SOP процесі нені білдіреді? Практикалық шаблондар + кейстер мұны бір қадамда жасауды үйретеді✅

SOP процесі нақты нені білдіреді?

Бұл мақала стандартты операциялық процедуралардың негізгі тұжырымдамаларын мұқият түсінуге мүмкіндік беріп қана қоймайды, сонымен қатар сіздің компанияңыз үшін тиімді SOP жүйесін құруды, команданың орындалуын жылдам жақсартуды, бастықтар үшін басқаруды жеңілдетуді және қызметкерлердің өзін-өзі басқаруына және стандарттарды орнатуына үйрететін нақты жағдайларды ұсынады!

Қызметкерлеріңізді сенімсіз деп айыптамаңыз, себебі сіз SOP процесінің нені білдіретінін түсінбейсіз! 🔥

Сіз білдіңіз бе? Қызметкерлер күн сайын тұзаққа түседі, олар ақымақ болғандықтан емес, сіз оларға олардан қалай аулақ болу керектігін үйретпегеніңіз үшін.

SOP процесі нақты қандай?

Оны бір сөйлеммен айтсақ:SOP (стандартты жұмыс процедурасы), әрбір позицияны, әрбір тапсырманы және әр қадамды анық жазыңыз, сондықтан оны кім орындаса, оны көшіру және қою сияқты орындай алады!

Бұл қарапайым болып көрінеді, бірақ SOP-ті шынымен түсінетін адамдар өте аз.

Көптеген бастықтар менеджмент туралы айтқанда: «Оны мұқият қадағалаңыз», «Ол неге үнемі қателеседі», «Мен оған қанша рет айттым?»

Бірақ мәселе адамдардың жақсы еместігінде емес;Түсініксіз процесс!

SOP мәні: стандарттау емес, табыстың қайталануы!

Барлығы әрқашан SOP қызметкерлерді реттеу үшін қолданылады деп ойлайды, бірақ бұл дұрыс емес!

Нағыз тамаша SOP - бұл басқалар тез үйреніп, тез іске кірісіп, нәтижелерді тез шығаруы үшін тәжірибені стандарттарға айналдыратын әдіс!

Мысалы, егер сіз жаңа тұтынушыларға қызмет көрсету өкілін жалдасаңыз және SOP жақсы жазылған болса, ол бірінші күні 80% мәселелерді шеше алады;

SOP нашар жазылған және ол үш ай жұмыс істегеннен кейін әлі де жаңа қызметкер сияқты.

Егер сіз он жылдық қажырлы еңбектен кейін қорытындылаған сату процесі әркім қайталай алатын SOP-ға айналса, бұл нағыз «корпоративтік актив» болады!

Компанияның оңай жұмыс істеуінің құпиясы барлық қызметкерлердің SOP ережелерін сақтауында!

Асыра айтқаным жоқ, бірақ кейбір компанияларда артық жұмыс істейтін адам жоқтың қасы, ешкім күнде жиналыс өткізіп, дауласпайды.

Неліктен?

Бір ғана сөз:Жазыңыз!

Әр позиция үшін SOP жазылуы керек, ал жазғаннан кейін ол үнемі қаралып, жаңартылып отыруы керек.

Кейбір SOP тіпті бір А4 қағазынан PDF файлының ондаған беттеріне жазылады, содан кейін оны кез келген келген адам түсінетін және оны көрген кез келген адам пайдалана алатындай онлайн визуалды операция процесіне оңтайландырылған.

Күн сайын проблемалар азайып барады, қателер аз және азаяды және басқару оңайырақ.

Бастық адамдарды жұмысқа шақыруға тым жалқау. Процедуралар сол жерде жатыр және маған қарағанда көбірек сөйлейді.

Енді жаттығуды бастайық!

Жеке домен SOP: Операциялар бұдан былай «метафизикаға» тәуелді болмасын!

Жеке домен туралы айтатын болсақ, сізді әртүрлі «жеке домен шеберлері» шатастырды ма деп ойлаймын.

Белгілер, бөлу, нақтыланған операциялар, әлеуметтік желі транзакциялары дегеніміз не...

Бірақ сіз байқадыңыз ба:Жеке доменнің қиын болуының себебі - әркім әртүрлі әрекет етеді!

Әрбір тұтынушыға қызмет көрсетуКопирайтингОл басқаша. Әрбір қауымдастықтың әртүрлі ережелері бар және әр әрекеттің процесі әртүрлі, сондықтан нәтиже, әрине, тәртіпсіздік!

Сондықтан, көптеген жетекші жеке домен командалары қазірдің өзінде барлық операциялық процестерін SOP-ға айналдырды!

сияқты:

• Жаңа тұтынушыларды алғаннан кейін 3 сағат ішінде қандай сөздерді жіберу керек
• Жеңілдіктердің қандай толқыны 7-ші күні іске қосылады?
• Пайдаланушы белсендіруден бұрын қанша уақыт үнсіз қалады? Қалай белсендіру керек?
• Қауымдастық жұмысының ырғағын қалай сақтау керек және сценарийлерді қалай құрастыру керек

Сіз мынаны табасыз: егер жеке доменде SOP болмаса, ол рульі жоқ жарыс көлігі сияқты. Ол неғұрлым жылдам жүрсе, соғұрлым аударылуы оңай болады!

