Dlaczego Twoja firma traci pieniądze, nawet jeśli korzysta z bardziej zaawansowanych systemów? Od standaryzacji do operacjonalizacji: redukcja kosztów i poprawa efektywności w przedsiębiorstwach.

Czy zauważyłeś coś?

Moi znajomi, którzy są właścicielami firm, ilekroć rozmawiają o zarządzaniu, widzą jedynie zazdrość w stosunku do dużych przedsiębiorstw.

Zawsze mi mówią: „Spójrz na ich system, jaki jest doskonały, jak przejrzyste są procedury i jak dobrze określone standardy”.

Kiedy osiągniemy taki poziom sukcesu? Czy to nie pozwoliłoby naszej firmie się rozwinąć?

Szczerze mówiąc, całkowicie rozumiem to uczucie.

Pamiętam znajomego, którego firma liczyła około stu, dwustu osób. Za każdym razem, gdy go widziałem, narzekał, że jego zarząd jest zbyt pobłażliwy, że wszystko zależy od kogoś, kto ma wszystko pod kontrolą, i że wcale nie wygląda na dużą firmę.

W jego oczach zarządzanie dużymi firmami jest kierunkiem, do którego dąży.

Uważał, że jego firma nie mogła się rozwijać, ponieważ systemy te nie były odpowiednio wdrożone.

To mniej więcej to, co myślałem na początku.

Dobre zarządzanie oznacza po prostu dobrą standaryzację.

Chaos wynika z braku standardów.

Ale teraz naprawdę chcę poddać ten pomysł w wątpliwość.

W porównaniu do tych, którzy zajmują się doradztwem, oni faktycznie angażują się w firmy warte miliardy.

Zgadnij co? Oni już ujednolicili i jasno zdefiniowali ten system.

Wszystkie systemy, procesy i standardy są już wdrożone, wywieszone na ścianie i opisane w instrukcji, co sprawia, że ​​wszystko wygląda szczególnie imponująco.

A co się potem stało?

Szef usiadł naprzeciwko mnie i westchnął.

Powiedział, że system ten wygląda ładnie, ale tak naprawdę sprawia, że ​​ludzie stają się mechanizowani.

Posiada bardzo niską elastyczność i niską wydajność.

Najpoważniejszym problemem jest to, że gdy nastąpi zmiana na rynku, zespół potrzebuje kilku miesięcy, aby zareagować.

Byłem oszołomiony.

To, co uważaliśmy za idealne zarządzanie, okazało się pułapką.

Dzisiaj chciałbym porozmawiać o pewnej filozofii zarządzania, o której wspominałem, ale która dla wielu może nie być zbyt przystępna.

Celem zarządzania nie jest standaryzacja zarządzania, lecz uczynienie go operacyjnym.

Standaryzowane pochodzenie

Zanim zaczniesz obalać te zarzuty, wyjaśnijmy pochodzenie standaryzacji.

Takie podejście było w rzeczywistości pielęgnowane przez tradycyjne przedsiębiorstwa, szczególnie w sektorze produkcyjnym.

Zastanów się, dlaczego przemysł wytwórczy potrzebuje tak szczegółowych systemów i sztywnych norm?

Ponieważ przemysł wytwórczy potrzebuje mechanizacji ludzi.

Im bardziej ujednolicone są czynności na linii montażowej, tym lepiej; im prostsze pomysły, tym lepiej; w idealnym świecie każdy powinien stać się trybikiem w napinającej się śrubie.

Sektor wytwórczy stoi w obliczu stosunkowo niewielu zmian.

Nie wymaga codziennego używania mózgu, lecz stałego powtarzania rzeczy.

Dlatego podstawą udanego biznesu w przemyśle wytwórczym jest standaryzacja działań.

Z tej perspektywy nie ma absolutnie nic złego w standaryzowanym zarządzaniu.

Szaleństwem jest oczekiwać, że fabryka będzie polegać na inspiracji i improwizacji, aby dokręcać śruby.

E-commerceDlaczego tego nie kupić?

Ale tu pojawia się problem.

Ten zbiór idei, który narodził się w przemyśle wytwórczym, został przeniesiony do sektora e-commerce bez żadnych zmian.

