ই-কমার্স টিম ম্যানেজমেন্টের মূল কথা: মানদণ্ডের উপর মনোযোগ দিন, ক্ষুদ্র ব্যবস্থাপনার উপর নয়! একটি স্বয়ংক্রিয় টিম তৈরির ব্যবহারিক নির্দেশিকা।

সত্যি বলতে, আমি এমন অনেক বস দেখেছি যারা সারাক্ষণ ছোটখাটো সমস্যা সামলাতেই ব্যস্ত থাকেন।

সকালে অফিসে এসেই আমাকে সঙ্গে সঙ্গে একটি মিটিংয়ে টেনে নিয়ে যাওয়া হলো। বিকেলে আমি দম ফেলার আগেই কর্মচারীরা দৌড়ে এসে এটা-সেটা কীভাবে করতে হবে তা জিজ্ঞাসা করতে লাগল। সন্ধ্যায় বাড়ি ফিরে আমাকে দিনের কাজের জঞ্জাল পর্যালোচনা করতে হলো এবং পরের দিন আবার সেই প্রক্রিয়া শুরু করতে হলো।

তাদেরকে অত্যন্ত নিবেদিতপ্রাণ মনে হয়, তাই না?

কিন্তু আপনি যদি বিষয়টি ভালোভাবে ভেবে দেখেন, সে আসলে কী করছে?

বিষয়টা ব্যবস্থাপনা নিয়ে নয়, বরং সমস্যা সমাধান নিয়ে। আর এই সমস্যাগুলোর বেশিরভাগই স্বতঃস্ফূর্তভাবে উদ্ভূত হয়, কারণ মানদণ্ডগুলো অস্পষ্ট।

কর্মচারীরা যখন তাদের দায়িত্ব পালনে ব্যর্থ হয়, তখন বস তাদের মনোভাবকে দোষারোপ করেন। কাজের ফলাফল অসন্তোষজনক হলে, বস তাদের দক্ষতার অভাবকে দোষ দেন। যখন একই ভুল বারবার ঘটতে থাকে, তখন বস কেবল তাদের বারবার সমালোচনা ও প্রশিক্ষণ দেওয়া ছাড়া আর কিছুই করতে পারেন না।

সময়ের সাথে সাথে বসের মনে হলো যে, তিনি যতই চেষ্টা করুন না কেন, এই লোকদের শেখানো অসম্ভব। কর্মচারীরা মনে করত যে, বসের চাহিদাগুলো সবসময় বদলাতে থাকে এবং তাদের কোনো কাজই ঠিক হয় না।

উভয় পক্ষই ক্লান্ত ছিল এবং নিজেদের প্রতি হওয়া অবিচারের শিকার বলে মনে করেছিল।

কিন্তু প্রায়শই ব্যাপারটা এমন নয় যে কর্মীরা ভালোভাবে কাজ করতে অনিচ্ছুক, বরং তারা জানেই না কাজটি কীভাবে করতে হয় অথবা কোন স্তরের কর্মক্ষমতাকে ভালো বলে গণ্য করা হয়।

আমার ব্যক্তিগত মতামত হলো, বারবার মানুষের ভুল শুধরে দেওয়ার পেছনে সময় নষ্ট না করে, প্রথমে একটি মানদণ্ড স্থাপন করা শ্রেয়।

এটা শুনতে সহজ মনে হলেও, আমি যত এ নিয়ে ভাবি, ততই বুঝতে পারি যে এটাই ব্যবস্থাপনার অন্তর্নিহিত যুক্তি।

মান বলতে কী বোঝায়?

কর্মচারীদের শুধু "এটা ভালোভাবে করো" বললেই ব্যাপারটা এত সহজ হয়ে যায় না। এটা অর্থহীন, কারণ 'ভালো' বলতে একেকজনের কাছে একেক রকম ধারণা।

মানদণ্ডটিতে ছয়টি বিষয় সুস্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা প্রয়োজন: কে দায়ী, কখন এটি সম্পন্ন হবে, সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলো কী, গ্রহণযোগ্যতার শর্তাবলী কী, কে পরিদর্শন করবে, এবং কোন পরিস্থিতিতে সমন্বয়ের প্রয়োজন হবে।

উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো কোম্পানি একটি ছোট ভিডিও বিজ্ঞাপন চালু করতে চায়, তবে তারা কর্মীদের শুধু "বিজ্ঞাপন প্রচারটি ভালোভাবে পরিচালনা করুন" বলতে পারে না। এটি খুবই অস্পষ্ট, এবং এতে কর্মীরা বিভ্রান্তই থাকবে।

বিষয় নির্বাচন ও কপিরাইটিংয়ের দায়িত্বে কে থাকবেন এবং পর্যালোচনার দায়িত্বে কে থাকবেন, তা আপনাকে স্পষ্ট করতে হবে। ভিডিওগুলো কোন মানদণ্ড অনুযায়ী চিত্রায়িত ও সম্পাদনা করা উচিত? প্রকাশের পর কখন ডেটা যাচাই করা উচিত? আরও সম্প্রসারণের জন্য কোন মানদণ্ডগুলো পূরণ করতে হবে এবং কোন পরিস্থিতিতে কাজ বন্ধ করে দিতে হবে? সবশেষে, পোস্ট-মর্টেম বিশ্লেষণ কে পরিচালনা করবে?