Ю Дунлайдың SOP басқаруы өмірді өзгертеді

2014 жылы менің бір досым Сючан қаласынан келген кәсіпкер Ю Дунлаймен кездейсоқ танысып қалды.

Ол кезде Пан Дунлай қазіргідей танымал емес еді.

Бірақ досым олардың дүкеніне бірінші рет келгенде, ол шошып кетті.

Әрбір қызметкердің мінез-құлқының стандарттары бар;

Әрбір процесте жазбаша жазба болады;

Әрбір оқиғаның артында оны қолдауға арналған SOP-тың толық жиынтығы бар!

Сонда ғана мен бизнес талантты адамдарға емес, талантты жүйелерге сүйенетінін түсіндім!

Менің досым үйге оралғаннан кейін, ол SOP жаза бастады.

Кейінірек тұтынушыларға қызмет көрсетудің әрбір әрекеті, қоймадағы әрбір операция, қаржыдағы әрбір өтеу процесі... барлығы пайдалану нұсқаулығына жазылды.

Менің досымның серіктестігінің бүгінгідей тұрақты болуының себебі, сол кезде егілген тұқымдар көктеп шықты.

SOP болмаса, сіз «өрт сөндіруді басқаруды» күтуіңіз керек!

Шынымды айтсам, көптеген компаниялар SOP жоқ болғандықтан күресуде.

Күн сайын біз «бірдеңе болып жатыр → біреуді табыңыз → онымен сөйлесіңіз → оны түзетіңіз → бірдеңе қайталанады» деген тұйық циклде тұрып қаламыз.

Сіз бұл қызметкердің мәселесі деп ойлайсыз, бірақ іс жүзінде бұл процесті дұрыс орнатпаған бастық.

Сіз адамдарды жалдау арқылы мәселені шеше аламын деп ойлайсыз, бірақ іс жүзінде сіз оларға мұны қалай жасау керектігі туралы стандарттарды бермейсіз.

SOP бар,Компанияны «адамның басқаруынан» «жүйелі басқаруға» түрлендірудің алғашқы қадамы!

Нағыз керемет SOP үздіксіз дами алуы керек!

Көптеген адамдар SOP жазады, содан кейін оларды бір жаққа тастайды. Олар бірнеше жыл бойына қол тигізбейді және қызметкерлер әлі де үлкейткіш әйнекпен қарауы керек.

Бұл SOP деп аталмайды, бұл «мәдени жәдігерлер» деп аталады!

Пайдалы SOP жүйелі түрде қайталануы керек!

Мысалы, біз ай сайын «үдерістерді оңтайландыру жиналысын» ұйымдастырамыз және әр бөлім қай жерде тұрып қалған, баяу немесе күрделі істер туралы ұсыныстар жасап, оларды оңтайландыруы керек!

Егер позицияның SOP әр үш ай сайын оңтайландырылса, алшақтық бір жылдан кейін айтарлықтай болады.

Сонымен, сіз SOP жасауды қалай бастайсыз? Мен саған төрт қадамды үйретемін!

1. Бөлшектеу тапсырмасы

Лауазымның барлық жұмыс мазмұнының тізімін жасаңыз.

Мысалы, тұтынушыларға қызмет көрсету жұмысы: жаңа пайдаланушыларды қабылдау, сұрақтарға жауап беру, шағымдарды өңдеу, сатудан кейінгі қызмет көрсету...

2. Қадамдарды нақтылаңыз

Әрбір тапсырма егжей-тегжейлі орындау қадамдарына бөлінеді және стандарттар мен сақтық шаралары белгіленеді.

Мысалы, «Жаңа пайдаланушыларға қош келдіңіздер»:

• 1-қадам: Қош келдіңіз
• 2-қадам: қажеттіліктерді түсіну
• 3-қадам: Өнімнің кіріспе көшірмесін жіберіңіз
• 4-қадам: Тұтынушы туралы ақпаратты жинаңыз

3. Үлгілер мен пішіндерді жасаңыз

SOP көрнекі етіп жасаңыз. Тек мәтінді жазбаңыз. Адамдар бір қарағанда түсінуі үшін суреттерді, бейнелерді және үлгілерді қосыңыз!

4. Бекітілген шолу ырғағы

Айына бір рет қарап шығыңыз, қызметкерлердің пікірлерін жинаңыз және SOP барған сайын күштірек ету үшін уақытында қайта қарап, қайталаңыз!

