Makale Rehberi
Birkaç gün önce, e-ticaret şirketlerinin yoğun ve sakin dönemlerde çalışanlarını nasıl elde tutabileceğine dair çok kısa bir mesaj gönderildi bana.
Ona epey bir süre baktım.
Bunun sebebi güzel yazılmış olması değil, her bir satırının, yoğun sezonda eziyet çekmiş ve düşük sezonda ihanete uğramış birinin duygularını yansıtması.
Doğrusunu söylemek gerekirse, yönetim tavsiyeleri yazmaktan hep suçluluk duymuşumdur.
Şirket kurmuş başarılı bir insan değilim; hâlâ kendim de bazı şeyleri öğrenmeye çalışıyorum. Peki başkalarına ekip yönetmeyi nasıl öğretebilirim?
Ama bu kısım biraz farklı.
Bu, PowerPoint sunumundan doğan bir model değil; daha çok yıllarca ön saflarda çalışmış, tüm tuzakları ortadan kaldırmış ve sonra da size gerçeği anlatmak için yere çömelmiş birine benziyor.
Bu yüzden konuyu detaylıca inceledim, bütün gece üzerinde düşündüm, kendi anlayışımı da ekledim ve önceden açıklığa kavuşturmam gerektiğini düşündüğüm birkaç hata noktasına dikkat çektim.
Bazı fikirlerim henüz tam olarak gelişmemiş olabilir, ancak bunları hiçbir çekince duymadan paylaştım.
Öncelikle meselenin kendisine değinelim.
Birçok e-ticaret şirketi özellikle aşırı bir sinüs dalgası modeliyle çalışır.
Yoğun sezonda, depo sabah 7'den gece geç saatlere kadar sürekli çalıyor. Müşteri hizmetleri mesajları ardı ardına geliyor. Operasyon personeli hatta tuvalete bile koşmak zorunda kalıyor. Maaş bordrolarına baktıklarında, bu ayın gerçekten çok iyi geçtiğini fark ediyorlar.
Sezon dışı dönem geldiğinde, aynı çalışma istasyonlarına günde sadece birkaç sipariş geliyor. İnsanlar utanana kadar telefonlarında gezinerek oturuyorlar ve gelirleri yarıya, hatta daha da fazla yarıya iniyor.
Ardından kişi ayrılmaya başladı.
Patron genellikle oldukça kırgın hisseder. "Yoğun sezonda sana kötü davranmadım. Herkesten daha fazla prim verdim. İşler sakinleştiğinde neden çalışanları tutamıyorsun?"
Çalışanlar da bu durumdan rahatsızdı.
Bu duyguyu tamamen anlıyorum.
Şöyle bir senaryo hayal edin: Üç yıldır e-ticaret yapan biri, iki büyük indirim kampanyası ayı boyunca ayda 28.000 yuan kazanıyor.
O parayı, şirketine daha yakın tek odalı bir daireye taşınmak için kullandı, eski evine yeni bir klima aldı ve yemek sırasında ailesine bu yıl işlerin iyi gittiğinden bahsetti. Bunun üzerine ailesi onun için kör randevular ayarlamayı düşünmeye başladı.
Ocak ayında ise maaş bordromda 8.200 yazıyordu.
Sezon dışı dönemde kira indirimi yapılmayacak, klima geri verilmeyecek ve ailenin bu yılın iyi geçtiğine dair sözleri geri alınamayacak.
O sadakatsiz değildi; hayatının bir parçası koparılmıştı.
O gece bir iş arama uygulaması açtı . Aslında işten ayrılmak istemiyordu; sadece ne kadar maaş teklif ettiklerini görmek istiyordu.
İzlerken, biz de sohbet etmeye başladık.
Dolayısıyla bence sorunun kökeninde hiçbir zaman sadakat ya da gençlerin zorluklara dayanamaması gibi bir durum söz konusu olmadı.
Gelir eğrisi ve iş yükü eğrisi birbirine sıkıca bağlıdır; birlikte tavana yükselirler ve sonra birlikte dibe vururlar.
İnsanların tahammül edemediği şey düşük kalite değil, beklentiler ile gerçeklik arasındaki uçurumdur.
