فرآیند SOP به چه معناست؟ قالب های کاربردی + موارد به شما یاد می دهد که چگونه این کار را در یک مرحله انجام دهید✅

فرآیند SOP دقیقاً به چه معناست؟

این مقاله نه تنها به شما امکان می دهد مفاهیم اصلی رویه های عملیاتی استاندارد را کاملاً درک کنید، بلکه موارد واقعی را نیز ارائه می دهد تا گام به گام به شما آموزش دهد که چگونه یک سیستم SOP کارآمد برای شرکت خود بسازید، به سرعت اجرای تیم را بهبود ببخشید، مدیریت را برای رؤسا آسان تر کنید، و کارمندان را خودگردان و استانداردها را تنظیم کنید!

کارکنان خود را به خاطر غیرقابل اعتماد بودن سرزنش نکنید، به این دلیل است که شما معنی فرآیند SOP را نمی‌دانید! 🔥

آیا میدانستید؟ کارمندان هر روز در تله می افتند، نه به این دلیل که احمق هستند، بلکه به این دلیل که شما به آنها یاد نداده اید که چگونه از آنها دوری کنند.

فرآیند SOP دقیقا چیست؟

برای بیان آن در یک جمله:SOP (رویه عملیات استاندارد)، هر موقعیت، هر کار و هر مرحله را واضح بنویسید، تا هرکس آن را انجام می دهد بتواند آن را مانند کپی و پیست اجرا کند!

ساده به نظر می رسد، اما افراد بسیار کمی هستند که واقعا SOP را درک می کنند.

وقتی بسیاری از رؤسا از مدیریت نام می برند، فقط می گویند: "مراقب او باش"، "چرا همیشه اشتباه می کند"، "چند بار به او گفته ام؟"

اما مشکل این نیست که مردم به اندازه کافی خوب نیستند.روند نامشخص!

ماهیت SOP: نه استانداردسازی، بلکه تکرار موفقیت!

همه همیشه فکر می کنند که SOP برای تنظیم کارمندان استفاده می شود، اما این در واقع اشتباه است!

یک SOP واقعا عالی است که تجربه را به استانداردهایی تبدیل می کند تا دیگران بتوانند به سرعت یاد بگیرند، سریع شروع کنند و به سرعت نتیجه بگیرند!

به عنوان مثال، اگر یک نماینده خدمات مشتری جدید استخدام کنید و SOP به خوبی نوشته شده باشد، او می تواند 80٪ از مسائل را در روز اول مدیریت کند.

SOP ضعیف نوشته شده است و او پس از سه ماه کار در آنجا همچنان مانند یک کارمند جدید به نظر می رسد.

اگر فرآیند فروش که پس از ده سال کار سخت خلاصه کردید، به یک SOP تبدیل شود که همه بتوانند آن را تکرار کنند، این یک "دارایی شرکت" واقعی خواهد بود!

راز عملکرد آسان یک شرکت این است که همه کارمندان SOP را دنبال کنند!

اغراق نمی‌کنم، اما در برخی شرکت‌ها تقریباً هیچ‌کس اضافه کار نمی‌کند و هیچ‌کس هر روز جلساتی برای بحث و جدل برگزار نمی‌کند.

چرا؟

فقط یک کلمه:بنویس!

برای هر موقعیت باید یک SOP نوشته شود و پس از نوشتن باید مرتباً بررسی و به روز شود.

برخی از SOP ها حتی از یک کاغذ A4 در ده ها صفحه PDF نوشته می شوند و سپس در فرآیند عملیات بصری آنلاین بهینه سازی می شوند تا هرکسی که می آید آن را درک کند و هرکسی که آن را می بیند می تواند از آن استفاده کند.

هر روز مشکلات کمتر و کمتر می شود، خطاها کمتر و کمتر می شود و مدیریت آسان تر می شود.

رئیس آنقدر تنبل است که مردم را به کار تشویق کند. رویه ها فقط آنجا هستند و بیشتر از من صحبت می کنند.

حالا بیایید تمرین را شروع کنیم!

SOP دامنه خصوصی: اجازه دهید عملیات دیگر به "متافیزیک" متکی نباشد!

وقتی صحبت از دامنه خصوصی شد، نمی‌دانم که آیا تاکنون توسط "مسترهای دامنه خصوصی" مختلف گیج شده‌اید.

برچسب ها، شکافت، عملیات تصفیه شده، تراکنش های شبکه های اجتماعی چیست؟

اما آیا توجه کرده اید:دلیل مشکل بودن دامنه خصوصی این است که همه افراد به طور متفاوتی عمل می کنند!

خدمات هر مشترینوشتن متنمتفاوت است. هر جامعه قوانین متفاوتی دارد و روند هر فعالیت متفاوت است، بنابراین نتیجه قطعاً به هم ریخته است!

بنابراین، بسیاری از تیم های پیشرو دامنه خصوصی در حال حاضر تمام فرآیندهای عملیاتی خود را به SOP تبدیل کرده اند!

