SOP процесс гэж юу гэсэн үг вэ? Практик загварууд + тохиолдлууд нь үүнийг нэг алхамаар хэрхэн хийхийг зааж өгдөг✅

SOP процесс нь яг юу гэсэн үг вэ?

Энэхүү нийтлэл нь үйл ажиллагааны стандарт журмын үндсэн ойлголтуудыг сайтар ойлгох боломжийг танд олгохоос гадна компанидаа үр ашигтай SOP системийг хэрхэн бий болгох, багийн гүйцэтгэлийг хурдан сайжруулах, дарга нарт удирдлагыг хөнгөвчлөх, ажилчдыг бие даан удирдан чиглүүлж, стандарт тогтоох зэргийг алхам алхмаар зааж өгөх бодит тохиолдлуудыг өгдөг!

Ажилчдаа найдваргүй гэж буруутгах хэрэггүй, учир нь та SOP үйл явц нь юу гэсэн үг болохыг ойлгохгүй байгаа юм! 🔥

Та мэдсэн үү? Ажилчид өдөр бүр урхинд унадаг нь тэд тэнэг учраас биш, харин та тэдэнд хэрхэн зайлсхийх талаар зааж өгөөгүйгээс болж урхинд ордог.

SOP процесс гэж яг юу вэ?

Нэг өгүүлбэрээр тайлбарлавал:SOP (Стандарт үйл ажиллагааны журам), албан тушаал, даалгавар, алхам бүрийг тодорхой бичээрэй, ингэснээр хэн үүнийг хийсэн нь яг л хуулж, буулгахтай адил гүйцэтгэх боломжтой!

Энэ нь энгийн сонсогдож байгаа ч SOP-ийг үнэхээр ойлгодог хүн тун цөөхөн байдаг.

Олон дарга нар менежментийн тухай ярихдаа: "Түүнийг анхааралтай ажигла", "Тэр яагаад үргэлж алдаа гаргадаг юм бэ", "Би түүнд хэдэн удаа хэлсэн бэ?"

Гэхдээ асуудал нь хүмүүс хангалттай сайн биш байгаадаа биш;Тодорхой бус үйл явц!

SOP-ийн мөн чанар: стандартчилал биш, харин амжилтын хуулбар!

Хүн бүр SOP нь ажилчдыг зохицуулахад ашиглагддаг гэж үргэлж боддог, гэхдээ энэ нь үнэндээ буруу юм!

Жинхэнэ гайхалтай SOP бол туршлагыг стандарт болгон хувиргадаг бөгөөд ингэснээр бусад хүмүүс хурдан сурч, хурдан эхлүүлж, үр дүнг хурдан гаргах боломжтой болно!

Жишээлбэл, хэрэв та шинэ харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгчийг хөлсөлж, SOP сайн бичигдсэн бол эхний өдөр тэрээр асуудлын 80% -ийг шийдвэрлэх боломжтой болно;

SOP муу бичигдсэн бөгөөд гурван сар ажиллаад шинэ ажилтан шиг л харагддаг.

Арван жилийн шаргуу хөдөлмөрлөсний дараа таны дүгнэсэн борлуулалтын үйл явцыг хүн бүр давтаж болох SOP болгож чадвал энэ нь жинхэнэ "корпорацын хөрөнгө" болно!

Компанийн хялбар үйл ажиллагааны нууц бол бүх ажилчид SOP-ийг дагаж мөрдөх явдал юм!

Би хэтрүүлсэнгүй, гэхдээ зарим компанид илүү цагаар ажилладаг хүн бараг байхгүй, өдөр бүр хуралдаж маргалддаг хүн байхгүй.

Яагаад?

Ганцхан үг:Бичих!

Албан тушаал тус бүрээр SOP бичих ёстой бөгөөд бичсэний дараа байнга хянаж, шинэчилж байх ёстой.

Зарим SOP-уудыг нэг А4 цаасан дээрээс хэдэн арван хуудас PDF болгон бичээд дараа нь ирсэн хэн бүхэн ойлгож, харсан хүн ашиглах боломжтой байхаар онлайн дүрслэлийн үйл ажиллагаа болгон оновчтой болгосон.

Өдөр бүр асуудал багасч, алдаа багасч, менежмент нь илүү хялбар болж байна.

Дарга нь хүмүүсийг ажилд уриалахдаа хэтэрхий залхуу. Процедурууд зүгээр л тэнд хэвтэж, надаас илүү ярьдаг.