1. Yoğun ve düşük sezonlara ne kadar çok bağımlıysanız, maaşınızı sipariş sayısına bağlamanız o kadar az gerekir.
O pasajda verilen ilk kural şuydu: Saf komisyon sistemini kullanmayın.
Bunu ilk duyduğumda bir an için şok oldum.
Çünkü çoğu patronun içgüdüsü tam tersidir: eğer yoğun sezonda daha fazla kazanıyorlarsa, daha büyük bir pay almaları gerekir; daha çok iş, daha çok ücret—bu gayet doğal ve kimse buna itiraz edemez.
Komisyon bazlı sistemler çok kullanışlı! Hesaplama veya yönetime gerek yok; satış hacmi hesapları otomatik olarak hesaplıyor.
Sorun işte burada yatıyor.
Tamamen komisyon esasına dayalı bir sistemde, şirketin mevsimsel dalgalanmalarından elde edilen her kuruş herkesin banka hesabına aktarılır.
Şirket nakit akışıyla bu fırtınayı atlatabilir, ancak bir birey bunu yapamaz.
O arkadaşım çok spesifik bir değerlendirme yaptı: Bir çalışanın aylık gelirindeki dalgalanmanın yıl boyunca %20'yi geçmemesini sağlamaya çalışın.
Biraz düşündüm de, %20 rakamı aslında oldukça zekice.
%20'lik bir artış sizi mutlu ederken, %20'lik bir düşüş kaşlarınızı çatmanıza neden olur ama ayrılmak istemezsiniz. Bu, çoğu insanın hayatını alt üst etmeden idare edebileceği bir aralıktır.
Bu değer aşıldığında, insanlar hesapları yeniden hesaplamaya başlarlar.
Peki bunu tam olarak nasıl yapıyoruz?
Komisyon sistemini tamamen kaldırmamalıyız; bu çok büyük bir sorun olur, çünkü kimse yoğun sezonda çalışmak istemez.
Bu daha çok yılı bir bütün olarak ele almak, önce toplam yıllık insan kaynakları bütçesini hesaplamak, ardından bunu on iki aylık dilime bölmek gibi. Çok sayıda siparişin ve yüksek primlerin olduğu yoğun sezonlarda, fazla kısım bir havuza aktarılıyor ve daha sonra sezon dışı dönemlerde eşit olarak dağıtılıyor.
Sonuç olarak, şirket çalışanları için bu sinüs dalgasını düzeltti.
Bu konuda dikkatli olmanız gerekiyor; para kesintisinden bahsetmiyorum.
Yoğun sezon boyunca, gerekli tüm teşvikler mutlaka verilmelidir, ancak ödemelerin zamanlaması kademeli olarak yapılabilir. Kurallar önceden, ideal olarak çalışanın şirkete katıldığı gün, yazılı olarak açıkça belirtilmelidir.
Size söyleyeyim, bu adımda hata yapmak en kolay olanı.
Eğer onları önceden bilgilendirmezseniz ve yoğun sezonda daha az ücret alırlarsa, ilk tepkileri şirketin gelirlerini dengelemeye yardımcı olduğu değil, şirketin cimri davrandığı yönünde olacaktır.
Bir kere güvensizlik ekildikten sonra, sonrasında oluşacak hiçbir güvensizlik bunu telafi edemez.
Daha da gerçek bir tehlike var: Eğer bunu ilk yıl boyunca yaparsanız, patronunuz bunun sıkıntısını hissedecektir.
Siparişlerin olmadığı sezon dışı dönemde bile para ödemeye devam ediyoruz. Özellikle o ayın mali tabloları çok kötü görünüyor ve bunu eski haline döndürmeyi çok istiyorum.
Bu sistemin sonuç vermesi için en az bir yıl boyunca çalışması gerekiyor; eğer çalışma süresinin yarısında herhangi bir değişiklik yaparsanız, önceki tüm çalışmalar boşa gider.
Ancak bu sadece para sorununu çözüyor; insanların boş zamanı olduğunda durum değişiyor.
2. Sezon dışı dönem, insanların boş durması için değil; şirketlerin daha fazla çaba göstermesi içindir.
Sezon dışı döneminin en kötü yanı, daha az paraya sahip olmak değil, yapacak hiçbir şeyin olmamasıdır.
