Công ty xử lý thế nào khi gặp sự cố? Bí quyết giải quyết vấn đề từ gốc rễ!

Làm thế nào để giải quyết vấn đề trong công ty? Bài viết này sẽ tiết lộ cho bạn bí quyết độc quyền để giải quyết cơ bản các vấn đề của công ty, giúp các nhà quản lý giải quyết hiệu quả các vấn đề khác nhau của công ty và nâng cao hiệu quả hoạt động. Cho dù đó là cơ cấu tổ chức, tối ưu hóa quy trình hay quản lý nhân sự, bạn đều có thể tìm thấy các giải pháp hiệu quả để giúp công ty của mình phát triển vững chắc và bất khả chiến bại!

Khi một công ty đang hoạt động, nó sẽ luôn gặp phải nhiều vấn đề khác nhau, một số là khiếu nại của khách hàng và một số là những khiếm khuyết trong quy trình nội bộ. Nhưng khi nhiều ông chủ giải quyết những vấn đề này, họ thường chỉ “điều trị triệu chứng chứ không chữa trị tận gốc”.

Ý nghĩa là gì? Khi gặp phải những đánh giá tiêu cực của khách hàng, việc xử lý khiếu nại của khách hàng chỉ đơn giản là “điều trị triệu chứng”;

Bắt đầu từ nguyên nhân sâu xa của những đánh giá tiêu cực, việc cải thiện mô tả sản phẩm hoặc cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng mới là "nguyên nhân sâu xa" thực sự.

Vậy làm thế nào để có thể “điều trị tận gốc”? Hãy cùng đi sâu vào một số chiến lược chính.

1. Phân tích bản chất của vấn đề

Bước đầu tiên trong việc giải quyết các vấn đề của công ty là học cách phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ dừng lại ở bề nổi.

Ví dụ: một số đánh giá tiêu cực có thể là do mô tả sản phẩm không đầy đủ khiến khách hàng không hiểu đầy đủ về cách sử dụng sản phẩm.

Lúc này, bạn cần xem xét liệu mô tả sản phẩm có cần được cải thiện hay không, liệu trải nghiệm người dùng có thể được cải thiện thông qua cải tiến thiết kế hay không.

Tương tự, nếu đánh giá tiêu cực xuất phát từ chất lượng sản phẩm thì nguyên nhân sâu xa hơn có thể là do việc kiểm soát chất lượng lỏng lẻo hoặc tay nghề bị lỗi.

Để ngăn chặn hoàn toàn những vấn đề tương tự tái diễn, các công ty cần tối ưu hóa toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng và thậm chí phân loại cẩn thận mọi mắt xích từ chuỗi cung ứng, sản xuất đến đóng gói để xác định các rủi ro tiềm ẩn.

2. Thiết lập cơ chế giải quyết vấn đề có hệ thống

Việc giải quyết vấn đề của công ty phải tuân theo các quy tắc. Mỗi khi có vấn đề mới phát sinh, chúng tôi không chỉ “chữa đau đầu, nhức chân” mà thiết lập cơ chế giải quyết có hệ thống để đảm bảo vấn đề sẽ không tái diễn. Điều này có thể đạt được bằng cách:

• Đăng ký và phân loại vấn đề: Mỗi khi xảy ra sự cố, hãy ghi lại chi tiết loại, tần suất xảy ra, tác động và các thông tin khác và thiết lập cơ sở dữ liệu sự cố.
• 流程 优化: Thường xuyên rà soát các quy trình kinh doanh hiện có, tìm ra các vấn đề thường xuyên xảy ra và dần dần tối ưu hóa từng chi tiết quy trình.
• Trách nhiệm đổ lên đầu con người: Việc giải quyết vấn đề phải được giao cho người phụ trách cụ thể, đảm bảo mỗi vấn đề đều có người theo dõi và giải quyết.

Bằng cách thiết lập một cơ chế tiêu chuẩn hóa, không những vấn đề có thể được giải quyết nhanh hơnĐịnh vị, còn cho phép nhân viên phản ứng bình tĩnh hơn khi có vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.

3. Tránh đưa ra quyết định “theo cảm xúc” và theo đuổi việc quản lý “dựa trên dữ liệu”

Nhiều ông chủ chắc chắn sẽ có những cảm xúc cá nhân khi giải quyết vấn đề, chẳng hạn như không hài lòng với lời phàn nàn của khách hàng hoặc đặc biệt thiếu kiên nhẫn với những sai lầm của nhân viên. Việc đưa ra quyết định theo cảm xúc có thể dẫn đến những “cơn đau đầu và nhức đầu” trong thời gian ngắn, nhưng về lâu dài sẽ khó có thể giải quyết triệt để được vấn đề.

Quản lý dựa trên dữ liệu có thể đưa ra quyết định hiệu quả hơnKhoa học. Ví dụ: chúng tôi có thể đếm nguyên nhân khiếu nại của khách hàng trong vài tháng qua và phân tích các loại vấn đề thường gặp mà nhân viên gặp phải. Thông qua các phân tích dữ liệu này, chúng tôi có thể phát hiện ra điểm chung của các vấn đề và lập kế hoạch cải tiến có mục tiêu hơn. Điều này không chỉ chữa được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề mà còn giảm dần tần suất xảy ra vấn đề.

4. Nuôi dưỡng văn hóa “suy ngẫm” và “phản hồi” của nhóm

Trong quá trình giải quyết vấn đề, việc sếp chỉ suy nghĩ và phân tích thôi là chưa đủ.

Kinh nghiệm và phản hồi trực tiếp của các thành viên trong nhóm thường có thể mang lại những quan điểm có giá trị để giải quyết vấn đề sâu hơn.