Одоо дасгал хийж эхэлцгээе!

Хувийн домэйны SOP: Үйл ажиллагаа нь "метафизик" дээр тулгуурлахаа больё!

Хувийн домэйны тухай ярихад таныг янз бүрийн "хувийн домэйн мастерууд" андуурч байсан уу гэж би гайхаж байна.

Шошго, хуваагдал, боловсронгуй үйл ажиллагаа, нийгмийн сүлжээний гүйлгээ гэж юу вэ ...

Гэхдээ та анзаарсан уу:Хувийн домэйн яагаад хэцүү байдаг вэ гэвэл хүн бүр өөр өөрөөр ажилладаг!

Харилцагчийн үйлчилгээ бүрХуулбар зохиохЭнэ нь өөр. Нийгэм болгон өөр өөр дүрэм журамтай, үйл ажиллагаа бүрийн үйл явц өөр өөр байдаг тул үр дүн нь мэдээж замбараагүй болно!

Тиймээс олон тэргүүлэх хувийн домэйн багууд одоо үйл ажиллагааныхаа бүх процессыг SOP болгон хувиргасан байна!

гэх мэт:

• Шинэ хэрэглэгчтэй болсны дараа 3 цагийн дотор ямар үг илгээх ёстой
• 7 дахь өдөр тэтгэмжийн аль давалгаа эхлэх вэ?
• Идэвхжүүлэхээс өмнө хэрэглэгч чимээгүй байхад хэр хугацаа шаардагдах вэ? Хэрхэн идэвхжүүлэх вэ?
• Нийгэмлэгийн үйл ажиллагааны хэмнэлийг хэрхэн дагаж мөрдөх, скриптийг хэрхэн зохиох вэ

Та үүнийг олж мэдэх болно: хэрэв хувийн домэйнд SOP байхгүй бол энэ нь жолооны хүрдгүй уралдааны машинтай адил юм. Илүү хурдан гүйх тусам хөмрөхөд хялбар болно!

Ю Дунлайгийн SOP менежмент амьдралыг өөрчилдөг

2014 онд миний нэг найз Шючан хотын бизнес эрхлэгч Ю Дунлайтай санамсаргүй байдлаар танилцсан юм.

Тэр үед Пан Дунлай одоогийнх шиг алдартай байгаагүй.

Харин найз маань анх удаа тэдний дэлгүүрээр зочлохдоо маш их цочирдсон.

Ажилтан бүрийн зан үйлийн стандарт байдаг;

Процесс бүр нь бичсэн тэмдэглэлтэй;

Үйл явдал бүрийн ард түүнийг дэмжих иж бүрэн SOP байдаг!

Зөвхөн тэр үед л би бизнес нь авъяаслаг хүмүүст биш, харин чадварлаг системд тулгуурладаг гэдгийг ойлгосон!

Найз маань гэртээ буцаж ирснийхээ дараа тэр SOP бичиж эхлэв.

Дараа нь харилцагчийн үйлчилгээний бүх үйлдэл, агуулах дахь үйл ажиллагаа, санхүүгийн нөхөн олговор олгох үйл явц ... бүгдийг үйл ажиллагааны гарын авлагад бичсэн.

Манай найзын компани өнөөдөр яагаад ийм тогтвортой байгаа вэ гэхээр тухайн үед тарьсан үр нь соёолж гарсан.

SOP байхгүй бол та "гал унтраах менежмент" -ийг хүлээх хэрэгтэй болно!

Үнэнийг хэлэхэд, олон компаниуд SOP байхгүйгээс болж зовж шаналж байна.

Бид өдөр бүр “ямар нэгэн зүйл тохиолдох → хэн нэгнийг олох → тэдэнтэй ярилцах → засч залруулах → ямар нэг зүйл дахин тохиолдох” гэсэн харгис тойрогт гацдаг.

Та үүнийг ажилчдын асуудал гэж бодож байгаа ч үнэндээ энэ үйл явцыг сайн тогтоогоогүй дарга юм.

Та хүмүүсийг ажилд авснаар асуудлыг шийдэж чадна гэж боддог ч үнэн хэрэгтээ та үүнийг хэрхэн хийх талаар стандарт өгдөггүй.

SOP байдаг,Компанийг "хүн захирдаг"-аас "системтэй удирдлага" болгон өөрчлөх эхний алхам!

