Kjarninn í teymisstjórnun í netverslun: Einbeittu þér að stöðlum, ekki örstjórnun! Hagnýt leiðarvísir um að byggja upp sjálfvirkt teymi.

Ég hef satt að segja séð of marga yfirmenn sem eru stöðugt uppteknir við að slökkva elda.

Ég mætti ​​á skrifstofuna að morgni og var strax dreginn inn í fund. Ég náði varla andanum síðdegis þegar starfsmenn komu hlaupandi inn og spurðu hvernig ætti að gera þetta og hvernig ætti að gera hitt. Þegar ég kom heim að kvöldi þurfti ég samt að fara yfir draslið frá deginum og halda áfram ferlinu daginn eftir.

Þau virðast ótrúlega einbeitt, er það ekki?

En ef þú hugsar vel um það, hvað nákvæmlega er hann að gera?

Þetta snýst ekki um stjórnun, heldur lausn vandamála. Og flest þessara vandamála koma upp sjálfkrafa vegna þess að staðlarnir eru óljósir.

Þegar starfsmenn vanrækja að sinna skyldum sínum kennir yfirmaðurinn viðhorfi þeirra um. Þegar vinnuárangur er ófullnægjandi kennir yfirmaðurinn þeim um skort á hæfni. Þegar sömu mistökin halda áfram að gerast getur yfirmaðurinn aðeins gagnrýnt þá og þjálfað þá aftur og aftur.

Með tímanum fannst yfirmanninum að þetta fólk væri ómögulegt að kenna, sama hvað hann reyndi. Starfsmönnunum fannst kröfur yfirmannsins alltaf vera að breytast og ekkert sem þeir gerðu væri rétt.

Báðir aðilar voru úrvinda og fannst þeim gert rangt til.

En oft er það ekki að starfsmenn séu ófúsir til að vinna gott starf, heldur að þeir viti einfaldlega ekki hvernig á að gera það eða hvaða frammistöðustig telst gott.

Mín eigin tilfinning er sú að í stað þess að eyða tíma í að leiðrétta fólk ítrekað, sé betra að setja sér staðla fyrst.

Þetta hljómar einfalt, en því meira sem ég hugsa um það, því betur skil ég að þetta er undirliggjandi rökfræði stjórnunar.

Hvað er staðall?

Það er ekki eins einfalt og að segja starfsmönnum „gerið þetta vel.“ Það er tilgangslaust því allir skilja „gott“ á mismunandi hátt.

Staðallinn þarf að skilgreina sex atriði skýrt: hver ber ábyrgð, hvenær verkinu verður lokið, hverjar tilteknu aðgerðirnar eru, hverjar kröfur um samþykki eru, hver mun framkvæma eftirlit og við hvaða aðstæður er þörf á aðlögun.

Til dæmis, ef fyrirtæki vill setja á markað stutta myndbandsauglýsingu, getur það ekki bara beðið starfsmenn um að „láta auglýsingaherferðina ganga vel.“ Það er of óljóst og starfsmenn verða samt ruglaðir.

Þú þarft að skýra hver ber ábyrgð á vali efnis og textagerð og hver ber ábyrgð á yfirferð. Samkvæmt hvaða stöðlum ætti að taka upp og klippa myndböndin? Hvenær ætti að yfirfara gögnin eftir birtingu? Hvaða mælikvarða ætti að uppfylla til að leyfa frekari stækkun og hvaða aðstæður ættu að leiða til þess að stöðvunar sé stöðvuð? Að lokum, hver mun framkvæma krufningargreininguna?

Því skýrari sem þessar kröfur eru, því réttlætanlegra verða starfsmennirnir þegar þeir innleiða þær og því skilvirkari verða stjórnendurnir við framkvæmd skoðana.

Hugsaðu um þetta: án staðla geta starfsmenn aðeins aðhafst út frá eigin skilningi. Tíu manns gætu haft tíu mismunandi aðferðir og þá þarf yfirmaðurinn að benda á hvað fór úrskeiðis þegar niðurstöðurnar eru ekki fullnægjandi.

Með tímanum munu starfsmenn finna að kröfur yfirmannsins eru alltaf að breytast og yfirmaðurinn mun finna að ekki er hægt að kenna starfsmönnunum sama hversu mikið þeir reyna.

Þar sem báðir aðilar áttu ítrekað samskipti og endurskoðuðu þætti það eðlilegt að stjórnunarkostnaður jókst.

Kostnaðurinn við staðla sem eru aðeins til í huga yfirmannsins

Stundum finnst mér að mörg fyrirtæki skorti ekki matsviðmið, heldur að þessi viðmið séu aðeins til staðar í huga yfirmannsins og hafi ekki verið þýdd í ferla sem teymið getur framkvæmt.