Vì vậy, điều quan trọng là phải nuôi dưỡng văn hóa phản ánh và phản hồi trong công ty.

• cơ chế phản xạ: Mỗi khi một vấn đề được giải quyết, bạn cũng có thể tổ chức một nhóm tiến hành một cuộc họp phản ánh để thảo luận về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tính hợp lý của giải pháp và cách tránh những vấn đề tương tự trong tương lai.
• cơ chế phản hồi: Nhân viên có thể đưa ra phản hồi bất cứ lúc nào khi phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn trong công việc. Đặc biệt là bộ phận bán hàng, dịch vụ khách hàng và các nhân viên khác, họ là nhóm hiểu rõ nhất nhu cầu của khách hàng và có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn càng sớm càng tốt.

Thông qua cơ chế phản ánh và phản hồi, công ty có thể hình thành một mô hình cải tiến theo chu kỳ lành tính để đảm bảo mọi vấn đề đều được giải quyết sâu sắc và không tái diễn lần thứ hai (trong tương lai sẽ không xảy ra nữa).

5. Xem xét vấn đề từ một chiều hướng cao hơn

Một số vấn đề có thể trông có vẻ là vấn đề kinh doanh cụ thể nhưng thực tế chúng liên quan mật thiết đến các yếu tố cấp quản lý như cơ cấu tổ chức, cơ chế khuyến khích.

Ví dụ, nếu một bộ phận nào đó hoạt động kém, có thể không phải nhân viên trong bộ phận đó làm việc chưa đủ chăm chỉ mà là cơ chế khuyến khích của công ty chưa huy động được sự nhiệt tình của họ.

Vì vậy, với tư cách là người quản lý, bạn phải học cách nhìn nhận và giải quyết vấn đề từ một khía cạnh cao hơn.

Ví dụ, khi bạn nhận thấy tinh thần đồng đội đang xuống thấp, bạn có thể cân nhắc việc thiết kế lại cơ cấu khuyến khích của công ty hoặc cải thiện cơ hội đào tạo nhân viên để mọi người cảm thấy có động lực phát triển.

Những phương pháp này về cơ bản cải thiện sự hài lòng của nhân viên và giảm tần suất các vấn đề một cách tự nhiên.

6. Học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp

Gặp phải vấn đề không đáng sợ, nhưng những vấn đề tái diễn mới đáng sợ.

Trên thực tế, hầu hết các vấn đề mà các công ty gặp phải cũng sẽ gặp phải ở các công ty ngang hàng.

Do đó, nếu bạn tìm hiểu thêm từ các công ty tiêu chuẩn trong ngành, bạn thường có thể tránh được nhiều con đường vòng. Các mô hình quản lý xuất sắc, kinh nghiệm tối ưu hóa quy trình thành công,… đều là những nội dung có thể tham khảo và học hỏi.

Bằng cách thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo trong ngành hoặc giao tiếp với các công ty khác, bạn có thể tìm hiểu cách các công ty khác giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, biến những kinh nghiệm này thành cải tiến quy trình của chính công ty và giảm dần việc xảy ra vấn đề.

7. Biến việc giải quyết vấn đề thành một phần văn hóa doanh nghiệp

Nếu công ty có cơ chế giải quyết vấn đề thì đó đã là một bước tiến lớn; nhưng còn một bước nữa là đưa việc “giải quyết vấn đề” trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp.

Khi nhân viên có ý thức giải quyết vấn đề thì toàn bộ công ty sẽ phát triển theo hướng hiệu quả và đoàn kết hơn.

Công ty có thể thiết lập cơ chế khen thưởng để khuyến khích nhân viên chủ động phát hiện và giải quyết vấn đề, để ý thức hoàn thành công việc của nhân viên có thể kết hợp với lợi ích của công ty, từ đó thiết lập văn hóa doanh nghiệp lành mạnh hơn.

Chúng ta cần suy nghĩ sâu sắc về từng câu hỏi:

Làm thế nào để ngăn chặn vấn đề này xảy ra lần nữa?

Nếu bạn có thể ngăn chặn mọi vấn đề xảy ra lần nữa thì công ty của bạn sẽ phải giải quyết ít vấn đề hơn.

Tại sao một số ông chủ khó có thể đến công ty?

Vì mình có cách làm việc như vậy nên mỗi khi có vấn đề gì mình đều phải nhờ người thao tác đưa ra:

"Làm thế nào để ngăn chặn loại vấn đề này xảy ra lần nữa trong tương lai."

• Gặp phải vấn đề không đáng sợ. Điều đáng sợ là vấn đề lại tái diễn.
• Hãy nhớ những vấn đề bạn gặp phải, 100% đồng nghiệp của bạn cũng sẽ gặp phải vấn đề tương tự.

Kết luận: Chỉ bằng cách “xử lý tận gốc” vấn đề của công ty mới có thể giảm bớt.

Trong quản lý kinh doanh, việc nảy sinh vấn đề là điều không thể tránh khỏi nhưng việc tái diễn vấn đề có thể kiểm soát được.

Chỉ bằng cách xác định và giải quyết vấn đề một cách cơ bản thông qua việc “xử lý nguyên nhân gốc rễ”, chúng ta mới có thể đảm bảo rằng hoạt động của công ty trở nên hiệu quả hơn và ít vấn đề hơn.

Một công ty xuất sắc không phải là không có vấn đề mà còn có khả năng học hỏi từ các vấn đề và không ngừng cải tiến bản thân.

Vì vậy, đừng sợ vấn đề, hãy dũng cảm đối mặt với nó, suy ngẫm về nó và tìm cơ hội phát triển!