مانند:

• پس از جذب مشتریان جدید، چه کلماتی باید در عرض 3 ساعت ارسال شود
• کدام موج از مزایا در روز هفتم راه اندازی می شود؟
• چه مدت طول می کشد تا کاربر قبل از فعال سازی سکوت کند؟ چگونه فعال کنیم؟
• نحوه پیروی از ریتم عملکرد جامعه و نحوه طراحی فیلمنامه

متوجه خواهید شد که: اگر دامنه خصوصی دارای SOP نباشد، مانند یک ماشین مسابقه ای بدون فرمان است. هر چه سریعتر بدود، واژگونی آن آسانتر است!

مدیریت SOP یو Donglai زندگی را تغییر می دهد

در سال 2014، یکی از دوستانم به طور اتفاقی با یو دونگلای، کارآفرین اهل شوچانگ آشنا شد.

در آن زمان، Pang Donglai به اندازه اکنون محبوب نبود.

اما وقتی دوستم برای اولین بار از فروشگاه آنها بازدید کرد، شوکه شد.

برای رفتار هر کارمند استانداردهایی وجود دارد.

هر فرآیند دارای یک رکورد مکتوب است.

پشت هر رویداد، مجموعه کاملی از SOPها برای پشتیبانی از آن وجود دارد!

فقط در آن زمان متوجه شدم که یک تجارت به افراد با استعداد متکی نیست، بلکه بر سیستم های با استعداد متکی است!

بعد از اینکه دوستم به خانه برگشت، دیوانه وار شروع به نوشتن SOP کرد.

بعداً، هر اقدام خدمات مشتری، هر عملیات در انبار، هر فرآیند بازپرداخت در امور مالی... همه در یک کتابچه راهنمای عملیات نوشته شدند.

دلیل اینکه شرکت دوست من امروز تا این حد پایدار است این است که بذرهای کاشته شده در آن زمان جوانه زده اند.

بدون SOP، باید منتظر "مدیریت آتش نشانی" باشید!

صادقانه بگویم، بسیاری از شرکت ها به دلیل نداشتن SOP با مشکل مواجه هستند.

ما هر روز در یک چرخه معیوب گیر کرده ایم: "چیزی اتفاق می افتد → کسی را پیدا کنید → با او صحبت کنید → اصلاح کنید → چیزی دوباره اتفاق می افتد".

شما فکر می کنید این یک مشکل کارمند است، اما در واقع این رئیس است که روند را به خوبی برقرار نکرده است.

شما فکر می کنید که می توانید با استخدام افراد مشکل را حل کنید، اما در واقع حتی استانداردهایی را برای انجام این کار به آنها نمی دهید.

یک SOP وجود دارد،اولین قدم برای تبدیل یک شرکت از "حکومت توسط انسان" به "مدیریت سیستماتیک"!

یک SOP واقعا عالی باید بتواند به طور مداوم تکامل یابد!

بسیاری از افراد SOP می نویسند و سپس آنها را کنار می اندازند. چندین سال است که به آنها دست نمی زند و کارمندان هنوز باید با ذره بین به آنها نگاه کنند.

این SOP نامیده نمی شود، به آن "آثار فرهنگی" می گویند!

یک SOP مفید باید به طور منظم تکرار شود!

به عنوان مثال، ما هر ماه یک "جلسه بهینه سازی فرآیند" برگزار می کنیم و هر بخش باید در مورد محل گیرکردن، کندی یا پیچیدگی کارها پیشنهاداتی بدهد و آنها را بهینه کند!

اگر SOP یک موقعیت هر سه ماه یکبار بهینه شود، شکاف پس از یک سال قابل توجه خواهد بود.

بنابراین چگونه شروع به ساخت SOP می کنید؟ من به شما چهار مرحله را یاد می دهم!

1. وظیفه جداسازی قطعات

فهرستی از تمام محتوای کاری یک موقعیت تهیه کنید.

به عنوان مثال، خدمات مشتری: دریافت کاربران جدید، پاسخگویی به سوالات، رسیدگی به شکایات، خدمات پس از فروش...

2. مراحل را اصلاح کنید

هر کار به مراحل اجرای دقیق تقسیم می شود و استانداردها و اقدامات احتیاطی مشخص می شوند.

به عنوان مثال، "به کاربران جدید خوش آمدید":

• مرحله 1: خوش آمدید
• مرحله 2: نیازها را درک کنید
• مرحله 3: نسخه معرفی محصول را ارسال کنید
• مرحله 4: جمع آوری اطلاعات مشتری

3. قالب ها و فرم ها را ایجاد کنید

SOP را بصری کنید. فقط متن ننویسید تصاویر، ویدئوها و الگوها را اضافه کنید تا مردم بتوانند آن را در یک نگاه درک کنند!

4. ریتم بررسی ثابت

یک بار در ماه مرور کنید، بازخورد کارمندان را جمع آوری کنید، و به موقع تجدید نظر و تکرار کنید تا SOP را بیشتر و قوی تر کنید!

فرم قالب SOP + مورد عملی

در زیر یک الگوی SOP مختصر، واضح و قابل درک + نمایش مورد است که می‌تواند مستقیماً برای عملیات واقعی استفاده شود.