SOP шаблонының нысаны + практикалық жағдай

Төменде нақты операциялар үшін тікелей пайдалануға болатын қысқаша, түсінікті және түсінуге оңай SOP үлгісі + жағдай демонстрациясы берілген👇

✅ SOP практикалық үлгісі (кез келген лауазымға жарамды)

Қадам нөмірі	Қызмет атауы	Жұмыс қадамдары (толық нұсқаулар)	Стандарттар/Талаптар	Сақтық шаралары	Жауапты тұлға
1	Жаңа тұтынушыларды қабылдау	Тұтынушыларға сәлемдесу хабарламасын жіберіп, өзіңізді таныстыру үшін бастама көтеріңіз	1 минутта аяқтаңыз	Достық үні, жарнамалық сілтемелер жоқ	Тұтынушыларға қызмет көрсету А
2	Тұтынушының қажеттіліктерін алыңыз	Тұтынушының ағымдағы қажеттіліктерін түсіну үшін алдын ала қойылған сұрақтарды пайдаланыңыз	3 негізгі сұрақтан кем емес	Тым көп сұрақ қоюдан және тұтынушылардың жиіркенуіне жол бермеңіз	Тұтынушыларға қызмет көрсету А
3	Сәйкес өнімдерді ұсыныңыз	Тұтынушының қажеттіліктеріне сәйкес өнімнің кіріспе көшірмесін немесе бейне сілтемесін жіберіңіз	3 өнімнен артық итеруге болмайды	Клиенттердің бас тартуына әкелетін шамадан тыс сілтемелерден аулақ болыңыз	Тұтынушыларға қызмет көрсету А
4	Тұтынушы туралы ақпаратты жинау	Тұтынушының WeChat ID/ұялы телефон нөмірін алыңыз және ақпаратты CRM жүйесіне белгілеңіз	Ақпарат толық және нақты болуы керек	Тұтынушы бас тартқан кезде оны мәжбүрлемеңіз	Тұтынушыларға қызмет көрсету А
5	Кейінгі еске салғыш параметрлері	3 күннен кейін екінші бақылау үшін автоматты еске салғышты орнатыңыз	CRM жүйесінде орнату	Бақылау жиілігі тым жиі болмауы керек	Тұтынушыларға қызмет көрсету А

[/su_table]

🎯 Жағдай: Қоғамдық жұмыстың SOP ағынының диаграммасы (мысал ретінде 7 күндік бөліну белсенділігін алу)

Егер сіздің компанияңызда мұндай форма болмаса, бұл сіздің қызметкерлеріңіз көп жұмыс істемейтіні емес, олар не істеу керектігін білмейді! 😅
Осы үлгіні көшіріп алыңыз және тиімділікті арттыру үшін процесті басқаруды бірден бастауға болады! 🚀

SOP - бұл жай ғана процесс емес, ол басшының басқаруыФилософия!

SOP мәні шын мәніндеКәсіпорынның жұмыс істеу механизмін «процедуралау»., бағдарламашы кодты, қатты кодталған жүйелік логиканы жазатын сияқты, машина қалыпты жұмыс істей алады.

Менеджмент «адамдардың» мінез-құлқын «операциялық жүйелер» жиынтығына жазу болып табылады.

Компания ұзақ өмір сүре алады және тұрақты жұмыс істей алады ма, ол бастықтың қаншалықты қабілетті екеніне емес, «қарапайым адамдарға ерекше нәтижелерге қол жеткізуге» мүмкіндік беретін жүйені орнатқанына байланысты.

Бұл жүйе SOP.

Басқарудың түпкілікті түрі - мұны өзіңіз жасау емес, жүйенің сіз үшін жұмыс істеуіне мүмкіндік беру.

Қорытындылай келе, біз қандай маңызды нәрселер туралы сөйлестік?

• SOP процесі формальдылық емес, стандартты операциялық процедура болып табылады және кәсіпорынның өмірлік желісі болып табылады.
• Жақсы SOP - бұл әркімге айналма жолдардан аулақ болуға мүмкіндік беретін тәжірибенің репликаторы.
• SOP болмаса, компания басшылығы айқай мен шақыруға ғана сене алады және әрқашан өртті өшіре алады
• Жеке домен SOP жеке домен операцияларының негізі болып табылады. Тек нақты процестермен өсуге кепілдік беруге болады.
• SOP жазылғаннан кейін аяқталмайды. Жақсырақ және жақсырақ болу үшін оны үнемі қарап шығу және қайталау қажет.
• Ең бастысы, бастықтар SOP-ті ұсақ-түйек қағазбастылықтан гөрі стратегия ретінде қарастыруы керек.

Сіз сондай-ақ сіздің компанияңыздың автопилотта жұмыс істеуін қаласаңыз және бұдан былай дүрбелең күйінде болмаңыз;

Қызметкерлеріңіздің әскери бөлімше сияқты өнер көрсеткенін қаласаңыз;

«Орындаушыдан» «жүйе құрастырушыға» ауысқыңыз келсе;

Енді сіз істеу керек бірінші нәрсе - бірінші SOP тақырыбын жазу!

(Әрине, сіз де пайдалана аласызAIонлайн құралдарSOP процесін жақсарту үшін)

Неліктен Excel бағдарламасын ашып, бірінші процесті жазуды бастамасқа? Сіздің болашақ «босаңсу еркіндігіңіз» осы нәрсеге байланысты! 💻💼🔥

Қазір бастаңыз, сіздің компанияңыз сізге алғысын білдіреді.