaksanaan yang terstandarisasi merupakan inti dari keberhasilan bisnis di industri manufaktur.

Dari perspektif ini, sama sekali tidak ada yang salah dengan manajemen yang terstandarisasi.

Sungguh tidak masuk akal mengharapkan sebuah pabrik untuk mengandalkan inspirasi dan improvisasi dalam mengencangkan baut.

E-commerceMengapa tidak membeli ini?

Namun di sinilah masalahnya muncul.

Rangkaian ide ini, yang berasal dari industri manufaktur, telah ditransplantasikan ke e-commerce tanpa perubahan apa pun.

Apa itu e-commerce?

Kita yang berkecimpung di e-commerce tahu bahwa strategi operasional Anda berubah total setiap bulan.

Bulan ini kami menargetkan produk ini, bulan depan kami akan menargetkan produk itu.

Strategi yang digunakan berbeda untuk setiap lini produk dan setiap saluran distribusi.

Dalam bidang manufaktur, jika Anda menerapkan standar dengan baik, bisnis Anda akan baik-baik saja.

Dalam e-commerce, sesempurna apa pun eksekusi Anda, jika strategi Anda salah, Anda tetap akan gagal.

Kesulitan dalam menjalankan bisnis dengan baik di e-commerce sama sekali bukan karena pelaksanaan yang terstandarisasi.

Yang itu relatif sederhana.

Tantangan sebenarnya terletak pada kemampuan strategis untuk beradaptasi dengan perubahan dalam bisnis.

Saya sarankan Anda membaca kalimat ini beberapa kali.

Jadi, seperti yang Anda lihat, itulah mengapa saya berulang kali menekankan bahwa kita tidak boleh mengejar manajemen yang terstandarisasi, melainkan manajemen yang berorientasi bisnis.

Saya perlu membantu Anda di sini, jadi jangan membuat pernyataan yang mutlak.

Banyak instruktur manajemen memang berasal dari perusahaan tradisional, tetapi apakah serangkaian praktik standar mereka tidak berguna untuk e-commerce?

Adanya.

Namun hanya pada tingkat eksekusi.

Ketika Anda menstandarkan skrip layanan pelanggan Anda, kinerja mereka memang akan meningkat.

Begitu Anda menyederhanakan proses pengemasan, orang-orang yang melakukan pengemasan akan menjadi lebih termotivasi.

Saya menerima semua ini.

Namun, begitu Anda naik ke tingkat bisnis, standardisasi paling-paling hanya membuat pekerjaan Anda sedikit lebih teliti.

Lembaga ini tidak dapat menghasilkan strategi bisnis untuk menanggapi perubahan.

Jadi, apa itu manajemen berorientasi bisnis?

Ini membawa kita kembali ke inti pembahasan hari ini.

Apa yang dimaksud dengan pendekatan manajemen yang berorientasi bisnis?

Izinkan saya memberikan contoh spesifik, dan Anda akan langsung mengerti.

Misalnya, bulan ini tim Anda menghadapi masalah penurunan margin keuntungan.

Keuntungan menurun, dan kami menghasilkan lebih sedikit uang.

Bagaimana tim Anda harus menangani masalah ini melalui manajemen?

Reaksi pertama banyak orang adalah bahwa itu menginspirasi.

Mari kita beri semangat kepada semua orang dan tetapkan tujuan yang lebih tinggi. Jika itu belum cukup, kita akan memberi mereka lebih banyak uang.

Namun Anda akan menemukan bahwa insentif saja tidak dapat menyelesaikan masalah ini.

Jika orang yang bertanggung jawab salah dalam penilaian mereka terhadap penurunan margin keuntungan dan strategi mereka cacat, seberapa pun besar insentif yang Anda berikan, mereka tetap tidak akan mampu menyelesaikan masalah tersebut.

Seluruh tim hanya akan menjadi semakin bingung.

Mengelola operasional adalah hal yang sama sekali berbeda.

Diperlukan kerja sama seluruh tim untuk mencari tahu secara pasti mengapa margin keuntungan menurun.

Peluncuran produk baru terlalu lambat, dan kami tidak mampu memenuhi permintaan akan barang-barang baru.

Strategi periklanan baru belum diimplementasikan, dan uang yang telah dikeluarkan belum dikembalikan.

Masalahnya masih terletak pada rendahnya tingkat konversi layanan pelanggan, yang mengakibatkan pemborosan trafik.

Ketika kita mengurai masalah margin keuntungan yang rendah, kita menemukan bahwa ini bukan hanya masalah satu orang.

Setiap tim memiliki tanggung jawab dan kekurangan masing-masing, dan setiap tim juga memiliki cara sendiri untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

Setelah mengidentifikasi masalah di setiap tim, sesuatu yang menakjubkan terjadi.