Үнэхээр гайхалтай SOP нь тасралтгүй хөгжих чадвартай байх ёстой!

Олон хүмүүс SOP бичээд хойш нь тавьдаг. Тэд хэдэн жилийн турш гар хүрээгүй бөгөөд ажилчид тэднийг томруулдаг шилээр харах шаардлагатай хэвээр байна.

Үүнийг SOP гэж нэрлэдэггүй, үүнийг "соёлын дурсгал" гэж нэрлэдэг!

Ашигтай SOP нь тогтмол давтагдах ёстой!

Жишээлбэл, бид сар бүр "үйл явцыг оновчтой болгох уулзалт" зохион байгуулдаг бөгөөд хэлтэс бүр хаана гацсан, удаашралтай, хүндрэлтэй байгаа талаар санал гаргаж, оновчтой болгох ёстой!

Хэрэв албан тушаалын SOP-ийг гурван сар тутамд оновчтой болговол жилийн дараа зөрүү мэдэгдэхүйц байх болно.

Тэгэхээр та яаж SOP хийж эхлэх вэ? Би чамд дөрвөн алхам зааж өгье!

1. Буулгах даалгавар

Албан тушаалын ажлын бүх агуулгын жагсаалтыг гарга.

Тухайлбал, харилцагчийн үйлчилгээний ажил: шинэ хэрэглэгчдийг хүлээн авах, асуултад хариулах, гомдол гаргах, борлуулалтын дараах үйлчилгээ...

2. Алхам алхмуудыг боловсронгуй болгох

Даалгавар бүрийг гүйцэтгэлийн нарийвчилсан үе шатуудад хувааж, стандарт, урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээг тэмдэглэсэн болно.

Жишээлбэл, "Шинэ хэрэглэгчдэд тавтай морил":

• Алхам 1: Тавтай морил
• Алхам 2: Хэрэгцээг ойлгох
• Алхам 3: Бүтээгдэхүүний танилцуулгын хуулбарыг илгээнэ үү
• Алхам 4: Хэрэглэгчийн мэдээллийг цуглуул

3. Загвар, маягт үүсгэх

SOP-г нүдээр харуулах. Зөвхөн текст бичиж болохгүй. Зураг, видео, загваруудыг нэмснээр хүмүүс үүнийг шууд ойлгох болно!

4. Тогтмол тойм хэмнэл

Сард нэг удаа хянаж, ажилчдын санал хүсэлтийг цуглуулж, SOP-ийг улам бүр хүчирхэг болгохын тулд цаг тухайд нь хянаж, давтаарай!

SOP загварын маягт + практик хэрэг

Дараах нь бодит үйл ажиллагаанд шууд ашиглах боломжтой товч, ойлгомжтой, ойлгоход хялбар SOP загвар + тохиолдлын үзүүлбэр юм👇

✅ SOP практик загвар (ямар ч албан тушаалд хамаарах)

Алхам дугаар	Ажлын байрны нэр	Үйлдлийн алхамууд (дэлгэрэнгүй заавар)	Стандарт/Шаардлага	Урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээ	Хариуцлагатай хүн
1	Шинэ үйлчлүүлэгчдийг хүлээн авах	Үйлчлүүлэгчдэд мэндчилгээ илгээж, өөрийгөө идэвхтэй танилцуулаарай	1 минутын дотор дуусга	Найрсаг өнгө аяс, сурталчилгааны холбоос байхгүй	Харилцагчийн үйлчилгээ А
2	Хэрэглэгчийн хэрэгцээг олж авах	Хэрэглэгчийн одоогийн хэрэгцээг ойлгохын тулд урьдчилан тохируулсан асуултуудыг ашиглана уу	3-аас доошгүй гол асуулт	Хэт олон асуулт асууж, үйлчлүүлэгчдийн дургүйцлийг төрүүлэхээс зайлсхий	Харилцагчийн үйлчилгээ А
3	Тохиромжтой бүтээгдэхүүнийг санал болгох	Хэрэглэгчийн хэрэгцээний дагуу бүтээгдэхүүний танилцуулгын хуулбар эсвэл видео холбоосыг илгээнэ үү	3-аас илүүгүй бүтээгдэхүүнийг түлхэж болохгүй	Үйлчлүүлэгчийг төөрөлдүүлэхэд хүргэдэг хэт их лавлагаа хийхээс зайлсхий	Харилцагчийн үйлчилгээ А
4	Хэрэглэгчийн мэдээллийг цуглуулах	Үйлчлүүлэгчийн WeChat ID/гар утасны дугаарыг авч CRM системд мэдээллийг тэмдэглэнэ үү	Мэдээлэл бүрэн бөгөөд үнэн зөв байх ёстой	Үйлчлүүлэгч татгалзсан тохиолдолд үүнийг бүү албад	Харилцагчийн үйлчилгээ А
5	Дараах сануулагчийн тохиргоо	3 хоногийн дараа дахин дахин хийх автомат сануулагчийг тохируулна уу	CRM системд тохируулна уу	Хяналтын давтамж хэт ойр ойрхон байх ёсгүй	Харилцагчийн үйлчилгээ А

