ई-कॉमर्स टीम प्रबंधन का मूल सिद्धांत: मानकों पर ध्यान केंद्रित करें, सूक्ष्म प्रबंधन पर नहीं! स्वचालित टीम बनाने के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका।

सच कहूं तो, मैंने ऐसे कई बॉस देखे हैं जो लगातार समस्याओं को सुलझाने में व्यस्त रहते हैं।

मैं सुबह ऑफिस पहुंचा और तुरंत ही एक मीटिंग में शामिल हो गया। दोपहर तक मुझे सांस लेने का भी मौका नहीं मिला था कि कर्मचारी दौड़ते हुए आने लगे और मुझसे पूछने लगे कि यह कैसे करना है और वह कैसे करना है। शाम को घर पहुंचने पर मुझे दिन भर की गड़बड़ी का जायजा लेना पड़ा और फिर अगले दिन उसी प्रक्रिया को जारी रखना पड़ा।

वे बेहद समर्पित प्रतीत होते हैं, है ना?

लेकिन अगर आप इस बारे में ध्यान से सोचें, तो वह वास्तव में क्या कर रहा है?

यह प्रबंधन के बारे में नहीं है, यह समस्या-समाधान के बारे में है। और इनमें से अधिकांश समस्याएं स्वतः ही उत्पन्न होती हैं क्योंकि मानक स्पष्ट नहीं हैं।

जब कर्मचारी अपना कर्तव्य निभाने में विफल होते हैं, तो बॉस इसका दोष उनके रवैये पर डालता है। जब काम के नतीजे असंतोषजनक होते हैं, तो बॉस उनकी अक्षमता को दोष देता है। जब वही गलतियाँ बार-बार होती रहती हैं, तो बॉस केवल उनकी आलोचना और बार-बार प्रशिक्षण देने के अलावा कुछ नहीं कर सकता।

समय बीतने के साथ, बॉस को लगने लगा कि इन लोगों को सिखाना नामुमकिन है, चाहे वह कितनी भी कोशिश कर ले। कर्मचारियों को लगता था कि बॉस की ज़रूरतें हमेशा बदलती रहती हैं, और वे जो कुछ भी करते हैं वह सही नहीं होता।

दोनों पक्ष थके हुए थे और खुद को अन्यायग्रस्त महसूस कर रहे थे।

लेकिन अक्सर ऐसा नहीं होता कि कर्मचारी अच्छा काम करने के इच्छुक नहीं होते, बल्कि समस्या यह होती है कि उन्हें यह पता ही नहीं होता कि काम कैसे करना है या किस स्तर के प्रदर्शन को अच्छा माना जाता है।

मेरा मानना ​​है कि लोगों को बार-बार सुधारने में समय बिताने के बजाय, पहले मानक स्थापित करना बेहतर है।

यह सुनने में सरल लगता है, लेकिन जितना अधिक मैं इसके बारे में सोचता हूं, उतना ही मुझे एहसास होता है कि यह प्रबंधन का मूल तर्क है।

मानक क्या है?

कर्मचारियों को सिर्फ यह कहना कि "इसे अच्छे से करो" इतना आसान नहीं है। यह कहना व्यर्थ है क्योंकि "अच्छा" की हर किसी की परिभाषा अलग-अलग होती है।

मानक में छह बातों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है: कौन जिम्मेदार है, यह कब पूरा होगा, विशिष्ट कार्य क्या हैं, स्वीकृति की आवश्यकताएं क्या हैं, कौन निरीक्षण करेगा, और किन परिस्थितियों में समायोजन की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी एक छोटा वीडियो विज्ञापन लॉन्च करना चाहती है, तो वह कर्मचारियों से केवल यह नहीं कह सकती कि "विज्ञापन अभियान को सफल बनाएं।" यह बहुत अस्पष्ट है, और कर्मचारी फिर भी भ्रमित रहेंगे।

आपको यह स्पष्ट करना होगा कि विषय चयन और कॉपीराइटिंग की ज़िम्मेदारी किसकी है , और समीक्षा की ज़िम्मेदारी किसकी है। वीडियो किस मानक के अनुसार फिल्माए और संपादित किए जाने चाहिए? प्रकाशन के बाद डेटा की जाँच कब की जानी चाहिए? आगे विस्तार के लिए किन मापदंडों को पूरा किया जाना चाहिए, और किन परिस्थितियों में काम बंद कर देना चाहिए? अंत में, पोस्ट-मॉर्टम विश्लेषण कौन करेगा?

