Што значи SOP процес? Практични шаблони + футроли ве учат како да го направите тоа во еден чекор✅

Што точно значи процесот на СОП?

Оваа статија не само што ви овозможува темелно да ги разберете основните концепти на стандардните оперативни процедури, туку обезбедува и реални случаи за да ве научи чекор по чекор како да изградите ефикасен SOP систем за вашата компанија, брзо да го подобрите извршувањето на тимот, да им го олесните управувањето на шефовите и да ги натерате вработените да бидат самоуправувани и да поставуваат стандарди!

Не ги обвинувајте вашите вработени дека се несигурни, тоа е затоа што не разбирате што значи процесот на СОП! 🔥

Дали знаевте? Вработените секојдневно паѓаат во замки, не затоа што се глупави, туку затоа што не сте ги научиле како да ги избегнат.

Што точно е процесот на СОП?

Да се ​​стави во една реченица:SOP (Стандардна оперативна процедура), запишете ја јасно секоја позиција, секоја задача и секој чекор, па кој и да го направи тоа може да го изврши исто како и копирање и лепење!

Звучи едноставно, но има многу малку луѓе кои навистина го разбираат SOP.

Кога многу шефови го спомнуваат менаџментот, тие само велат: „Внимавај го“, „Зошто секогаш греши“, „Колку пати сум му кажал?“

Но, проблемот не е во тоа што луѓето не се доволно добри;Нејасен процес!

Суштината на СОП: не стандардизација, туку репликација на успехот!

Сите секогаш мислат дека СОП се користи за регулирање на вработените, но тоа всушност е погрешно!

Навистина одличен СОП е оној што го претвора искуството во стандарди за другите да можат брзо да научат, брзо да започнат и брзо да даваат резултати!

На пример, ако ангажирате нов претставник за услуги на клиентите и СОП е добро напишан, тој ќе може да се справи со 80% од прашањата на првиот ден;

СОП е лошо напишан и тој сè уште изгледа како нов вработен откако работел таму три месеци.

Ако процесот на продажба што сте го сумирале по десет години напорна работа може да се претвори во SOP што секој може да го повтори, ова ќе биде вистинско „корпоративно средство“!

Тајната на лесното работење на компанијата е сите вработени да го следат SOP!

Не претерувам, но во некои фирми речиси никој не работи прекувремено, и никој не одржува состаноци секој ден за да се расправа.

Зошто?

Само еден збор:Пишувај!

За секоја позиција мора да се напише СОП, а по пишувањето мора редовно да се прегледува и ажурира.

Некои SOP се дури и напишани од една хартија А4 во десетици страници PDF, а потоа се оптимизираат во процес на онлајн визуелна операција, така што секој што ќе дојде ќе го разбере и секој што ќе го види ќе може да го користи.

Секој ден има се помалку проблеми, се помалку грешки, а управувањето станува полесно.

Шефот е премногу мрзлив да ги поттикнува луѓето да работат. Процедурите едноставно лежат таму и зборуваат повеќе од мене.

Сега да почнеме да вежбаме!

СОП на приватен домен: Операциите да не се потпираат повеќе на „метафизика“!

Зборувајќи за приватниот домен, се прашувам дали некогаш сте биле збунети од разни „мајстори за приватни домени“.

Што се етикети, фисија, рафинирани операции, трансакции на социјалните мрежи...

Но, дали забележавте:Причината зошто приватниот домен е тежок е тоа што секој работи различно!

Секоја услуга за клиентипишување копииразлично е. Секоја заедница има различни правила, а процесот на секоја активност е различен, па резултатот е секако хаос!

Затоа, многу водечки тимови за приватни домени сега веќе ги претворија сите свои оперативни процеси во SOP!

како:

• По стекнување на нови клиенти, кои зборови треба да се испратат во рок од 3 часа
• Кој бран поволности ќе биде лансиран на 7-ми ден?
• Колку време му е потребно на корисникот да молчи пред активирањето? Како да се активира?
• Како да се следи ритамот на функционирање на заедницата и како да се дизајнираат скрипти

Ќе откриете дека: ако приватниот домен нема SOP, тој е како тркачки автомобил без волан. Колку побрзо трча, толку полесно се превртува!

Управувањето со СОП на Ју Донглаи ги менува животите

Во 2014 година, еден мој пријател случајно го запозна Ју Донглаи, претприемач од Ксуанг.

Во тоа време, Панг Донглај не беше толку популарен како што е сега.

Но, кога мојот пријател ја посети нивната продавница за прв пат, тој беше шокиран.

Постојат стандарди за однесувањето на секој вработен;

Секој процес има писмен запис;

Зад секој настан, постои комплетен сет на СОП за да го поддржат!

Дури тогаш сфатив дека бизнисот не се потпира на талентирани луѓе, туку на талентирани системи!

Откако мојот пријател се врати дома, почна избезумено да пишува СОП.

Подоцна, секоја акција на службата за корисници, секоја операција во магацинот, секој процес на надоместување во финансии... сето тоа беше запишано во оперативен прирачник.

Причината зошто компанијата на мојот пријател е толку стабилна денес е тоа што семето засадено во тоа време никнало.

Без СОП, ќе треба да чекате за „менаџирање против пожари“!

Да бидам искрен, многу компании се мачат затоа што немаат СОП.

Секојдневно сме заглавени во маѓепсан круг „нешто се случува → најди некого → разговарај со него → исправи го → нешто се случува повторно“.

Мислите дека тоа е проблем на вработените, но всушност шефот е тој што не го воспоставил добро процесот.

Мислите дека можете да го решите проблемот со ангажирање луѓе, но всушност не им давате ни стандарди како да го направат тоа.

Постои СОП,Првиот чекор за трансформирање на компанијата од „владеење од човек“ во „систематско управување“!