Czym jest e-commerce?

My, osoby zajmujące się handlem elektronicznym, wiemy, że strategia operacyjna zmienia się całkowicie co miesiąc.

W tym miesiącu skupiamy się na tym produkcie, w przyszłym miesiącu będziemy skupiać się na tamtym produkcie.

Strategie różnią się w zależności od linii produktów i kanału.

W sektorze produkcyjnym, jeśli prawidłowo wdrożysz normy, Twój biznes będzie dobrze prosperował.

W handlu elektronicznym, bez względu na to, jak perfekcyjnie wykonasz swoją pracę, jeśli twoja strategia okaże się błędna, i tak poniesiesz porażkę.

Trudność w prowadzeniu udanego biznesu w e-handlu wcale nie polega na standaryzacji działań.

To jest stosunkowo proste.

Prawdziwe wyzwanie leży w strategicznej zdolności dostosowywania się do zmian w biznesie.

Proponuję, abyś przeczytał to zdanie kilka razy.

Widzicie więc, dlatego wielokrotnie podkreślam, że nie powinniśmy dążyć do zarządzania znormalizowanego, lecz raczej do zarządzania zorientowanego na biznes.

Muszę ci tu pomóc, więc nie wygłaszaj żadnych definitywnych stwierdzeń.

Wielu instruktorów zarządzania wywodzi się z tradycyjnych firm, ale czy ich zestaw standardowych praktyk jest bezużyteczny w przypadku handlu elektronicznego?

Mieć.

Ale tylko na poziomie realizacji.

Gdy ujednolicisz procedury obsługi klienta, ich wydajność rzeczywiście się poprawi.

Gdy usprawnisz proces pakowania, osoby pakujące będą bardziej zmotywowane.

Akceptuję wszystkie z nich.

Jednak gdy już przejdziesz na poziom biznesowy, standaryzacja sprawi, że Twoja praca stanie się co najwyżej odrobinę bardziej skrupulatna.

Nie jest w stanie wygenerować strategii biznesowych odpowiadających na zmiany.

Czym zatem jest zarządzanie zorientowane na biznes?

To sprowadza nas z powrotem do tego, o czym naprawdę chcę dzisiaj porozmawiać.

Na czym polega podejście do zarządzania zorientowane na biznes?

Podam ci konkretny przykład, a od razu zrozumiesz.

Załóżmy, że w tym miesiącu Twój zespół zmaga się z problemem spadającej marży zysku.

Zyski spadają i zarabiamy mniej pieniędzy.

W jaki sposób Twój zespół powinien podejść do tej kwestii poprzez zarządzanie?

Dla wielu osób pierwszą reakcją jest stwierdzenie, że jest to inspirujące.

Dajmy wszystkim motywującą przemowę i wyznaczmy sobie wyższy cel. A jeśli to nie wystarczy, damy im więcej pieniędzy.

Jednak przekonasz się, że same zachęty nie rozwiążą problemu.

Jeśli osoba zarządzająca błędnie oceni spadającą marżę zysku, a jej strategia okaże się wadliwa, to bez względu na to, jak bardzo ją zmotywujesz, nadal nie będzie w stanie rozwiązać problemu.

Cały zespół będzie coraz bardziej zdezorientowany.

Zarządzanie operacjami to zupełnie inna sprawa.

Aby dokładnie ustalić przyczynę spadku marży zysku, konieczna jest współpraca całego zespołu.

Wprowadzanie nowych produktów na rynek odbywa się zbyt wolno i nie nadążamy za popytem na nowe produkty.

Nowa strategia reklamowa nie została wdrożona, a wydane pieniądze nie zostały odzyskane.

Problemem nadal jest niski wskaźnik konwersji obsługi klienta, co skutkuje marnowaniem ruchu.

Gdy przyjrzymy się bliżej problemowi niskich marż zysku, okaże się, że nie jest to problem tylko jednej osoby.

Każdy zespół ma swoje obowiązki i braki, ale każdy zespół ma także swoje sposoby na ich zadośćuczynienie.

Po zidentyfikowaniu problemów w każdym zespole wydarzyło się coś niesamowitego.