Yetenekli bir kişinin iki hafta boyunca aralıksız olarak çalışma masasında oturup zihinsel çaba gerektiren hiçbir şey yapmaması, fazla mesai yapmaktan bile daha yorucudur.
Burada gelişip gelişemeyeceğinden şüphe duymaya başlayacak, ardından da şirketin geleceği olup olmadığından şüphe duymaya başlayacak.
Bu nedenle, sezon dışı dönemde de iş olması şarttır ve bu işler yalnızca mükemmel çalışanların yapabileceği türden işler olmalıdır.
O pasajda verilen cevabı özellikle beğendim: Yoğun sezon boyunca tüm karmaşık görevleri organize edin, bunları standart işletim prosedürleri (SOP) haline getirin ve şirketin kendi veri tabanında derleyin.
Bu basit gibi görünebilir, ama bir düşünün: yoğun sezonda en değerli şeyler tam olarak nerede bulunur?
Sorun sistemde değil, arka planda da değil, birkaç kıdemli çalışanın zihninde.
Büyük bir kampanyadan üç gün önce fiyatlar ne zaman ayarlanmalıdır? Bir tedarikçi aniden stokta ürün bulamazsa ilk olarak kiminle iletişime geçmelisiniz? Belirli bir platformda bir etkinliğe başvururken yeterlilik sorunlarının üstesinden nasıl gelirsiniz? Tuhaf bir müşteri şikayetini üç dakika içinde hangi cümleyle sonlandırabilirsiniz?
Yoğun sezonda bunları yazmaya vakit yok; her şey insanların anında karar vermesine kalıyor. Gittiklerinde her şeyi de yanlarında götürüyorlar.
Sezon arası, bu düşünceleri kafanızdan atmak için en uygun zamandır.
Ben her zaman bir şirketin gerçek değerinin bu ay ne kadar satış yaptığı değil, tek bir kişiye bağlı kalmadan ayakta kalmayı başarmış ne kadar deneyime sahip olduğu olduğunu düşünmüşümdür.
Bu bana bilgi yönetiminde örtük bilgiyi açık hale getirme olarak adlandırılan eski bir kavramı hatırlatıyor. Oldukça akademik geliyor, ama aslında tıpkı eski ustanın çırağına ders vermesi gibi, tek farkı eskiden sözlü olarak yapılırken şimdi belgelerle yapılıyor.
Tarım sezonunun dışında kalan zamanı düşündüğümde aklıma ilk gelen şey, çocukluğumda memleketimde kış aylarında sulama kanallarını tamir etme görüntüsü oluyor.
Tarlalarda iş olmadığında, köyde kimse evde kalmaz; herkes toprak taşımak, çamuru temizlemek ve kanal kenarlarını sıkıştırmak için dışarı çıkar, böylece ilkbahar suyu geldiğinde doğrudan sulama yapabilirler.
Binlerce yıllık tarım toplumu bunu çoktan anlamıştı: nadasa bırakmak, toprağı verimsiz bırakmak anlamına gelmez; toprağın gelecek yıl da insanları geçindirebilmesini sağlamak anlamına gelir.
Sezon dışı dönem şirket için kış gibidir ve aynı zamanda kanalların onarımı için de uygun zamandır.
Bu noktaya geri dönersek, ikinci madde özellikle acımasız bir yarım cümle içeriyor: Kar marjı yüksek olmasa bile, sezon dışında bile satılabilecek ürünler geliştirin.
Örneğin, yoğun sezonda rezervasyon yapmanın imkansız olduğu eski müşterilerden gelen tekrarlayan siparişler, çevre aksesuarları ve tatiller dışındaki günlük ihtiyaç maddeleri; tek bir siparişin para kazandırmaması önemli değil; önemli olan gelir akışını sürdürmek ve insanları meşgul tutmaktır.
Para kazandırmasa da sorun değil.
Şirket geçici olarak kar elde edemeyebilir.
Çalışanlar gelirsiz kalamazlar.
Bu cümleyi ilk okuduğumda birkaç saniye durakladım.
Çünkü bu, özellikle kolayca gözden kaçabilecek bir düzeni düzeltiyor: dalgalanmalara dayanması gereken şirket bilançosu olmalı, çalışanların kirası değil.