Навистина одличен SOP мора да може постојано да се развива!

Многу луѓе пишуваат СОП и потоа ги фрлаат настрана. Неколку години не се допираат и вработените се уште треба да ги гледаат со лупа.

Тоа не се нарекува СОП, тоа се нарекува „културни реликвии“!

Корисен SOP мора да се повторува на редовна основа!

На пример, секој месец организираме „состанок за оптимизација на процесите“ и секој оддел мора да дава предлози за тоа каде работите се заглавени, бавни или комплицирани и да ги оптимизира!

Ако SOP на позицијата се оптимизира на секои три месеци, јазот ќе биде значителен по една година.

Па, како да започнете да правите SOP? Ќе те научам четири чекори!

1. Задача за расклопување

Направете листа на целата работна содржина на позицијата.

На пример, работата за услуги на клиентите: примање нови корисници, одговарање на прашања, справување со поплаки, пост-продажна услуга...

2. Рафинирајте ги чекорите

Секоја задача е поделена на детални чекори за извршување, а стандардите и мерките на претпазливост се означени.

На пример, „Добре дојдовте нови корисници“:

• Чекор 1: Добредојдовте
• Чекор 2: Разберете ги потребите
• Чекор 3: Испратете копија од воведниот производ
• Чекор 4: Соберете информации за клиентите

3. Креирајте шаблони и форми

Направете го SOP визуелен. Не пишувајте само текст. Додајте слики, видеа и шаблони за луѓето да можат да го разберат на прв поглед!

4. Фиксен ритам на преглед

Прегледајте еднаш месечно, собирајте повратни информации од вработените и навремено ревидирајте и повторувајте за да го направите SOP сè помоќен!

Образец за SOP + практичен случај

Следното е концизен, јасен и лесно разбирлив SOP шаблон + демонстрација на случај, кој може да се користи директно за вистински операции👇

✅ Практичен шаблон за SOP (применлив за која било позиција)

Број на чекор	Назив на работното место	Чекори за работа (детални упатства)	Стандарди/Барања	мерки на претпазливост	Одговорна личност
1	Примање нови клиенти	Испратете порака за добредојде до клиентите и преставете се проактивно	Завршете за 1 минута	Пријателски тон, без рекламни врски	Услуга за клиенти А
2	Добијте ги потребите на клиентите	Користете претходно поставени прашања за да ги разберете моменталните потреби на клиентот	Не помалку од 3 клучни прашања	Избегнувајте да поставувате премногу прашања и да предизвикувате згрозување на клиентите	Услуга за клиенти А
3	Препорачај соодветни производи	Испратете соодветна копија за воведување на производот или видео врска според потребите на клиентите	Не може да се туркаат повеќе од 3 производи	Избегнувајте прекумерни упатувања што доведуваат до отфрлање на клиентите	Услуга за клиенти А
4	Собирање информации за клиентите	Добијте го ID/бројот на мобилниот телефон на WeChat на клиентот и означете ги информациите во системот CRM	Информациите мора да бидат целосни и точни	Не го присилувајте кога клиентот одбива	Услуга за клиенти А
5	Поставки за потсетник за следење	Поставете автоматски потсетник за второ следење по 3 дена	Поставете во системот CRM	Фреквенцијата на следење не треба да биде премногу честа	Услуга за клиенти А

[/su_table]

🎯 Случај: Графикон на тек на SOP за операциони заедници (земајќи ја 7-дневната активност на фисија како пример)

Ако вашата компанија нема таква форма, тоа не е дека вашите вработени не работат напорно, туку дека не знаат што да прават! 😅
Копирајте го овој образец и можете веднаш да започнете со управување со процесите за да ја зголемите вашата ефикасност! 🚀

СОП не е само процес, тој е и менаџмент на шефотФилозофија!

Суштината на СОП е всушност„Процедурализирајте го“ механизмот за работа на претпријатието, исто како што програмер пишува код, хард-кодирана системска логика, машината може да работи нормално.

Менаџментот е да го запише однесувањето на „луѓето“ во збир на „оперативни системи“.

Дали компанијата може да опстане долго и да работи стабилно не зависи од тоа колку е способен шефот, туку од тоа дали има воспоставено систем кој им овозможува на „обичните луѓе да произведуваат извонредни резултати“.

Овој систем е SOP.

Крајната форма на управување не е да го направите тоа сами, туку да дозволите системот да работи за вас.

Сумирајќи, за кои важни работи разговаравме?

• Процесот на СОП е стандардна оперативна процедура, а не формалност и е спас на претпријатието.
• Добриот SOP е репликатор на искуство, дозволувајќи им на сите да избегнуваат заобиколувања.
• Без СОП, менаџментот на компанијата може да се потпре само на викање и поттикнување и секогаш гасне пожари
• SOP на приватниот домен е основата на операциите на приватниот домен. Само со јасни процеси може да се гарантира раст.
• СОП не е завршен откако ќе се напише. Потребно е постојано разгледување и повторување за да биде подобро и подобро.
• Што е најважно, шефовите треба да го третираат СОП како стратегија, а не како тривијална документација.

Ако сакате и вашата компанија да работи на автопилот и повеќе да не е во состојба на паника;

Ако сакате вашите вработени да работат како воена единица;

Ако сакате да се промените од „сторител“ во „градител на системи“;

Првото нешто што треба да направите сега е да го запишете насловот на вашиот прв SOP!

(Се разбира, можете да користите иAIонлајн алаткиЗа да го подобрите вашиот SOP процес)

Зошто да не го отворите Excel и да започнете да го пишувате вашиот прв процес? Вашата идна „слобода на опуштање“ зависи од ова! 💻💼🔥

Започнете сега, вашата компанија ќе ви се заблагодари.