এই প্রয়োজনীয়তাগুলো যত স্পষ্ট হবে, কর্মচারীরা সেগুলো বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে তত বেশি যৌক্তিকতা দেখাবে এবং ব্যবস্থাপকরা পরিদর্শন পরিচালনার ক্ষেত্রে তত বেশি কার্যকর হবেন।

ভেবে দেখুন: কোনো মানদণ্ড না থাকলে, কর্মীরা কেবল নিজেদের বোঝাপড়ার ভিত্তিতেই কাজ করতে পারে। দশজন মানুষের দশটি ভিন্ন পদ্ধতি থাকতে পারে, এবং তখন ফলাফল সন্তোষজনক না হলে বসকে ভুলটা ধরিয়ে দিতে হয়।

সময়ের সাথে সাথে কর্মচারীরা অনুভব করবে যে বসের চাহিদাগুলো সবসময় বদলাতে থাকে, এবং বসও মনে করবে যে কর্মচারীরা যতই চেষ্টা করুক না কেন, তাদের শেখানো যায় না।

যেহেতু উভয় পক্ষ বারবার যোগাযোগ ও সংশোধন করেছে, তাই ব্যবস্থাপনা ব্যয় স্বাভাবিকভাবেই বেড়ে গিয়েছিল।

শুধুমাত্র বসের মনে বিদ্যমান মানদণ্ডের মূল্য

মাঝে মাঝে আমার মনে হয় যে, অনেক কোম্পানিতে বিচার-বিবেচনার মানদণ্ডের অভাব নেই, বরং এই মানদণ্ডগুলো কেবল বসের মাথাতেই বিদ্যমান এবং সেগুলোকে এমন কোনো কার্যপ্রণালীতে রূপান্তরিত করা হয়নি যা দল বাস্তবায়ন করতে পারে।

বস জানেন কোন পণ্যগুলো উন্নত করা উচিত, কোন কপিরাইটিং গ্রহণযোগ্য এবং কোন পরিস্থিতিতে বিনিয়োগ বাড়ানো উচিত। তবে, এই সিদ্ধান্তগুলো লিখিত আকারে থাকে না, কিংবা এগুলোকে কোনো প্রক্রিয়া বা কেস স্টাডির মাধ্যমে আনুষ্ঠানিক রূপ দেওয়া হয় না। কর্মীরা যখন কোনো সমস্যার সম্মুখীন হন, তখন বসের কাছে ফিরে যাওয়া ছাড়া তাদের আর কোনো উপায় থাকে না।

যদি অভিজ্ঞতা সঞ্চয় ও পুনরাবৃত্তি করা না যায়, তবে বসের সমস্যা সমাধানের ক্ষমতা যত শক্তিশালী হবে, কোম্পানি ব্যক্তিগতভাবে তার ওপর তত বেশি নির্ভরশীল হয়ে পড়তে পারে।

এটা কি ভালো কিছু? স্বল্পমেয়াদে, হ্যাঁ; দীর্ঘমেয়াদে, একেবারেই না।

ব্যক্তিগত সক্ষমতা থেকে সাংগঠনিক সক্ষমতা পর্যন্ত

মানদণ্ড প্রতিষ্ঠা করার অর্থ হলো ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা ও অসামান্য কর্মীদের প্রমাণিত অভিজ্ঞতাকে ব্যক্তিগত সক্ষমতা থেকে প্রাতিষ্ঠানিক সক্ষমতায় রূপান্তরিত করা।

প্রায়শই সম্মুখীন হওয়া প্রতিটি সমস্যার সমাধানের বিবরণ নথিভুক্ত করুন। যাচাইকৃত প্রতিটি কার্যকর কৌশলের সিদ্ধান্তের পেছনের যুক্তি স্পষ্টভাবে লিখে রাখুন। আবিষ্কৃত প্রতিটি চমৎকার পদক্ষেপকে এমন একটি প্রক্রিয়ায় রূপান্তরিত করুন যা দলটি অনুকরণ করতে পারে।

আমি আপনাকে বলে রাখি, এই প্রক্রিয়াটি প্রথমে কিছুটা জটিল মনে হতে পারে এবং কর্মীদের শুধু কী করতে হবে তা বলে দেওয়ার চেয়ে এতে বেশি সময় লাগে।

কিন্তু কয়েক সপ্তাহ নিয়মিত অনুশীলনের পর আপনি দেখবেন যে, আপনি ক্রমশ আরও বেশি সময় সাশ্রয় করছেন এবং আপনার দলও মানগুলো সম্পর্কে আরও গভীর ধারণা লাভ করছে।