✅ الگوی عملی SOP (قابل استفاده برای هر موقعیتی)

شماره مرحله	عنوان شغلی	مراحل عملیات (دستورالعمل های دقیق)	استانداردها / الزامات	注意 事项	فرد مسئول
1	پذیرش مشتریان جدید	برای مشتریان پیام خوشامدگویی ارسال کنید و برای معرفی خود پیشقدم شوید	در 1 دقیقه کامل شود	لحن دوستانه، بدون لینک تبلیغاتی	خدمات مشتری A
2	نیازهای مشتری را بدست آورید	از سوالات از پیش تعیین شده برای درک نیازهای فعلی مشتری استفاده کنید	کمتر از 3 سوال کلیدی	از پرسیدن سوالات زیاد و ایجاد انزجار مشتریان خودداری کنید	خدمات مشتری A
3	محصولات مناسب را توصیه کنید	کپی یا لینک ویدیویی معرفی محصول مربوطه را با توجه به نیاز مشتری ارسال کنید	بیش از 3 محصول را نمی توان هل داد	از ارجاع بیش از حد که منجر به ریزش مشتری می شود خودداری کنید	خدمات مشتری A
4	جمع آوری اطلاعات مشتری	شناسه WeChat/شماره تلفن همراه مشتری را دریافت کنید و اطلاعات را در سیستم CRM علامت گذاری کنید	اطلاعات باید کامل و دقیق باشد	وقتی مشتری امتناع می کند آن را مجبور نکنید	خدمات مشتری A
5	تنظیمات یادآوری پیگیری	یک یادآوری خودکار برای پیگیری دوم پس از 3 روز تنظیم کنید	در سیستم CRM راه اندازی کنید	دفعات پیگیری نباید خیلی مکرر باشد	خدمات مشتری A

[/su_table]

🎯 مورد: نمودار جریان SOP عملیات جامعه (به عنوان مثال از فعالیت شکافت 7 روزه استفاده کنید)

اگر شرکت شما چنین فرمی ندارد، به این معنا نیست که کارمندان شما سخت کار نمی‌کنند، بلکه نمی‌دانند چه کنند! 😅
این الگو را کپی کنید و می توانید بلافاصله مدیریت فرآیند را شروع کنید تا کارایی خود را افزایش دهید! 🚀

SOP فقط یک فرآیند نیست، بلکه مدیریت رئیس نیز می باشدفلسفه!

ماهیت SOP در واقع استمکانیسم عملیات سازمانی را "رویه ای" کنید، درست مانند برنامه نویسی که کد می نویسد، منطق سیستم سخت کد شده، ماشین می تواند به طور عادی کار کند.

مدیریت عبارت است از نوشتن رفتار «افراد» در مجموعه ای از «سیستم های عامل».

اینکه آیا یک شرکت می تواند برای مدت طولانی دوام بیاورد و به طور پیوسته کار کند به میزان توانایی رئیس بستگی ندارد، بلکه به این بستگی دارد که آیا سیستمی را ایجاد کرده است که به "افراد عادی اجازه می دهد تا نتایج خارق العاده ای تولید کنند."

این سیستم SOP است.

شکل نهایی مدیریت این نیست که خودتان این کار را انجام دهید، بلکه اجازه دهید سیستم برای شما کار کند.

به طور خلاصه، در مورد چه موارد مهمی صحبت کردیم؟

• فرآیند SOP یک روش عملیاتی استاندارد است، نه رسمی، و راه نجات شرکت است.
• یک SOP خوب تکرار کننده تجربه است که به همه اجازه می دهد از انحرافات اجتناب کنند.
• بدون SOP، مدیریت شرکت فقط می تواند به فریاد و اصرار تکیه کند و همیشه آتش را خاموش کند
• SOP دامنه خصوصی پایه و اساس عملیات دامنه خصوصی است. تنها با فرآیندهای روشن می توان رشد را تضمین کرد.
• SOP پس از نوشتن تمام نمی شود. برای بهتر و بهتر شدن نیاز به بازبینی و تکرار مداوم دارد.
• مهمتر از همه، روسا باید SOP را به عنوان یک استراتژی به جای یک کاغذبازی پیش پا افتاده در نظر بگیرند.

اگر شما همچنین می خواهید شرکت شما با خلبان خودکار کار کند و دیگر در حالت وحشت نباشید.

اگر می خواهید کارمندان شما مانند یک واحد نظامی عمل کنند.

اگر می خواهید از یک "انجام دهنده" به "سازنده سیستم" تبدیل شوید.

اولین کاری که اکنون باید انجام دهید این است که عنوان اولین SOP خود را بنویسید!

(البته می توانید استفاده کنیدAIابزارهای آنلاینبرای بهبود فرآیند SOP خود)

چرا اکسل را باز نمی کنید و شروع به نوشتن اولین فرآیند خود نمی کنید؟ "آزادی سستی" آینده شما به این موضوع بستگی دارد! 💻💼🔥

اکنون شروع کنید، شرکت شما از شما تشکر خواهد کرد.