Şirket bir sorunla karşılaştığında nasıl tepki veriyor? Sorunu kökünden çözmenin sırrı!

Şirketteki sorunlar nasıl çözülür? Bu makale size şirket sorunlarını temelden çözmenin, yöneticilerin çeşitli şirket sorunlarıyla etkin bir şekilde başa çıkmalarına yardımcı olmanın ve operasyonel verimliliği artırmanın özel sırrını ortaya çıkaracaktır. Organizasyon yapısı, süreç optimizasyonu veya personel yönetimi olsun, şirketinizin istikrarlı bir şekilde ilerlemesine ve yenilmez olmasına yardımcı olacak etkili çözümler bulabilirsiniz!

Bir şirket faaliyet gösterirken, bir kısmı müşteri şikayetleri, bir kısmı da iç süreçlerdeki aksaklıklar olmak üzere çeşitli sorunlarla her zaman karşılaşacaktır. Ancak birçok patron bu sorunlarla uğraşırken genellikle "temel nedenden ziyade semptomları tedavi ederler."

Anlamı ne? Olumsuz müşteri yorumlarıyla karşılaştığınızda müşteri şikayetlerini ele almak basit bir "semptomları tedavi etme" meselesidir;

Olumsuz incelemelerin temel nedenlerinden başlamak, ürün açıklamalarını iyileştirmek veya kalite kontrol süreçlerini iyileştirmek asıl "temel nedendir".

Peki "temel nedeni" nasıl tedavi edebiliriz? Birkaç temel stratejiye bakalım.

1. Sorunun özünü analiz edin

Bir şirketin sorunlarını çözmenin ilk adımı, yüzeysel kalmak yerine sorunun temel nedenlerini analiz etmeyi öğrenmektir.

Örneğin bazı olumsuz yorumlar, müşterilerin ürünü nasıl kullanacaklarını tam olarak anlamalarını engelleyen yetersiz ürün açıklamalarından kaynaklanıyor olabilir.

Şu anda ürün açıklamasının iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini veya kullanıcı deneyiminin tasarım iyileştirmeleri yoluyla iyileştirilip iyileştirilemeyeceğini düşünmeniz gerekir.

Benzer şekilde, olumsuz bir inceleme ürün kalitesinden kaynaklanıyorsa, daha derindeki neden, gevşek kalite kontrolü veya kusurlu işçilik olabilir.

Benzer sorunların tekrar yaşanmasını tamamen önlemek için şirketlerin tüm kalite kontrol sürecini optimize etmesi ve hatta potansiyel riskleri belirlemek için tedarik zincirinden üretime, paketlemeye kadar her bağlantıyı dikkatlice ayırması gerekiyor.

2. Sistematik bir sorun çözme mekanizması oluşturun

Şirketin problem çözmesi kurallara uygun olmalıdır. Yeni bir sorun ortaya çıktığında sadece "baş ağrısı ve ayağı tedavi etmiyoruz", sorunun bir daha tekrarlanmamasını sağlayacak sistematik bir çözüm mekanizması kuruyoruz. Bu şu şekilde başarılabilir:

• Sorun kaydı ve sınıflandırma: Her sorun oluştuğunda, türü, oluşma sıklığı, etkisi ve diğer bilgileri detaylı olarak kayıt altına alın ve sorun veri tabanı oluşturun.
• Süreç Optimizasyonu: Mevcut iş süreçlerini düzenli olarak gözden geçirin, yüksek frekanslı sorunları bulun ve her süreç detayını kademeli olarak optimize edin.
• Sorumluluk insanlara düşüyor: Sorunların çözümü, sorumlu belirli bir kişiye atanmalı ve her sorunun birileri tarafından takip edilip çözülmesi sağlanmalıdır.

Standartlaştırılmış bir mekanizma kurarak sorunların daha hızlı çözülmesini sağlamakla kalmaz,Konumlandırma, aynı zamanda çalışanların sorunlar ortaya çıktığında daha sakin bir şekilde yanıt vermelerine olanak tanıyarak genel iş verimliliğini artırır.

3. “Duygusal” karar vermekten kaçının ve “veriye dayalı” yönetimi tercih edin

Birçok patron, sorunları çözerken kaçınılmaz olarak müşteri şikayetinden memnun kalmamak veya bir çalışanın hatalarına karşı özellikle sabırsız olmak gibi kişisel duygulara sahip olacaktır. Duygusal karar verme, kısa vadede "baş ağrılarına ve baş ağrılarına" yol açabilir, ancak uzun vadede sorunu ortadan kaldırmak zor olacaktır.

Veriye dayalı yönetim karar almayı daha iyi hale getirebilirbilim. Örneğin, son birkaç aydaki müşteri şikayetlerinin nedenlerini sayabilir ve çalışanların karşılaştığı ortak sorun türlerini analiz edebilir, bu veri analizleri sayesinde sorunların ortak noktalarını keşfedebilir ve daha hedefe yönelik iyileştirme planları yapabiliriz. Bu yalnızca sorunun temel nedenini iyileştirmekle kalmayacak, aynı zamanda sorunun sıklığını da kademeli olarak azaltacaktır.

4. Ekibin "düşünme" ve "geri bildirim" kültürünü geliştirin

Sorunların çözümü sürecinde patronun tek başına düşünmesi ve analiz etmesi yeterli değildir.

Ekip üyelerinin ilk elden deneyimleri ve geri bildirimleri genellikle daha derin problem çözümü için değerli bakış açıları sağlayabilir.