ये आवश्यकताएँ जितनी स्पष्ट होंगी, कर्मचारियों द्वारा इन्हें लागू करना उतना ही न्यायसंगत होगा, और प्रबंधकों द्वारा निरीक्षण करना उतना ही अधिक प्रभावी होगा।

ज़रा सोचिए: मानकों के बिना, कर्मचारी केवल अपनी समझ के आधार पर ही काम कर सकते हैं। दस लोगों के दस अलग-अलग दृष्टिकोण हो सकते हैं, और फिर जब परिणाम संतोषजनक नहीं होते हैं तो बॉस को यह बताना पड़ता है कि क्या गलत हुआ।

समय के साथ, कर्मचारियों को लगेगा कि बॉस की ज़रूरतें हमेशा बदलती रहती हैं, और बॉस को लगेगा कि कर्मचारी चाहे कितनी भी कोशिश कर लें, उन्हें कुछ सिखाया नहीं जा सकता।

दोनों पक्षों के बीच बार-बार संवाद और संशोधन होने के कारण, प्रबंधन लागत स्वाभाविक रूप से बढ़ गई।

उन मानकों की कीमत जो केवल बॉस के दिमाग में मौजूद हैं

कभी-कभी मुझे ऐसा लगता है कि कई कंपनियों में निर्णय लेने के मानदंडों की कमी नहीं है, बल्कि ये मानदंड केवल बॉस के दिमाग में मौजूद हैं और इन्हें ऐसी प्रक्रियाओं में परिवर्तित नहीं किया गया है जिन्हें टीम क्रियान्वित कर सके।

बॉस को पता होता है कि किन उत्पादों को विकसित करना फायदेमंद है, किस तरह की लेखन शैली स्वीकार्य है और किन परिस्थितियों में निवेश बढ़ाना चाहिए। हालांकि, ये निर्णय न तो लिखित रूप में होते हैं और न ही इन्हें औपचारिक प्रक्रियाओं या केस स्टडी में शामिल किया जाता है। जब कर्मचारियों को कोई समस्या आती है, तो उनके पास बॉस के पास जाने के अलावा कोई विकल्प नहीं बचता।

यदि अनुभव को संचित और दोहराया नहीं जा सकता है, तो बॉस की समस्या-समाधान क्षमता जितनी मजबूत होगी, कंपनी उतनी ही अधिक व्यक्तिगत रूप से बॉस पर निर्भर हो सकती है।

क्या यह अच्छी बात है? अल्पावधि में, हाँ; दीर्घावधि में, बिल्कुल नहीं।

व्यक्तिगत क्षमताओं से लेकर संगठनात्मक क्षमताओं तक

मानदंड स्थापित करने का अर्थ है, प्रमुख व्यक्तियों और उत्कृष्ट कर्मचारियों के सिद्ध अनुभवों को व्यक्तिगत क्षमताओं से संगठनात्मक क्षमताओं में परिवर्तित करना।

बार-बार सामने आने वाली हर समस्या के समाधान को दस्तावेज़ में दर्ज करें। हर कारगर रणनीति के सत्यापन के बाद, निर्णय के पीछे का तर्क स्पष्ट रूप से लिखें। हर उत्कृष्ट कार्य को एक ऐसी प्रक्रिया में बदलें जिसे टीम दोहरा सके।

मैं आपको बता दूं, यह प्रक्रिया शुरू में थोड़ी अटपटी लग सकती है, और इसमें कर्मचारियों को यह बताने की तुलना में अधिक समय लगता है कि उन्हें क्या करना है।