[/хүснэгт]

🎯 Тохиолдол: Олон нийтийн үйл ажиллагааны SOP урсгалын бүдүүвч (7 өдрийн задралын үйл ажиллагааг жишээ болгон авч үзнэ)

Хэрэв танай компанид ийм маягт байхгүй бол энэ нь танай ажилтнууд шаргуу ажиллахгүй байгаа биш, харин тэд юу хийхээ мэдэхгүй байна! 😅
Энэ загварыг хуулж авснаар та үр ашгаа нэмэгдүүлэхийн тулд процессын менежментийг нэн даруй эхлүүлэх боломжтой! 🚀

SOP бол зүгээр нэг үйл явц биш, бас даргын удирдлага юмФилософи!

SOP-ийн мөн чанар нь үнэндээ юмАж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны механизмыг "журмжуулах", яг л программист код бичдэг шиг хатуу кодлогдсон системийн логик, машин хэвийн ажиллаж чадна.

Менежмент нь "хүмүүс" -ийн зан төлөвийг "үйлдлийн систем" болгон бичих явдал юм.

Компани удаан оршин тогтнож, тогтвортой ажиллаж чадах эсэх нь дарга нь хэр чадвартай байхаас биш, харин "жирийн хүмүүст ер бусын үр дүн гаргах" тогтолцоог бий болгосон эсэхээс хамаарна.

Энэ систем нь SOP юм.

Удирдлагын эцсийн хэлбэр нь үүнийг өөрөө хийх биш, харин системийг таны өмнөөс ажиллуулах явдал юм.

Дүгнэж хэлэхэд, бид ямар чухал зүйлийн талаар ярилцсан бэ?

• SOP үйл явц нь албан ёсны биш, стандарт үйл ажиллагааны журам бөгөөд аж ахуйн нэгжийн амьдралын шугам юм.
• Сайн SOP бол туршлагыг хуулбарлагч бөгөөд хүн бүр тойруу замаас зайлсхийх боломжийг олгодог.
• SOP байхгүй бол компанийн удирдлага зөвхөн хашгирч, ятгахад найдаж, үргэлж галыг унтрааж чадна
• Хувийн домэйн SOP нь хувийн домэйны үйл ажиллагааны үндэс суурь юм. Зөвхөн тодорхой процессоор л өсөлтийг баталгаажуулж чадна.
• SOP бичигдсэний дараа дуусаагүй болно. Үүнийг илүү сайн болгохын тулд байнга хянаж, давтах шаардлагатай байдаг.
• Хамгийн гол нь дарга нар SOP-ыг өчүүхэн цаасны ажил гэхээсээ илүү стратеги гэж үзэх ёстой.

Хэрэв та өөрийн компанийг автомат жолоодлоготой ажиллуулж, цаашид сандрахгүй байхыг хүсч байвал;

Ажилчдаа цэргийн анги шиг үзүүлбэр үзүүлэхийг хүсвэл;

Хэрэв та “хийгч”-ээс “систем бүтээгч” болж өөрчлөгдөхийг хүсвэл;

Таны хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол анхны SOP-ынхоо гарчгийг бичих явдал юм!

(Мэдээжийн хэрэг та бас ашиглаж болноAI在线 工具Таны SOP үйл явцыг сайжруулахын тулд)

Яагаад Excel-ийг нээж, эхний процессоо бичиж болохгүй гэж? Чиний ирээдүйн "сулрах эрх чөлөө" энэ зүйлээс хамаарна! 💻💼🔥

Одоо эхэл, танай компани танд талархах болно.