Ancak dürüst olmak gerekirse, bu iki şeyi de yanlış yapmak oldukça kolaydır.
Standart İşletme Prosedürleri (SOP'ler), en kolay şekilde denetimlerden geçmek için kullanılan, bir sürü doğru ama anlamsız ifadeyle doldurulmuş ve daha sonra kimsenin bir daha açmayacağı ortak bir sürücüde saklanan belgelere dönüştürülür.
Bunu denetleyecek birine ihtiyaç var. Tek bir standart var: Bu işi daha önce hiç yapmamış bir acemi bulun ve çalışıp çalışmadığına bakın.
İşe yaramazsa, yeniden yazın.
Aynı durum sezon dışı satılan ürünler için de geçerlidir; bunlar kolayca yeni zarar kaynakları haline gelebilir. İnsanları meşgul tutmak için başka, alışılmadık bir iş kolu açılır, para yakılır ve insanlar daha da endişelenir.
Onun rolü bir rezervuar görevi görmektir, ikinci bir büyüme eğrisi değil; performans göstergelerine ulaşması için ona baskı yapmayın.
3. Yoğunluk ve yoğunluk dönemlerini yönetmek için yardımcı personel sayısında ayarlamalar yapın.
Üçüncü nokta, ki bence en temel ama en etkili olanı, asistan sistemidir.
Her pozisyona yaklaşık 5.000 yuan maaşla düzenli bir asistan atanır. Önemli çalışanlar sadece zor işleri yaparken, asistanlar tüm diğer işleri halleder.
Ayda 5.000 yuan kazanan bir asistan neler yapabilir?
Doğrusu, ben de ilk duyduğumda kaşlarımı çattım. Biraz sert geldi ve birini ucuza kullanmanın verdiği rahatsızlığı tamamen anlıyorum.
Ancak, önceki olayları bir araya getirirseniz, mantık netleşir.
Standart işletim prosedürü (SOP) işi standartlaştırdığı için, asistan onlara görevleri yerine getirmeleri için eğitim verebilir.
İş tanımı olmayan bir pozisyon için yeni birini işe alırsanız, deneyimli bir çalışanın onu üç ay boyunca eğitmesi gerekir ki bu da yoğun sezonda mümkün değildir.
Standartların belirlenmesiyle birlikte, mentorluk "bilgi ve beceri aktarmaktan" "kurallara uymaya" dönüştü ve bu da maliyetleri anında düşürdü.
Bu bir döngü; önceki bölümde kanal onarıldı ve bu bölüme su verildi.
Dahası, bu sistemin en dahiyane yönü para tasarrufu sağlamak değil, her seviyede sunduğu esnekliktir.
Sezon dışı dönemde, uygun olmayan yardımcı personelin işine son verilmeli ve bazıları kendi başlarına daha iyi fırsatlar bulacaktır; bu da doğal olarak şirket maliyetlerini düşürecek, çekirdek kadronun değiştirilmesine gerek kalmayacaktır.
Yoğun sezon yaklaşırken, personeli yarım ay ila bir ay önceden işe alın ve işlerin gecikmemesi için standart işletim prosedürlerine (SOP) uygun olarak işe başlamalarını sağlayın.
Yoğun ve düşük sezonlardaki iş gücü ihtiyaçlarını dengelemek için yardımcı personel sayısını ayarlamak, zirve ve dip noktalarının aynı kalması ancak artık çekirdek ekibi doğrudan etkilememesi anlamına gelir.
Benim kendi görüşüm, bunun aslında o önemli çalışanları koruduğu yönünde.
Yoğun sezonun en büyük zararı, yoğun olmak değil, değer yaratmayan bir sürü şeyle meşgul olmaktır. İşin yarısını yapabilen bir operasyon personeli, zamanının yarısını elektronik tabloları düzenlemek, lojistik takibi yapmak ve kopyala yapıştır yapmakla geçirebilir.
Sezon dışı dönemin en zararlı yanı boş durmak değil, o kadar boş durmak ki kendinizden şüphe duymaya başlamanızdır.
İnsan ancak her iki ucunu da keserek beynini kullanması gereken bir yerde kalabilir.