लेकिन कुछ हफ्तों के लगातार अभ्यास के बाद, आप पाएंगे कि आप अधिक से अधिक समय बचा रहे हैं, और आपकी टीम मानकों की गहरी समझ हासिल कर रही है।

कुछ महीनों बाद पीछे मुड़कर देखने पर आपको पता चलेगा कि अब आपको हर दिन हर किसी पर नजर रखने की जरूरत नहीं है।

मानकों को भी व्यावसायिक आवश्यकताओं के साथ विकसित होना चाहिए।

बेशक, मानक स्थापित करने का मतलब यह नहीं है कि मानक कभी नहीं बदलेंगे।

ई-कॉमर्स उद्योग तेजी से बदल रहा है। प्लेटफॉर्म के नियम, ट्रैफिक संरचना, प्रतिस्पर्धी माहौल और ग्राहकों की ज़रूरतें लगातार बदल रही हैं, और व्यवसाय के साथ-साथ मानकों को भी अपडेट करना आवश्यक है।

इसलिए, कंपनियों को न केवल कार्यान्वयन मानकों की आवश्यकता है, बल्कि यह भी स्पष्ट करने की आवश्यकता है कि मानकों को अद्यतन करने के लिए कौन जिम्मेदार है, नए अनुभवों को मानक संचालन प्रक्रियाओं में कैसे शामिल किया जा सकता है, और किन परिस्थितियों में पुरानी पद्धतियों को चरणबद्ध तरीके से समाप्त किया जाना चाहिए।

अच्छे मानक कर्मचारियों की सोच को सीमित नहीं करते, बल्कि निम्न स्तर की बार-बार होने वाली गलतियों और परीक्षणों को कम करते हैं।

कार्यान्वयनकर्ता वर्तमान सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुसार अपना काम लगातार पूरा करते हैं, जबकि रणनीतिकार नए अवसरों और तरीकों की खोज जारी रखते हैं, और फिर सिद्ध प्रभावी अनुभवों के साथ मानकों को अद्यतन करते हैं।

इस तरह कंपनियां निरंतर विकास करते हुए स्थिर रूप से कार्य कर सकती हैं।

स्पष्ट मानक प्रबंधन को सही मायने में लागू करने में सक्षम बनाते हैं।

प्रबंधन में निश्चित रूप से संचार, प्रेरणा और प्रतिभा विकास शामिल है, लेकिन ये सभी स्पष्ट मानकों पर आधारित होने चाहिए।

मानकों के अभाव में, प्रबंधक कर्मचारियों का मूल्यांकन करने के लिए केवल अपनी भावनाओं पर ही निर्भर रह सकते हैं। मानकों के साथ, कर्मचारियों को पता होता है कि उन्हें क्या करना चाहिए, पर्यवेक्षकों को पता होता है कि उन्हें क्या जांचना चाहिए, और कंपनी को पता होता है कि सुधार कैसे किया जाए।

वास्तव में प्रभावी प्रबंधन का मतलब बॉस को हर किसी की निगरानी में अधिक समय बिताने के लिए मजबूर करना नहीं है, बल्कि सही कार्य पद्धतियों को स्पष्ट करना, उन्हें लागू करना, उनकी जांच करना और लगातार उनमें सुधार करना है।

जैसे-जैसे मानक धीरे-धीरे स्थापित होते जाते हैं, प्रबंधन "लगातार समस्याओं का समाधान करने वाले बॉस" से हटकर "प्रणाली के अनुसार समस्याओं का समाधान करने वाले संगठन" की ओर बढ़ सकता है।

इस बारे में सोचिए, यह ठीक वैसा ही है जैसे एक व्यक्ति द्वारा बोझ उठाने से लेकर लोगों के एक समूह द्वारा नक्शे का अनुसरण करने तक का सफर तय करना।

रास्ता तो वही है, लेकिन आप उस पर स्थिर गति से चल पाते हैं या नहीं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि मार्ग का नक्शा कितना स्पष्ट है।

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मेरा लेख पढ़ने के लिए धन्यवाद। फिर मिलेंगे।