Setiap tim akan segera menyesuaikan kecepatan manajemennya berdasarkan isu-isu yang diidentifikasi bulan ini.

Tetapkan tujuan, lalu sesuaikan tujuan tersebut sesuai kebutuhan.

Penilaian kinerja akan berubah sesuai dengan hal tersebut.

Pertemuan tersebut ditindaklanjuti dan diubah sesuai dengan hal tersebut.

Cara tim berkolaborasi juga telah berubah.

Segala sesuatunya berpusat pada tujuan bisnis bersama semua orang untuk bulan ini, dan penyesuaian manajemen sedang dilakukan sesuai dengan hal tersebut.

Ini adalah skenario yang sangat umum bagi perusahaan e-commerce.

Selain itu, Anda akan melihat bahwa banyak perusahaan, pada saat yang bersamaan, menghadapi berbagai masalah yang berbeda dalam proyek yang berbeda dan pada tahapan yang berbeda.

Bulan ini fokusnya adalah keuntungan, bulan depan mungkin persediaan, dan bulan berikutnya mungkin produktivitas tenaga kerja.

Hal ini membutuhkan kemampuan seluruh tim untuk merespons perubahan-perubahan ini dengan cepat dan menyelesaikannya melalui manajemen.

Kalau begitu, lihatlah.

Jika Anda hanya menerapkan manajemen standar, Anda akan menemui kendala ketika menghadapi masalah-masalah ini.

Aturan-aturan tersebut menyatakan tujuan bulan lalu, dan prosedur-prosedurnya mengikuti strategi bulan lalu.

Tim tersebut menggunakan peta lama dan tidak dapat menemukan rute baru.

Hal ini hanya dapat dicapai ketika tim benar-benar membangun pola pikir manajemen yang berorientasi bisnis, yang disertai dengan berbagai sistem dan metode.

Anda kemudian akan menemukan bahwa setiap tindakan manajemen bagaikan peluru, menghantam keuntungan secara langsung dan mendorongnya naik.

Apakah kita masih membutuhkan regulasi?

Jadi, haruskah kita menstandarkannya atau tidak?

Tentu saja!

Aku tidak bilang aku tidak menginginkannya.

Namun, hal ini sebaiknya hanya diterapkan pada pekerjaan yang relatif tetap dan tidak berubah.

Untuk posisi tingkat pemula seperti layanan pelanggan, pengemasan, dan desain grafis, sama sekali tidak ada masalah dalam mengejar standar tertentu.

Mengapa saya tidak menekankan standar tertinggi.

Karena untuk mencapai standar tertinggi, atasan perlu menginvestasikan sumber daya dan perhatian yang cukup.

Anda harus menyempurnakan setiap gerakan; itu membutuhkan waktu dan usaha yang nyata.

Jika atasan terlalu banyak berinvestasi dalam standardisasi manajemen, hal itu dapat mengurangi pentingnya operasional bisnis manajemen.

Manusia memiliki energi yang terbatas. Jika Anda fokus pada memperketat aturan dalam prosesnya, Anda tidak akan punya waktu untuk fokus pada membalikkan keadaan bisnis.

Dan izinkan saya menyampaikan sesuatu yang sangat nyata kepada Anda.

Standardisasi manajemen sebenarnya cukup mudah diterapkan.

Dalam satu atau dua bulan, Anda seharusnya bisa mencapai angka 80.

Sisa 20 poin tersebut tidak sepadan dengan usaha bos, karena nilainya sangat rendah.

Yang seharusnya dipelajari bos dalam waktu yang tersisa adalah bagaimana mengelola operasional bisnis.

Dengan kata lain, ini adalah manajemen yang melibatkan memimpin seluruh tim untuk fokus pada pertumbuhan keuntungan.

Inilah tujuan sebenarnya dari manajemen.

Saat saya menulis ini, sebuah kalimat terlintas di benak saya.

Manajemen bukanlah tentang mengubah orang menjadi mesin, tetapi tentang memberdayakan sekelompok orang untuk bersama-sama mencari cara untuk meraih kemenangan.

Standar adalah kerangka dasarnya, sedangkan praktik bisnis adalah sumber kehidupannya.

Sekalipun kerangka tubuh tegak, jika aliran darah terhenti, orang tersebut tidak dapat berdiri.

Karena Anda sudah membaca sampai sejauh ini, jika Anda merasa artikel ini bermanfaat, silakan sukai dan bagikan. Jika Anda ingin menerima pembaruan lebih dulu, Anda juga bisa mengikuti saya! ⭐

Terima kasih telah membaca artikel saya. Sampai jumpa lagi.