কয়েক মাস পর ফিরে তাকালে আপনি দেখবেন যে, আপনাকে আর প্রতিদিন সবার ওপর নজর রাখতে হবে না।

ব্যবসায়িক চাহিদার সাথে সাথে মানদণ্ডকেও বিকশিত হতে হবে।

অবশ্যই, মানদণ্ড স্থাপন করার অর্থ এই নয় যে সেই মানদণ্ড কখনো পরিবর্তিত হবে না।

ই-কমার্স শিল্প দ্রুত পরিবর্তন হচ্ছে। প্ল্যাটফর্মের নিয়মকানুন, ট্র্যাফিকের কাঠামো, প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশ এবং গ্রাহকের চাহিদা ক্রমাগত বদলাচ্ছে, এবং ব্যবসার অগ্রগতির সাথে সাথে মানদণ্ডগুলোকেও উন্নত করতে হবে।

সুতরাং, কোম্পানিগুলোর শুধু বাস্তবায়ন মানদণ্ড থাকলেই চলবে না, বরং এই মানদণ্ডগুলো হালনাগাদ করার দায়িত্ব কার, কীভাবে নতুন অভিজ্ঞতাগুলো এসওপি-তে অন্তর্ভুক্ত করা যায় এবং কোন পরিস্থিতিতে পুরোনো পদ্ধতিগুলো পর্যায়ক্রমে বাদ দেওয়া উচিত, তাও স্পষ্ট করতে হবে।

ভালো মানদণ্ড কর্মীদের চিন্তাভাবনাকে সীমাবদ্ধ করে না, বরং নিম্ন স্তরের পুনরাবৃত্তিমূলক পরীক্ষা-নিরীক্ষা কমিয়ে দেয়।

বাস্তবায়নকারীরা বর্তমান সর্বোত্তম রীতি অনুসারে অবিচলিতভাবে তাদের কাজ সম্পন্ন করেন, অপরদিকে কৌশলবিদরা নতুন সুযোগ ও পদ্ধতি অন্বেষণ করতে থাকেন এবং তারপর প্রমাণিত কার্যকর অভিজ্ঞতার আলোকে মানদণ্ড হালনাগাদ করেন।

এইভাবে, কোম্পানিগুলো ক্রমাগত বিকশিত হওয়ার পাশাপাশি স্থিরভাবে কাজ সম্পাদন করতে পারে।

সুস্পষ্ট মানদণ্ড ব্যবস্থাপনাকে সত্যিকার অর্থে বাস্তবায়ন করতে সক্ষম করে।

ব্যবস্থাপনার মধ্যে অবশ্যই যোগাযোগ, অনুপ্রেরণা এবং প্রতিভা বিকাশ অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু এই সবকিছুর ভিত্তি সুস্পষ্ট মানদণ্ড হওয়া উচিত।

মানদণ্ড না থাকলে, ব্যবস্থাপকরা কর্মীদের মূল্যায়ন করার জন্য কেবল নিজেদের অনুভূতির ওপর নির্ভর করতে পারেন। মানদণ্ড থাকলে, কর্মীরা জানে তাদের কী করা উচিত, তত্ত্বাবধায়করা জানেন তাদের কী যাচাই করা উচিত, এবং কোম্পানিও জানে কীভাবে উন্নতি করতে হবে।

প্রকৃত কার্যকর ব্যবস্থাপনা মানে বসকে সবার ওপর নজরদারি করতে আরও বেশি সময় ব্যয় করানো নয়, বরং সঠিক কর্মপদ্ধতিগুলোকে স্পষ্ট করা, বাস্তবায়ন করা, যাচাই করা এবং ক্রমাগত পুনরাবৃত্তি করা।

ক্রমান্বয়ে মানদণ্ড প্রতিষ্ঠিত হওয়ার সাথে সাথে, ব্যবস্থাপনা "বস ক্রমাগত সমস্যার সমাধান করছেন" এই ধারণা থেকে "সংস্থাটি পদ্ধতি অনুযায়ী সমস্যার সমাধান করছে" এই ধারণায় পরিবর্তিত হতে পারে।

ভেবে দেখুন, এটা অনেকটা একজনের বোঝা বহন করার অবস্থা থেকে একদল লোকের মানচিত্র অনুসরণ করার অবস্থায় যাওয়ার মতো।

রাস্তাটা তো একই আছে, কিন্তু আপনি সেই পথে স্থিরভাবে হাঁটবেন কি না, তা নির্ভর করে পথের মানচিত্রটি কতটা স্পষ্ট তার ওপর।

আপনি যেহেতু এতদূর পড়েছেন, যদি এটি আপনার জন্য সহায়ক হয়ে থাকে, তবে অনুগ্রহ করে লাইক ও শেয়ার করুন। সবার আগে আপডেট পেতে চাইলে আমাকে ফলোও করতে পারেন।

আমার লেখাটি পড়ার জন্য ধন্যবাদ। আবার দেখা হবে।