Każdy zespół szybko dostosuje tempo zarządzania na podstawie problemów zidentyfikowanych w tym miesiącu.

Wyznaczaj sobie cele i odpowiednio je dostosowuj.

Oceny wyników pracy ulegną zmianie.

Spotkanie zostało następnie odpowiednio zmienione.

Sposób współpracy zespołów również uległ zmianie.

W tym miesiącu wszystko kręci się wokół wspólnych celów biznesowych wszystkich członków zespołu, a zarządzanie dostosowuje się do nich.

Jest to bardzo częsty scenariusz w przypadku firm zajmujących się handlem elektronicznym.

Co więcej, zobaczysz, że wiele firm w tym samym czasie napotyka na różne problemy w różnych projektach i na różnych etapach.

W tym miesiącu jest to zysk, w następnym mogą to być zapasy, a w kolejnym miesiącu może to być wydajność pracy.

Wymaga to, aby cały zespół był w stanie szybko reagować na te zmiany i rozwiązywać je poprzez zarządzanie.

A potem spójrz.

Jeśli będziesz polegać wyłącznie na standardowym zarządzaniu, utkniesz, gdy napotkasz tego typu problemy.

Zasady określają cele z poprzedniego miesiąca, a procedury opierają się na strategiach z poprzedniego miesiąca.

Zespół korzystał ze starej mapy i nie mógł znaleźć nowej trasy.

Cel ten można osiągnąć tylko wtedy, gdy zespół rzeczywiście wypracuje podejście zarządcze zorientowane na biznes, połączone z różnymi systemami i metodami.

Odkryjesz wtedy, że każde działanie zarządcze jest niczym pocisk, który trafia prosto w zyski i napędza je w górę.

Czy nadal potrzebujemy regulacji?

Czy zatem powinniśmy to ujednolicić czy nie?

Oczywiście!

Nie powiedziałem, że tego nie chcę.

Należy ją jednak stosować wyłącznie do względnie stałych i niezmiennych zadań.

W przypadku stanowisk podstawowych, takich jak obsługa klienta, pakowanie czy projektowanie graficzne, nie ma żadnego problemu z przestrzeganiem pewnych standardów.

Dlaczego nie kładę nacisku na najwyższe standardy.

Ponieważ osiągnięcie najwyższych standardów wymaga od szefa zainwestowania odpowiednich zasobów i uwagi.

Trzeba dopracować każdy ruch, a to wymaga dużo czasu i wysiłku.

Jeśli szef zainwestuje zbyt dużo w standaryzację zarządzania, może to ograniczyć znaczenie zarządzania operacjami biznesowymi.

Ludzie mają ograniczoną energię. Jeśli skupisz się na dokręcaniu śrub w tym procesie, nie będziesz miał czasu na odwrócenie losów firmy.

I powiem wam coś bardzo prawdziwego.

Standaryzacja zarządzania jest w rzeczywistości dość prosta do wdrożenia.

W ciągu jednego lub dwóch miesięcy powinieneś osiągnąć wynik 80.

Pozostałe 20 punktów nie jest warte wysiłku szefa, gdyż mają bardzo małą wartość.

Czego szef powinien się naprawdę nauczyć w pozostałym czasie, to jak zarządzać operacjami biznesowymi.

Innymi słowy, zarządzanie polega na kierowaniu całym zespołem tak, aby koncentrował się na zwiększaniu zysku.

To jest prawdziwy cel zarządzania.

Pisząc to, przychodzi mi na myśl pewne zdanie.

Zarządzanie nie polega na zamienianiu ludzi w maszyny, lecz na umożliwieniu grupie ludzi wspólnego znalezienia sposobu na osiągnięcie sukcesu.

Normy są szkieletem, natomiast praktyki biznesowe jego siłą napędową.

Nawet jeśli szkielet znajduje się w pozycji pionowej, to jeśli krew przestanie płynąć, człowiek nie będzie mógł stać.

Skoro dotarłeś aż tutaj, jeśli uznałeś to za pomocne, polub i udostępnij. Jeśli chcesz otrzymywać aktualizacje jako pierwszy, możesz mnie również obserwować! ⭐

Dziękuję za przeczytanie mojego artykułu. Do zobaczenia następnym razem.