Başarısızlığın nedenleri de açıkça açıklanmalıdır.
İşe alım sürecini yarım ay ila bir ay önceden başlatmak esnek bir zaman dilimi gibi görünse de aslında çok kısıtlı bir süre. İşe alım, mülakat veya personelin işe başlama süreci gibi herhangi bir aşamada aksama olursa, en yoğun sezonu kaçırırsınız.
İşe alım sürecine gerçekten başladığınızda, yoğun sezon öncesinde son dakikada aday bulmaya çalışmak yerine, yıl boyunca işe alım sürecini sürdürmeniz ve aday havuzunu korumanız gerektiğini göreceksiniz.
Ayrıca, yardımcılar tüketilebilir malzemeler değildir.
Bu kişilerin bazıları zamanla kendi başlarına yükseleceklerdir. Onlara terfi yolu bırakmalıyız, aksi takdirde iki yıl sonra kimse bu sisteme katılmak istemeyecektir. Küçük bir çevrede kulaktan kulağa yayılan bilgiler her şeyden daha hızlı yayılır.
Sonunda yaz
Bu noktada, üç nokta aslında tek bir nokta haline geliyor.
Gelir dağılımını dengelemek, gelirdeki iniş çıkışların çalışanların yaşamlarını olumsuz etkilemesini önlemekle ilgilidir.
Sezon dışı dönemde oluşan boşluğu doldurmak, durgunluğun çalışan gelişimini etkilemesini önlemek içindir.
Esneklik sağlamak için yardımcı personel kullanmak, ani iş yükü artışlarının çekirdek ekibi etkilemesini önlemekle ilgilidir.
Bu üç şeyin de yaptığı şey aynı: sinüs dalgasını insanlardan sisteme kaydırmak.
Bir şirket, bir bireyden daha fazla dalgalanmalara karşı dirençli olmalıdır. Hesaplarında parası, bir yıllık zamanı ve önceden yazılabilecek bir dizi kuralı vardır.
Şirketlerin mevsimsel dalgalanmalarının yükünü bireylere yüklemek temelden hatalıdır.
Ocak ayında işe alım uygulamasını açan operasyon sorumlusunu hatırladım.
Aslında ayrılma niyeti yoktu.
Sadece fiyatın gelecek yıl Ocak ayında hala 8200'e ulaşması durumunda, fiyat dalgalanmalarının bu kadar değişken olmadığı bir yer olup olmadığını öğrenmek istiyordu.
Şirket ona tüm yılın ödeme planını önceden açıklamış olsaydı, sezon dışında büyük satış promosyonu için süreci belgelemek üzere bir ekibe liderlik etmiş olsaydı, formları gözden geçirme ve lojistiği hızlandırma görevlerini üstlenmemiş olsaydı...
O işe alım uygulamasına muhtemelen kimse tıklamayacak.
Sezon dışı dönemde çalışanları elde tutmanın anahtarı sadece insanları elde tutmak değil, aynı zamanda onların tüm yıla göre yaşamlarını planlamalarına olanak tanıyan bir eğri oluşturmaktır.
Sezon dışında, ilkbahar sularının gelmesini beklerken sulama kanallarını onarıyoruz.
Atalarımızın bilgeliği, farklı bir bağlamda uygulandığında bile, şaşırtıcı derecede geçerliliğini koruyor.
Buraya kadar okuduğunuza göre, eğer faydalı bulduysanız lütfen beğenin ve paylaşın. Güncellemeleri ilk öğrenmek istiyorsanız beni takip edebilirsiniz! ⭐
Makalemi okuduğunuz için teşekkür ederim. Bir sonraki yazıda görüşmek üzere.
Umarım Chen Weiliang'ın blogunda ( https://www.chenweiliang.com/ ) paylaşılan "E-ticarette Yoğun ve Yoğun Olmayan Sezonlarda Yetenek Kaybının Üstesinden Nasıl Gelinir? Maaş ve İstihdam Mekanizmaları İçin 3 Doğrudan Çözüm (Standart Operasyon Prosedürü Fikirleriyle)" başlıklı makale size yardımcı olur.
Bu makalenin bağlantısını paylaşmaktan çekinmeyin: https://www.chenweiliang.com/cwl-34665.html