Yfirmaður veit hvaða vörur eru þess virði að þróa, hvaða auglýsingatextagerð er ásættanleg og við hvaða aðstæður ætti að auka fjárfestingu. Hins vegar eru þessar ákvarðanir ekki skrifaðar niður, né eru þær formlegar í ferla eða dæmisögur. Þegar starfsmenn lenda í vandræðum hafa þeir samt engan annan kost en að leita til yfirmannsins.

Ef ekki er hægt að safna reynslu og endurtaka hana, því sterkari sem hæfni yfirmannsins til að leysa vandamál er, því háðari getur fyrirtækið orðið yfirmanninum persónulega.

Er þetta gott? Til skamms tíma, já; til langs tíma, alls ekki.

Frá einstaklingsbundnum hæfileikum til skipulagshæfni

Að setja staðla þýðir að umbreyta reynslu yfirmanna og framúrskarandi starfsmanna úr einstaklingsbundnum hæfileikum í skipulagshæfni.

Fyrir hvert vandamál sem oft kemur upp og er leyst skal skrá lausnina. Fyrir hverja árangursríka aðferð sem hefur verið staðfest skal skrifa skýrt niður rökstuðninginn fyrir ákvörðuninni. Fyrir hverja framúrskarandi aðgerð sem uppgötvast skal umbreyta henni í ferli sem teymið getur endurtekið.

Leyfið mér að segja ykkur, þetta ferli gæti verið svolítið klaufalegt í fyrstu og það tekur lengri tíma en að segja starfsmönnum bara hvað þeir eiga að gera.

En eftir nokkrar vikur af stöðugri æfingu muntu komast að því að þú sparar meiri og meiri tíma og teymið þitt er að öðlast dýpri skilning á stöðlunum.

Þegar þú horfir til baka nokkrum mánuðum síðar munt þú komast að því að þú þarft ekki lengur að fylgjast með öllum á hverjum degi.

Staðlar verða einnig að þróast í takt við þarfir fyrirtækja.

Að sjálfsögðu þýðir það ekki að það að setja staðla að staðlar muni aldrei breytast.

Netverslunargeirinn er að breytast hratt. Reglur um kerfi, umferðaruppbygging, samkeppnisumhverfi og þarfir viðskiptavina eru stöðugt að breytast og staðlar verða einnig að vera endurteknir samhliða viðskiptunum.

Þess vegna þurfa fyrirtæki ekki aðeins að hafa innleiðingarstaðla, heldur einnig að skýra hver ber ábyrgð á að uppfæra staðlana, hvernig hægt er að fella nýja reynslu inn í staðla fyrir notkunarferla og við hvaða aðstæður ætti að hætta gömlum aðferðum.

Góðir staðlar takmarka ekki hugsun starfsmanna, heldur draga úr minniháttar endurteknum tilraunum og mistökum.

Þeir sem framkvæma staðlana ljúka vinnu sinni jafnt og þétt samkvæmt gildandi bestu starfsvenjum, á meðan stefnumótendur halda áfram að kanna ný tækifæri og aðferðir og uppfæra síðan staðlana með reynslu sem hefur sannað sig og notið góðs af.

Þannig geta fyrirtæki starfað stöðugt á sama tíma og þau eru stöðugt að þróast.

Skýr staðlar gera stjórnun kleift að vera raunverulega innleidd.

Stjórnun felur vissulega í sér samskipti, hvatningu og hæfileikaþróun, en allt þetta ætti að byggjast á skýrum stöðlum.

Án staðla geta stjórnendur aðeins treyst á tilfinningar sínar til að meta starfsmenn. Með stöðlum vita starfsmenn hvað þeir eiga að gera, yfirmenn vita hvað þeir eiga að athuga og fyrirtækið veit hvernig það getur bætt sig.

Sannarlega árangursrík stjórnun snýst ekki um að láta yfirmanninn eyða meiri tíma í að fylgjast með öllum, heldur um að gera réttar vinnuaðferðir skýrar, innleiddar, yfirfarnar og endurteknar stöðugt.

Þegar staðlar eru smám saman settir getur stjórnun færst frá því að „yfirmaðurinn leysir stöðugt vandamál“ yfir í að „fyrirtækið leysir vandamál samkvæmt kerfinu“.

Hugsaðu um það, það er eins og að fara frá því að einn maður ber byrðina yfir í hóp fólks sem fylgir korti.

Vegurinn er ennþá sá sami, en hvort þú gengur hann jafnt og þétt eða ekki fer eftir því hversu skýr leiðarkortið er.

Nú þegar þú hefur lesið þetta hingað til, ef þér fannst þetta gagnlegt, vinsamlegast líkaðu við og deildu því. Ef þú vilt fá uppfærslur fyrst geturðu líka fylgst með mér.

Takk fyrir að lesa greinina mína. Sjáumst næst.