Bu nedenle şirket içinde bir yansıma ve geri bildirim kültürü geliştirmek çok önemlidir.

• yansıtıcı mekanizma: Bir sorun her çözüldüğünde, sorunun temel nedenini, çözümün mantığını ve gelecekte benzer sorunlardan nasıl kaçınılacağını tartışmak üzere bir yansıma toplantısı düzenleyecek bir ekip de organize edebilirsiniz.
• geri bildirim mekanizması: Çalışanlar iş yerinde olası sorunlarla karşılaştıklarında istedikleri zaman geri bildirimde bulunabilirler. Özellikle ön saflardaki satış, müşteri hizmetleri ve diğer personel, müşteri ihtiyaçlarını en iyi anlayan ve olası sorunları en kısa sürede tespit edebilen gruptur.

Düşünme ve geri bildirim mekanizması aracılığıyla şirket, her sorunun derinlemesine çözülmesini ve ikinci kez tekrarlanmamasını (gelecekte bir daha olmayacak) sağlamak için iyi niyetli bir döngüsel iyileştirme modeli oluşturabilir.

5. Sorunu daha yüksek bir boyuttan inceleyin

Bazı sorunlar spesifik iş sorunları gibi görünse de aslında organizasyon yapısı ve teşvik mekanizmaları gibi yönetim düzeyindeki faktörlerle yakından ilişkilidir.

Örneğin belli bir departmanın performansı düşükse bu, o departmandaki çalışanların yeterince çalışmamasından değil, şirketin teşvik mekanizmasının onların şevkini harekete geçirmemiş olmasından kaynaklanıyor olabilir.

Bu nedenle, bir yönetici olarak sorunlara daha yüksek bir boyuttan bakmayı ve çözmeyi öğrenmelisiniz.

Örneğin, ekibin moralinin düşük olduğunu fark ettiğinizde, şirketin teşvik sistemini yeniden tasarlamayı veya çalışanların eğitim fırsatlarını iyileştirmeyi, böylece herkesin büyüme konusunda motive olmasını sağlamayı düşünebilirsiniz.

Bu yöntemler temel olarak çalışan memnuniyetini artırır ve doğal olarak sorunların sıklığını azaltır.

6. Akranlarınızın deneyimlerinden öğrenin

Sorunlarla karşılaşmak korkutucu değil ama korkutucu olan, tekrar eden sorunlardır.

Aslında şirketlerin karşılaştığı sorunların çoğu emsal şirketler tarafından da yaşanacaktır.

Bu nedenle, sektördeki referans şirketlerden daha fazlasını öğrenirseniz çoğu zaman dolambaçlı yollardan kaçınabilirsiniz. Mükemmel yönetim modelleri, başarılı süreç optimizasyonu deneyimleri vb. hepsi referans alınabilecek ve öğrenilebilecek içeriklerdir.

Düzenli olarak sektör konferanslarına, seminerlerine katılarak veya diğer şirketlerle iletişim kurarak diğer şirketlerin sorunları nasıl verimli bir şekilde çözdüğünü öğrenebilir, bu deneyimleri şirketin kendi süreç iyileştirmelerine dönüştürebilir ve sorunların oluşumunu kademeli olarak azaltabilirsiniz.

7. Sorun çözmeyi kurum kültürünün bir parçası haline getirin

Şirketin sorunları çözecek bir mekanizması varsa, bu zaten büyük bir adımdır; ancak bir sonraki adım, "sorun çözmeyi" kurum kültürünün bir parçası haline getirmektir.

Çalışanlar sorunları çözme bilincine sahip olduklarında tüm şirket daha verimli ve birlik içinde gelişecektir.

Şirket, çalışanları proaktif olarak sorunları keşfetmeye ve çözmeye teşvik edecek bir ödül mekanizması kurabilir, böylece çalışanların başarı duygusu şirketin çıkarlarıyla birleştirilebilir ve böylece daha sağlıklı bir kurum kültürü oluşturulabilir.

Her soru üzerinde derinlemesine düşünmemiz gerekiyor:

Bu sorunun tekrar yaşanması nasıl önlenir?

Tüm sorunların yeniden oluşmasını önleyebilirseniz, şirketinizin çözmesi gereken sorun sayısı da azalacaktır.

Neden bazı patronlar şirkete zar zor gidebiliyor?

Benim öyle bir çalışma yöntemim var ki, ne zaman başıma bir sorun gelse, operasyondan bu sorunu çözmesini istemek zorunda kalıyorum:

"Gelecekte bu tür bir sorunun tekrar yaşanması nasıl önlenebilir?"

• Sorunlarla karşılaşmak korkutucu değil. Asıl korkutucu olan sorunların tekrar etmesidir.
• Karşılaştığınız sorunları unutmayın, akranlarınızın %100'ü aynı sorunlarla karşılaşacaktır.

Sonuç: Şirketin sorunları ancak "kök nedene müdahale edilerek" azaltılabilir ve azaltılabilir.

İşletme yönetiminde sorunların ortaya çıkması kaçınılmazdır ancak sorunların tekrarı kontrol edilebilir.

Sorunları yalnızca "temel nedenlere müdahale ederek" temel olarak tanımlayıp çözerek, şirketin operasyonlarının daha verimli olmasını ve daha az sorun yaşanmasını sağlayabiliriz.

Mükemmel bir şirketin sorunları olmaz, ancak sorunlardan öğrenme ve kendini sürekli geliştirme becerisine sahiptir.

Bu yüzden sorunlardan korkmayın, cesurca yüzleşin, üzerinde düşünün ve büyüme fırsatlarını bulun!